xxxx有限公司会议管理规定
第一章 总 则
第一条 为提升xx公司会议管理水平,确保xx公司会议质量,严肃会议纪律,特制定本规定。
第二条 会议召开应遵循如下原则:
一、高效原则。会议召开应注重实效,主题鲜明,准备充分。
二、精简原则。会议应尽量减少数量、缩短会期、控制会议规模。
三、节约原则。会议要厉行勤俭节约,严禁铺张浪费。
第三条 本办法适用于xxxx有限公司总部机关各类会议组织管理,所属各单位可根据本单位实际参照执行。
第二章 会议的组织管理及分类
第四条 xx公司会议管理的主责部门为公司综合办公室,负责统筹协调公司各类会议,制定和修订会议管理有关规章制度并监督执行。
第五条 会议提拟部门负责会议的组织工作。
第六条 会议提拟与审批
一、党政联席会、总经理办公会例会、季度例会和年度总结会的议题需要综合办公室提拟和报批。
二、公司专题会议由业务主办部门负责提拟和报批。
三、部门会议由各部门自行安排。
第七条 会议通知
一、按 "谁提拟,谁通知"的原则进行会议通知。
二、会议通知应在会议召开前 1 至 2 日将召开时间、地点、参加人员以书面、电话或其他形式通知全体参会人员及会议服务部门。
第八条 会议组织
一、会议组织遵照 "谁提拟,谁组织"的原则。会议提拟部门应提前做好会议资料(如会议议程议题、提案、汇报材料等)等 准备工作。
二、会议服务部门应提前做好会务准备工作,如布置会场、视频调试,桌签座位、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。
三、会议提拟部门负责会议签到。
四、在视频会议召开前,视频会议系统管理员要按要求提前进行视频调试。视频会议召开期间,视频会议系统管理员应全程监控,不得随意离开现场,确保视频会议顺利进行。
第九条 会议记录
一、会议提拟或提案部门负责会议记录,并按照会议的不同规格及要求,做好相应的录音、摄像等工作。
二、会议记录应遵照以下原则:
- 会议记录应采用实录风格,确保记录的原始性、真实性。
- 对会议已议决事项,应在会议记录中括号注明 "议决"字样。
- 党政联席会议记录由提案各部门进行记录决议内容,于会议次日(含节假日)15:00 前报送公司综合办公室汇总。
- 总经理办公例会、季度例会由综合办公室进行会议记录, 于会议次日(含节假日)15:00 前报综合办公室经理。
-
专题会会议由会议组织部门做好会议记录工作,会议记录应于会议次日(含节假日)15:00 前呈报部门经理。
4. 做好会议记录的日常归档、保管工作。
第十条 会议纪要
一、会议提拟部门负责会议纪要整理。
二、下列情况下,应整理会议纪要:
- 党政联席会、总经理办公会例会;
- 专题会议、季度例会;
- 其它应会议主持人要求整理会议纪要。
三、会议纪要的签发及传阅范围参照相关规定执行或由会议 主持人确定。
第十一条 会议跟进
会议决议、决策事项须会后跟进落实的,原则上遵照"谁组织,谁跟进",或服从会议主持人指定。
第三章 会议纪律
第十二条 与会人员要准时出席会议,不得迟到早退。
第十三条 与会人员因故不能参加会议时,要向会议主持人履行请假手续,并委托相关人员代为参会。参加公司级会议,如请假须由主管领导批准的,则须同时向综合办公室或是会议主办 部门报备。
第十四条 会议进行时,与会人员应将通讯工具调至振动状态或关闭,不得随意接听电话。
第十五条 与会人员遇到特殊情况需要长时间离开时,应向会议主持人请假,经同意后方可离开会场,否则按缺席处理。
第十六条 严守机密。会议讨论决定的事项,与会人员不得随意传播、扩散。会议印发的文件资料,与会人员要妥善保管,必要时在会议结束后,由会议主办部门统一收回保管。
第四章 附 则
第十七条 本规定由xx公司综合办公室负责解释。
第十八条 本规定自颁布之日起执行。
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