一份完整详细的中铁某局物资管理手册汇编（可下载word版本）

验 收 记 录

中铁X局X公司　　　　　　　　 年 月 日 字第 号

供应人 　 　　　　　　 　　 帐（运）单号 　　　　　　　　　

合同号 　　　　　　　 　 车 　　　号 　　　　　　　　

供应单位:　　　　　　使用单位（委托人）: 验收人员:

注：此表一式三份，物资室、供应人及使用单位各存一份。备注栏中应说明验收时质量、数量的状况及产生的原因。大堆料量方验收的长*宽*高及换算系数写入备注栏。

4.12验收记录是与供货单位进行差异交涉必不可少的证件，作为收料单的附件。

4.13验收差异的处理

4.13.1 供货单位提供的质量证明与规定的技术标准、订货合同不符或技术证件不全，应及时与供货单位联系，尽快答复处理。

4.13.2 对残次不合格物资，有关部门凭验收记录向供方交涉更换、降级减价、退货赔偿等。可修复使用的，经供方同意代为修理，修理费用由供方负担。

4.13.3 钢材及金属制品的数量短少在合理范围内的，按实收数列帐，短少部分本单位列磅亏。国家商检局规定：黑色金属为2‰，有色金属为1‰；生铁锭块包括途耗不超过5‰；稀有金属、贵重金属不应有差异。超出合理磅差应向供货单位交涉，或补足或退款。

4.13.4 供方错发或多发，业务人员在验收记录上签字同意购入的，对错发部分补开收料单附验收记录进帐；对多发部分，按实收数进帐，不必补开收料单。

4.13.5 验收有差异未进帐的物资，应单独存放在待处理区，妥善保管，标以"待处理"标志牌，原则上不能动用。及时与对方联系，妥善处理。如需动用，可点收进帐发出。

4.13.6 暂时存放有差异的物资和供方超合同发料，未做验收记录可直接拒付料款，以拒付理由书作为保管凭证。

四、物资入库

1、物资一经检验完毕，就要办理入库手续。入库手续包括填写收料单和标识，登记物资卡片。

2、收料单依据进场物资、《验收记录》与帐单填写，填写完收料单后要及时登帐。

收 料 单

中铁X局X公司
年 月 日 字第 号

供应人
帐（运）单号
验收记录号

主管: 验收人: 交料人:

注：此表一式三份。

3、每一种入库材料必须按材料目录编号顺序建立"物资卡片"。物资卡片是材料收、发、存动态的记录，是查找技术证件、进料渠道、发料去向的依据。

4、使用材料管理软件时，在填写《收料单》与《发料单》后点击登帐，数据自动录入《物资卡片》。

中 铁 X 局 X 公 司

物 资 卡 片

物资编号
物资名称
规格
单位
单价
单位重量
卡片号

5、物资卡片的记帐规则

物资卡片的记帐规则指仓库记帐时应遵守的规则。称登记物资卡片为登帐，登帐主要有进帐与出帐两大内容，收料称进帐，发料称出帐。记帐规则主要包括以下内容：

5.1 年初开帐时，帐页应做到整洁、齐全、帐名和类别标志明显。新帐必须由财务人员与旧帐核对签章后，才能使用。

5.2 年初开帐在新帐页第一页的摘要栏内注明"上年结转"字样；每一帐页登记完毕应在本页最后一行摘要栏内注明"过次页"，并将结转数量和金额进入下页的第一行，在第一行摘要栏内注明"承前页"的字样。在材料管理软件中自动生成这些字样。

5.3年末结帐后，将老帐装订成册，以空白帐页代替封面，并在上面注明帐名，类别、年份，并妥善保管备查。

5.4 登帐应使用蓝色、蓝黑或纯黑钢笔墨水书写，同一帐本不应用两种颜色的钢笔水书写。除冲消数用红色钢笔水外，红色钢笔水只限于划线改错时使用。填写摘要文字和阿拉伯数字，不宜高于帐格的三分之二。

5.5 书写汉字端正，摘要栏的文字组织力求精练但又不任意简化，通常收料单位和发料单位在栏目内各偏写一侧，以求区别分明。阿拉伯数字要一个一个写，不能联写。库存为零就填写零，不能以斜杠代替或不写。

5.6 逐页填写帐头内容，不得使用非法定计量单位。

5.7 登帐应逐页逐行登记，不能隔行、隔页。如有跳行、隔页，应将空行空面划红线注销。

5.8 登帐有错不能随意涂改，严禁刮擦挖补或用退色药水更改文字数字，应按规定的改错方法更改。

5.9 月末在最后一笔帐的行下划一条红线，以示结帐。下月登帐在红线下不空行继续登帐。

5.10登帐的总体要求就是正确、及时、完整、清晰。

6、物资卡片的改错

6.1 由于登帐笔误、填制收料单的错误以及收发差错等原因,需要纠正物资卡片进行改错，做到帐物相符。改错应根据错误的不同情况采取相应的改错方法。

6.2 划线更正法——先将错误的文字和数字划一条红线予以注销，在其右上方用帐面上相同颜色写上正确的文字和数字，管库员在更正处盖章以示负责。错误的数字应全部划销更正，不能只划销整个字中的个别错误数码，同时对划销的部分保持原有字迹。仍可辨认。财务人员收帐前发现帐错误用划线更正法。

6.3 红字更正法——财务人员收帐后并已结帐，发现登帐错误或所记数量大于应记数量，可填制一新内容与原错误相同的红字收料单，登记入帐，冲销错误的数量。这种改错方法常用于因收发凭证本身的错误和仓库收发料差错导致的登帐错误。

6.4 补充登帐法——财务收帐后，发现所记数量小于应记数量时，用蓝字填写一张内容与原料单相同的收发料单，以补充不足数量。

6.5使用材料管理软件时，收、发料单填写完毕必须即时登帐，如果收料单不及时登帐，所收数量不会录入系统，从而无法继续发料工作，如需改错必须通过冲补帐来改错。

7、标识

每一种物资必须设立标识。料签标识的作用就是说明该项物资的最基本的经济特征和质量状态，便于物资收发盘点作业和防止质量状况不明或质量不合格物资进入施工现场。标识要求悬挂在料位明显处，保持在一条线上。凡构成产品实体的物资，如钢筋、水泥、砂、碎石等均要挂标识，其内容有材料名称、规格型号、料源渠道、进货日期、检验或试验状态等。

物资标识牌

8、技术证件、质量记录的管理

技术证件（包括合格证）、质量记录的管理是指收发料单、自点清查作业必须的资料管理。大宗物资，如钢材和木材，入库验收时就要建立材料质量记录，做到一物一单，一批进料一单，发料后注销库存。供方来料一般一批只附一份技术证件。技术证件原件交给施工技术室保存，物资部门留存复印件并交用料单位一份。

9、物资部门应依据《验收记录》和已到达的帐单，及时填写《收料单》。

10、对已进入现场，帐单未到的物资，材料人员应根据实际到达物资的数量（《验收记录》）和近期物资单价填写预进《收料单》，待正式帐单到达后，用红单冲掉预进《收料单》，登记帐单到达后的《收料单》。材料管理软件中据收料单自动生成《物资进场记录》。

11、入库和进入施工现场的物资要做好相应标识，标识内容应包括：物资名称、规格、型号、质量等级、数量、生产厂家（供应单位）、批号（炉号）、检验和试验状态、生产日期、进场日期等内容。不合格品应单独存放并标识"不合格品",搬运中要检查和保护相关的产品标识。工地剩余材料转移时，标识同时转移。

12、对钢材、水泥等在使用前应进行复检的物资，应及时通知试验人员进行检验、试验，进行状态标识，对不合格的必须单独存放，设"不合格"标识，并做好记录，及时处理。物资部门要保留主要物资生产厂家随货同行的质量证明材料的复印件和主要物资自检试验报告的复印件。