第一章 合同管理的原则
第一条 为规范XXX公司（下称XX公司）合同管理，适应XX公司发展规模的要求，维护XX公司合法权益，防范合同风险，特制定本办法。
第二条 本办法适用于以XX公司资质中标项目在实施过程中各级参建单位签定的合同，以及以XX公司名义对内对外签定和履行的所有经济性合同。（以下为本合同管理办法的word版下载连接）
第三条 合同管理应当遵循以下原则：
1.依法签订，保证合同的合法性；
2.如约履行，提高合同的履约率；
3.妥善处理纠纷，维护企业权益；
4.搞好闭合管理，促进持续发展。
第四条 XX公司所属各子、分公司应当参照本办法制定适合本单位特点的合同管理实施细则进行合同管理。
第五条 XX公司银行业务类合同及劳动合同不适用于本办法之规定，其合同管理按相关管理规定执行，投资类合同按此办法第十二章办法管理。
第二章 管理机构及职责
第六条 XX公司成本部是合同的综合管理部门，其主要职责为：
1.对XX公司合同进行归档与保存并建立合同管理台帐；
2.牵头组织合同管理情况检查，每年不少于两次；
3.合同履行情况的总结分析，建立合同风险评估数据库；
4.成本部同时又是XX公司直接施工项目的劳务分包合同的业务主管部门，参与其重大劳务分包合同的招标、谈判及合同审核工作。
第七条 XX公司经营部、工程部、科技部、安质部、财务部、设物部、投资部、法规部等部门为各类专业合同的业务主管部门，按照部门分工做好与本部门相关的合同管理工作。具体为：
1.以XX公司名义签定的合同，根据合同分类由相关业务主管部门负责所承办合同的谈判、合同文本的起草、报批等工作；
2.负责对XX公司所属各单位业务对口合同的管理工作进行指导、监督；
3.由项目部签定的重大合同，各业务主管部门参与部门业务范围内合同的招标、谈判工作，负责其合同的会签审批；
4.对合同履行情况按部门业务范围进行监督检查；
5.合同的承办部门配合法规部进行合同纠纷的协商、调解、仲裁和诉讼活动；
6.法规部负责合同示范文本的制定和定期修正，同时按其职能对所属各单位合同示范文本使用、条款的合法合规性进行审查。
第八条 XX公司合同综合管理及业务主管部门、审计部门对合同签订、履行中发现的违法、违纪、违规问题应及时移交纪检监察部门处理。
第九条 各分公司、区域经营指挥部、项目部的合同管理归口部门根据情况自行设定，各分公司必须设置兼职分管领导和专职合同管理人员，其它单位归口部门必须配备兼职分管领导和合同管理人员，各级合同管理人员的主要职责为：
1.参与本级单位签定合同的谈判、文本起草工作，监督审核下级单位签定的重大合同的谈判、文本起草及签定工作；
2.建立合同档案台帐，负责保管本单位签订的合同文本及履行、变更、解除等资料；
3.在合同签订完十天内将合同文件及相关资料报送至上级单位合同综合管理部门；
4.每季度末将合同的履行情况报至上级单位合同综合管理部门；
5.对已履行完毕并完成结算的合同，必须对其进行综合评估分析，并在完成结算后十五天内将其资料报送至上级单位合同综合管理部门。
第三章 合同的分类与编码
1.施工承包合同：指与业主签定的施工承包合同，合同业务主管部门为经营部。
2.劳务分包合同：指对外签定的各类工程劳务分包合同。合同业务主管部门为成本部。
3.物资设备采购合同：物资和设备的采购合同。合同业务主管部门为物设部。
4.租赁合同：施工设备长期和短期租赁合同。合同业务主管部门为设物部。
5.技术咨询合同：施工技术出让或引进。合同业务主管部门为科技部。
6.借贷类合同：项目融资及借贷类合同。合同业务主管部门为财务部。
7.其它：包括内部协议、劳保及办公用品用具采购、项目房屋租赁等合同。内部协议主管部门为成本(成本、计划)部，其它合同业务主管部门为办公室。
第十一条 合同编码
1.施工承包合同 编码：CB
2.劳务分包合同 编码：LW
3.设备物资采购合同 编码：SW
4.租赁合同 编码：ZL
5.技术咨询合同 编码：ZX
6.借贷类合同 编码：JD
7.其它 编码：QT
第十二条 为便于实现合同信息化管理，XX公司实行统一合同编号，合同编号格式如下：
合同编号：××-××-××（×）-××-×××-（××）
第一级为合同单位编号（取其名称两个拼音字母）。
第二级为年度编码，取年度的后两位数字。
第三级为项目名称，取项目名称二至三个拼音字母。
第四级为合同类别，详见合同分类及其编码。
第五级为合同签定序号，同一个经办单位签订同一类型合同的顺序号，取三位数字。
第六级为同一主合同下的补充合同顺序号，取两位数字（非补充合同无此级编号）。
第十三条 为保证合同编号的唯一性，XX公司内部单位之间签定的内部合同，其合同编号按合同签定中甲方单位编码进行统一编号。
第四章 合同评审
第十四条 以XX公司名义签定的合同，在合同签定前主管部门必须对所承办的合同组织合同评审，评审程序为：承办部门→相关业务部门评审，签署评审意见→分管领导评审，签署评审意见→主管领导评审，签署评审意见。
第十五条 非XX公司名义签定的合同，一般合同的评审由合同签定单位组织评审，评审程序可参照XX公司或自行设定。重大合同的评审需要签定单位组织评审后，再报送至XX公司相应业务主管部门和分管领导审批。
第十六条 相关业务部门对相应业务的合同内容进行认真评审，严格把关。经过评审的合同，经办单位（部门）承担主要责任，评审单位承担相关评审内容的次要责任。
第十七条 凡未经评审或评审未通过的合同，法人及委托代理人不得签字，印章管理部门不得用印。
第五章 合同签订
第十八条 合同的签定应由法定代表人或由其书面授权的委托代理人（项目经理）进行，委托代理人（项目经理）不得转委托签定合同。
第十九条 合同签定前，承办单位应当审查合同对方的主体资格、资信能力、履约能力，并将对方的营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书及招标、投标、评标资料作为合同附件归档保存。
第二十条 签定合同必须使用XX公司推荐示范文本。因特殊情况确需使用对方提供文本的，必须由合同经办人员出具书面说明，由所在单位负责人签署意见后方可签定，说明及意见必须作为合同附件备查。
第六章 合同归档
第二十一条 各级合同管理部门必须建立合同管理台帐。
第二十二条 合同签定后十日内，合同承办部门应将合同连同附件资料装订成册，按本办法要求进行编号后报送至合同综合管理部门。
第二十三条 各子、分公司、区域经营指挥部、工程指挥（项目）部必须建立合同管理台帐，并在每月底前将以XX公司资质中标项目发生的合同、合同台帐的纸质和电子版同时报至XX公司合同综合管理部门。
第二十四条 合同附件资料及其装订顺序：
-
合同文本及合同固有附件；
-
合同评审表；
3.对方主体资格证明材料，包括：营业执照、资质证书、安全生产许可证、法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书、签定人身份证复印件等；
4.合同形成的过程资料，采用招标方式签定的合同，包括：招标文件、中标单位投标文件、开标签到表、评标文件、约谈记录等；采用议标方式签定的合同，包括约谈记录、自行询价的资料、不采用招标方式的原因分析资料；
5.其它资料。
第二十五条 合同档案资料自合同履行完毕之日起至少应保存五年。
第七章 合同保密
第二十六条 为维护合同双方的利益，合同双方人员均有对合同保密的责任。任何人员因向第三方泄露合同内容而谋取不当利益的，按本办法第四十六条进行处理。
第二十七条 各级合同管理部门应建立合同借阅登记台帐，非合同承办部门借阅合同时，需要单位分管领导批准后方可借阅。
第二十八条 非合同关联的第三方原则上不得借阅，特殊情况确实需要借阅的，由单位主管领导批准后方可借阅。
第八章 合同履行
第二十九条 各级单位合同综合管理部门每季度牵头组织一次合同履行情况的分析会，各合同承办部门应对每一个合同进行逐一梳理，对合同的计价（结算）、付款、已履约部分评价、后期履约风险等情况进行分析，履约评价和分析包括管理能力、技术、进度、质量、成本等方面内容。
第三十条 合同承办部门对合约方的违约行为应及时收集和保存证据，将有关材料及时让对方签字盖章认可。
第三十一条 合同履行中对方提出的违约、索赔、对帐单等材料，未经批准不得擅自签字盖章。
第三十二条 各项目部对合同履行中所发现的隐患或纠纷及时采取措施解决，无法解决的应根据不同的隐患和纠纷及时报XX公司合同综合管理部门和业务主管部门。
第三十三条 财务部门依据合同进行收、付款工作，下列情况应当拒绝付款：
1.应当签定书面合同而未签定书面合同的或没有合同原件及授权书原件的；
2.单位收款名称、帐号与合同中名称、帐号不一致的（有符合要求的授权委托收款手续除外）；
3.个人收款人未持有公司范本指定的授权委托书的；
4.付款手续不完善，签字手续不健全的；
5.已（应）付款额超出已结算（计价）额的；
6.因发生纠纷，有关领导或法律部门通知停止支付的。
第九章 合同修改与变更、解除
第三十四条 合同签订后受法律约束，单方不得擅自变更或解除。若确需变更或解除时，由合同承办部门或单位说明原因提出意见，单位主管审核，经上级单位主管领导同意后，再同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。
第三十五条 公司依据法律法规或合同约定需单方面终止（中止）或解除合同的，应书面通知合同对方，以特快专递的形式寄发或由对方签收，其凭证作为合同组成部分交由合同综合管理部门妥善保存。
第三十六条 在合同履行过程中，因变更、政策法规变化、不可抗力、较大的市场因素变化等因素造成确需签定补充合同的，补充协议的签定审批程序及权限按主合同审批程序及权限执行，并按合同管理的要求时限及时上报存档。
第十章 合同履行评估与分析
第三十七条 对每一合同总额进行成本分解至相应目标成本对应的成本科目，定期对合同履行风险进行评估，结合未完成工程的情况，分析该合同对应的动态成本。
第三十八条 定期对合同履行风险进行评估，对成本偏差超过x万元的，要在完成评估后5天内上报至上级合同综合管理部门和相应业务主管部门。
第三十九条 每一份合同履行（不含债权债务部分的履行）完成后，要根据对方的综合履约情况进行评估，调整各单位内合格分承包方名录排名，各单位的劳务、物资、设备采购应在质优价低的前提下从排名较高的合约方中采购，有利于提高下一项目的履约率。
第四十条 XX公司的合同管理综合部门要根据各项目的合同履行情况进行分析，对合同主要格式条款的风险进行评估，建立相应的数据库并根据履行情况及时更新，以指导项目合同签定时风险可控。
第十一章 监督检查与考核
第四十一条 XX公司合同综合管理部门和承办部门，依照各自的职责分工范围对XX公司及所属各单位的合同履行和管理情况进行定期或不定期监督检查，发生问题及时提出处理意见，督促项目部把履行和管理工作落到实处。
第四十二条 法规部应根据实际情况对各单位合同范本的执行情况及其他涉及到的法律条款进行专项检查。
第四十三条 XX公司对各项目部实行合同管理指标考核，考核不达标的单位取消评优资格，在XX公司范围通报批评，并追究责任人及领导的责任。
1.对直管项目部考核：指对直管项目部本身签定的合同管理的考核，以及与参建单位签定的内部合同履行情况的考核；
2.对分公司的考核：包括分公司本级合同管理及其所属项目合同管理的考核，分公司考核得分为抽查其项目经理部加权平均得分占得分的60%，分公司本级考核得分占40%；
3.对分公司项目部考核采用抽查的方式进行，包括分公司项目部本身签定的合同管理的情况，以及与项目部签定的内部合同履行情况。
第四十四条 合同管理考核的要点及权重
1.各级是否制定有合同管理制度（权重 5%）；
2.合同管理组织体系是否建全、闭合（权重5%）；
3.合同的签定审批程序是否符合规定（权重10%）；
4.合同管理台账建立是否完善（权重10%）；
5.补充协议（不含新增工程）增减的比例（权重15%）；
6.是否先签合同后上场（权重10%）；
7.合同是否采用XX公司制定的合同示范文本（本办法第二十条规定的情况除外）（权重5%）；
8.合同中约定的违约处理法院（或仲裁）地是否有利于我单位（本办法第二十条规定的情况除外）（权重5%）；
9.是否对合同履行情况进行定期评估、总结（权重10%）
10.劳务、物资、设备采购的招标率（15%）；
11.是否因管理合同疏失而发生合同纠纷或诉讼案件（权重10%）
第四十五条 在合同签定和履行过程中，对对方的主体资格、合同内容等不尽勤勉义务，以及与对方相互串通，给XX公司造成重大经济损失或不利的社会影响的，XX公司有权要求合同签定单位负责人及其直接责任人承担损失额x%-x%的赔偿责任，最高赔偿额为x万元，直至通过司法部门追究其刑事责任。
第四十六条 公司员工未尽保密责任，泄露合同内容的，给XX公司带来不利的，公司有权依据规章制度对直接责任人进行处理并要求其承担损失额x%-x%的赔偿责任，最高赔偿额为x万元。
第十二章 投资类合同管理
第四十七条 投资类合同包括地产开发、证券投资等合同，其合同管理的业务主管部门为XX公司投资部。
第四十八条 投资类合同的审批、签定、评估、归档等，由投资部参照本办法制定相应实施细则进行合同管理。
第四十九条 XX公司法规部负责投资类合同条款法律风险防范、审核。
第十三章 附则
第五十条 本办法所称的"合同"是平等主体的自然人、法人、其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的书面约定。包括：各类协议、补充约定、合同的附件。
第五十一条 下列合同属于重大合同范围：
1.合同总金额超过人民币x万元（含x万元）的合同；
2.XX公司所有对外投资合同；
3.土地使用权出让、房地产买卖合同；
4.XX公司统一组织招标采购的物资、设备合同（含甲方业主集中采购的单价合同）；
5.其他重大、关系复杂的合同。
第五十二条 本办法实施过程中，由XX公司成本部负责解释。
第五十三条 本办法自下发之日起执行，原合同管理办法同时停止执行。
附件：1.合同审批表
2.合同管理台帐
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