一份详细的铁路项目部物资采购管理制度

第一章   总则

第一条  为加强项目部的物资管理，规范采购行为，有效降低采购成本特制定本制度。本制度依据国家发改委、铁道部等七部委颁发的《工程建设项目货物招标投标办法》（第27号令），铁道部《铁路建设项目物资设备管理办法》（铁建设〔2006〕83号）、《铁路建设工程招标投标实施办法》（第8号令）、《铁路建设项目甲供物资设备采购供应暂行办法》（铁建[2006]217号）、《关于铁路建设项目甲供甲控物资设备招标有关工作的指导意见》（铁建设函[2007]495号）、《铁路建设项目铁道部管理的物资采购供应实施细则》（铁建设[2007]219号）、《铁路建设项目甲供物资设备目录》（铁建设[2008]179号）并结合本项目建设特点制定。

• 项目工程指挥部成立物资管理工作领导小组。

组  长：项目经理。

副组长：分管安全生产的副经理。

组  员：工程管理部、安全质量部、计划合同部、物资设备部负责人。

第二章  物资计划管理

第三条  物资计划的编制、审批和提报

1．项目部工程技术部门依据设计文件编制工程项目各核算单元及工程总的主要物资需用量计划（见附表1），应考虑合理消耗，经项目部总工审核签字后，报与物资设备部，作为物资部门对各核算单元物资总量控制的依据。

2．物资计划必须及时准确，明确材质要求、相应的技术标准和环境、安全健康等要求。有的物资计划要考虑产品生产加工的周期及运距等因素，以免影响施工生产。

3．物资部门编制物资采购计划表（见附表2），须经项目经理签字有效。

4．若遇施工任务调整或变更设计时，物资部门须及时调整物资计划，避免造成损失。

第四条  编报各种计划要采用规定的统一格式，使用标准的品名、型号（材质）、规格、法定计量单位、印鉴齐全有效，填写要规范，并需注明供货期、到站、卸车地点等事项，必要时应附相关技术图纸资料。各类计划要分类编号存放归档，妥善保管，以便查询。

第三章  物资采购管理

第五条  采购的组织机构及审批权限

1项目部成立物资采购小组，由项目经理、书记任组长，项目总工、物资设备部负责人任副组长，材料、工程技术、预算、财务人员任组员。

2 物资采购合同必须经项目部经理签字审批。

第六条  物资采购以“招（邀）标、议标采购为主，以询质比价为辅”的形式进行。

招（邀）标采购是指公开发布采购招（邀）标信息，吸引各潜在的供货单位竞争，通过开标、评标选定中标单位。

议标采购是指所采购物资生产厂家少于3家或特定的环境下没有竞价可比性，在综合考虑质量、供应、信誉、售后服务等因素后，进行的物资采购谈判，并确定供货单位。适用于时间、任务紧迫，潜在供应商少于3家，竞价无可比性，采购有一定批量的物资。

凡能集中批量进行招（邀）标、议标采购的物资，必须实行大宗材料集中招（邀）标、议标采购。凡具备下列条件之一的物资，必须进行招（邀）标、议标采购：

1．单一品种物资采购金额50万元以上的。

2．同类多品种物资采购金额100万元以上的。

第七条  物资部门对不具备招标采购条件的物资，应以询质比价的方式进行阳光采购，应按照划分的采购权限，并依据批准的物资采购计划，由物资计划采购人员在合格供方名册中进行询质比价（至少比价三个单位并留存书面报价单），确定采购方案，填写物资采购租赁评审会签单（见附表3），经物资采购小组成员会签，由组长审批后采购人员负责具体实施。

第四章   供方管理

第八条  对于供方的管理由物资部进行评价（评价内容有厂家资质：营业执照、税务登记证、组织机构代码、纳税情况等，厂家信誉，生产能力，运输实力，售后服务等方面），填制供方评价表，并根据最终的评选结果建立合格供方名单。

第九条  禁止合格供方外采购。若合格供方名册不能满足需要时，应按要求对供方进行“应急评价”，评价合格后方可实施采购，同时列入临时供方名册。

第十条，物资部门负责对非集中采购物资的合格供方进行质量、服务跟踪考核，均填写 “合格供方动态考核表”（见附表5）。每年年初进行年度动态考核，形成物资合格供方名册和不合格供方名册，合格供方名册（见附表6）和不合格供方名册（见附表7）。

 第五章  物资合同管理

第十一条  采购（租赁）物资按集团公司《合同管理办法》（局企管【20XX】59号）的要求，签订合同并进行评审。签订的物资采购(租赁)合同按集团公司公布的规范文本或政府推荐的合同范本。采购(租赁)合同应包括下列主要内容：

1．物资的名称、规格、型号、质量要求、计量单位、数量、价格、有关费用的分担、结算方式、结算银行及账号。

2．合理的损耗及计算方法、包装物的供应、回收及费用分担。

3．供货时间、运输方式、交货地点、提货单位或提货人、验收的质量标准及验收方法。

4．双方责任、违约处置、出现分歧的解决方式等。

5．标的物若对职业安全健康或环境保护有影响，合同中必须注明相关条款。

6.生产厂或供应商应提供符合法律、行政法规、国务院税务主管部门有关规定的发票。

第十二条  对国家明令禁止生产使用或销售污染环境、危害人体安全健康的各种物资机具不得采购使用。

第十三条  物资采购(租赁)合同实行评审制。

第十四条  物资部门应与发生业务关系的供应商签订“物资采购(租赁)廉洁协议”（参考附件1）。

第十五条  项目部物资部门应将采购(租赁)合同的原件交财务部门1份，经办人自留1份，以便查询。同时将已生效的合同，按照工程项目分类编号存放，妥善保管，并建立“物资合同台帐”（见附表8），并及时对合同的履约情况进行登记，填写物资采购（租赁）合同履行登记表（见附表9）。

第六章 附则

第十六条 本制度自发布之日起实施。

附表1:                                      物资需用计划表
编制单位：							字第        号
物资编号	物资名称	规格材质型号	执行标准或图号			单位		数量	使用部位（工号）	需用时间	备注

 

附表2:　                                   物 资 采 购 计 划 表

编制单位：                                                                         字第        号

物资编号

物资名称

规格材 质型号

执行标 准或图号

单位

数量

单价

实购金额

差额

供货单位

备注

计划

实购

计划

实购

负责人：            物资主管：           计划员：          日期   年  月  日           采购员：            年  月  日

单位领导：          业务主管：             编报：               编报日期：

附表3:

物资采购(租赁)合同评审会签表

工程名称

评审时间

负责部门

主持人

评审内容及意见：

价格对比表

物资名称

规格型号及材质

单位

数量

供应商1

供应商2

供应商3

单价

金额

单价

金额

单价

金额

参加评审部门

参加人

部    门    意    见

领导批示： 签字：                         年   月   日

附表4:

供  方  评  价  表

供方名称

地址

联系人

电话

电传

法人代表

电话

电传

营业范围

营业证号

基本情况

企业成立时间

信誉度

通过质量认证

是/否

认证号

主要经营产品

主要客户

环境影响

职业健康安全危害

产品情况

产品名称

质量标准

规格型号

技术证件

产量（年/月）

报    价

生产周期

生产特点

产品合格率

产品优良率

其他情况

运输服务

交货及时

售后服务

调查人

调查结论

批准人

批准时间

附表5:               合格供方动态考核表

序号：

供方名称

物资名称

规格 型号

计量 单位

联系人

联系 电话

联系地址

考 核             情 况

考核内容

上半年

下半年

采购批次

采购数量

产品质量情况

及时交货情况

单据齐全情况

服务质量

子分 公司 评审

评审意见

□优 □良 □一般 □不合格□

□优 □良 □一般 □ 不合格□

参评人员

部门主管

评审日期

年度考核

□是□否列为下年度合格供方

附表6：

合格供方名册 

序号	物资名称	规格型号	供应商名称	厂商地址	联系人	联系电话	传真电话	经营地域	使用单位	备注
	评价部门：              制表：                 负责人：                      年   月   日

附表7:

不合格供方名册

序号	物资名称	规格型号	供应商名称	厂商地址	联系人	联系电话	原因	备注
评价部门：               制表：                 负责人：                         年   月   日

 

附表8: 物 资 合 同 台 帐
填报单位名称：
序号	日期	供货单位	合同内容			计划数量		单价		金额
	制表：					审核：

附表9:                               物资采购(租赁)合同履行登记表

单位(部门)名称：

合同编号		对方名称			合同类别
合同价款(元)		履行期限	自   年  月至    年  月		合同标的
合同履行情况记录
结   算				付   款
结算日期	结算数量	结算金额	累计结算金额	付款日期	付款金额	累计付款金额	财务人员签章

项目经理(部门负责人)：           合同管理负责人：                      记录人：