xxxx有限公司会计档案管理办法
第一条为规范会计档案管理工作，统一会计档案管理制度，更好地为企业市场经济服务，有效地保护和利用会计档案，根据《会计档案管理办法》（财政部、国家档案局令第79号）、《xx集团有限公司会计档案管理办法》（地办〔20xx〕xx号）规定，结合xxxx公司实际，制订本办法。
第二条本办法适用于xxxx有限公司所属各单位。
第三条本办法所称会计档案是指企业在进行会计核算等过程中接收或形成的，记录和反映企业经济业务事项的，具有保存价值的文字、图表等各种形式的会计资料，包括通过计算机等电子设备形成、传输和存储的电子会计档案。
第四条xxxx有限公司财务部和党群综合部主管所属各单位会计档案工作，共同制定xxxx有限公司统一的会计档案工作制度，对所属各单位会计档案工作进行监督和指导。
第五条各单位应当加强会计档案管理工作，建立和完善会计档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等管理制度，采取可靠的安全防护技术和措施，保证会计档案的真实、完整、可用、安全。
第六条会计档案归档范围：
（一）会计凭证，包括原始凭证、记账凭证；
（二）会计账簿，包括总账、明细账、日记账、固定资产卡片及其他辅助性账簿；
（三）财务会计报告，包括月度、季度、半年度、年度财务会计报告、年度财务会计报告的审计报告；
（四）其他会计资料，包括银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申报表、工资支付单、会计档案移交清册、会计档案保管清册、会计档案销毁清册、会计档案鉴定意见书及其他具有保会计资料。
第七条企业可以利用计算机、网络通信等信息技术手段管理会计档案。
第八条同时满足下列条件的，企业内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案:
（一）形成的电子会计资料来源真实有效，由计算机等电子设备形成和传输；
（二）使用的会计核算系统能够准确、完整、有效接收和读取电子会计资料，能够输出符合国家标准归档格式的会计凭证、会计账簿、财务会计报表等会计资料，设定了经办、审核、审批等必要的审签程序；
（三）使用的电子档案管理系统能够有效接收、管理、利用电子会计档案，符合电子档案的长期保管要求，并建立了电子会计档案与相关联的其他纸质会计档案的检索关系；
（四）采取有效措施，防止电子会计档案被篡改；
（五）建立电子会计档案备份制度，能够有效防范自然灾害、意外事故和人为破坏的影响；
（六）形成的电子会计资料不属于具有永久保存价值或者其他重要保存价值的会计档案。
第九条满足本办法第八条规定条件，单位从外部接收的电子会计资料附有符合《中华人民共和国电子签名法》规定的电子签名的，可仅以电子形式归档保存，形成电子会计档案。
第十条xxxx公司每年形成的会计档案，由财务部门指定专人按照归档范围和归档要求，负责定期将应当归档的会计资料整理立卷、装订成册、并编制"会计档案保管清册"、"会计档案保管目录"（详见附件2、附件3）。
第十一条当年度形成的会计档案，在会计年度终了后，可由各单位的会计管理机构临时保管一年。根据xxxx公司实际的会计业务管理需要，到本年度为止，近三年内的会计档案可暂由本公司的财务部门保管。期满后，"会计档案保管清册"、"会计档案保管目录"应与会计档案一并移交档案管理部门永久保存。
各单位的财务部临时保管会计档案最长不超过三年。临时保管期间，会计档案的保管应当符合国家档案管理的有关规定，且出纳人员不得兼管会计档案。
第十二条会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期又分为10年30年两种。会计档案的保管期限，从会计年度终了后的第一天算起。
第十三条各类会计档案的保管期限原则上应当按照本办法附件1执行，本办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限。
单位会计档案的具体名称如有同本办法附件1所列档案名称不相符的，应当比照类似档案的保管期限办理。
第十四条会计档案的整理要求：
会计档案的整理，应遵循财务工作规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位。一本凭证、一本账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。会计档案整理的具体要求：
（一）会计凭证的整理。
1.根据会计凭证的编号要求，把会计凭证装订成册，加上"会计凭证"封面，填齐封面各项内容并在单位名称上加盖公章。
2.会计凭证装订时，要剔除凭证上的金属物和空白页。装订要求整齐、牢固、美观，不掉页、不压字、不串页、不倒置，便于翻阅。
3.银行对账单及银行存款余额调节表可附在月末最后一张银行收款或银行付款凭证后面一并装订，可单独装订成册。
4.对于数量过多的原始凭证，如收费票据、材料收支小票、产品销售料单等可单独装订保管，在封面上注明所属记账凭证日期、编号、种类、保管期限，同时在记账凭证上注明"附件另订"和原始凭证名称及编号。
5.各种涉外经济合同、协议、存出保证金收据等重要原始凭证，应单独组成保管单位永久保存，并在有关的记账凭证和单独装订的原始凭证上注明日期、编号、名称、数量、保管期限及其去向，由立卷人签字盖章。
６.考勤表、计工表为编制工资单的依据，若考勤表、计工表在财务部门，则应随工资单一起保存；若在劳资部门，则不作为会计档案保存，由劳资部门出示如夜班天数、加班多少等原始凭证，与工资单装订在一起。
７.工资支付单如形成数量少可与凭证装订在一起；如形成数量较多应与凭证分开组卷，按月或季度装订，装订后每册要编张号，并在封面上标明立卷部门、案卷内容、年度、月份，经手人和财务主管人员应签字盖章。
８.各级资金结算中心的原始凭证，可不粘贴，直接装订。装订后2册～3册放在一个盒内，为一个保管单位，编一个流水号。为便于查找每册凭证，封面标注"之一""之二""之三"等标志，以示区别
（二）会计账簿的整理。
1.会计账簿按银行存款日记账、现金日记账、总账（或流转额表）、明细账、辅助账分别整理立卷，组成保管单位。
2.订本式账簿以一本为一个保管单位；活页式账簿在整理时去掉空白页，按科目顺序整理成册。对账目较多的科目，应按科目分开装订组卷。装订后账簿要加装封面、封底和扉页，填齐封面、扉页的各项内容，并在单位名称上加盖公章。
3.计算机生成的总账、明细账、辅助账等应单独组卷并加装封面和扉页，封面应标明单位全称、账簿名称、会计年度、册数等，扉页应列明科目索引及账簿使用登记表。
4.账簿内账页的排列顺序是：银行、现金日记账按自然形成日期；总账、明细账按会计科目。
5.除有特殊规定外，各种账簿不得跨年度使用。账簿装订后应依次在每页非装订线一侧右上角编张次，空白账页不编次。每册账簿单独编一个流水张次号，编张次可用号码机打印，也可用碳素或蓝黑墨水编写。
（三）财务报告（决算）的整理。
1.财务报告按本单位、所属单位和月、季、年度分别整理，有关财务报告说明与分析应与报表一并组卷装订。
2.本单位月、季度财务报告较薄的，可以分别合并组卷装订。下属不同单位上报的财务报告，也可合并组卷装订成册。
3.合并组卷的财务报告应在案卷标题中注明月、季及合并组卷的单位名称，单位名称可用规范的简称。
4.凡归档的财务报告（决算）及文字说明，均应存原始件，不得使用圆珠笔及蓝色双面复写纸、压感纸或复印件。
5.审计报告：是指会计师事务所对法人单位年度财务报告审计意见所产生的报告书，应单独组卷，归报表类统计。
6.各类会计报表，应编写张次，其方法与账簿相同。
（四）加盖会计档案归档卷位戳。每卷归档的会计核算专业资料和相关材料，均要在案卷封面或扉页右下侧加盖"会计档案归档卷位戳"。
会计档案归档卷位戳式样（单位：毫米）
年度类别 会计处理号 保管期限全宗号 卷号
具体填法是：
1."年度"是指该卷形成的年度，用阿拉伯数字填写。
2."保管期限"是指该卷内容针对的保管期限。
3."类别"按凭证、年度报表、季度报表、工资支付单、现金日记账、银行日记账、总账、明细账、辅助账和会计档案保管、移交、销毁清册及审计报告等填写，可填写规范简称。
4."会计处理号"为会计凭证号。单位小、凭证少，几个月、半年或一年形成一本凭证的，会计处理号也可填写会计凭证形成的月份。
5."全宗号"详见"xxxx公司立档单位档案全宗编号表"。
6."卷号"为案卷流水号。
7."归档卷位戳"加盖的位置是：在案卷封面或扉页的右下侧，加盖归档卷位戳应使用红色印油，内容用碳素墨水填写。
（五）编制备考表。会计档案整理装盒时，应附备考表（附件10）。备考表中"本案卷共××张"是指报表、账簿及档案保管清册、销毁清册、审计报告和工资单等的张数，会计凭证只填写会计凭证号，不填写张数。"说明"一是指会计核算材料质量不符合要求的；二是指会计核算材料的缺页、残损、字迹不清及其他原因；三是有以下情况的由档案部门填写，如在查阅过程中抽换页或涂改等情况，要说明责任者及其处理结果。
（六）财务部门形成的会计专业核算材料装订后，其尺寸不能大于封面，封面不能大于档案盒。
（七）会计档案一律用盒装，以盒为保管单位，一盒为一卷。根据案卷的厚度分别装入厚度为20、30、40、50毫米的档案盒内。为保护档案，案卷装入盒内应留有适当的余量。
(八)会计档案盒的制作与填写。
1."卷盒封面"的单位名称必须用规范的单位名称全称（见附件6）。
2.会计档案盒制作尺寸为310毫米×220毫米（见附件7）。
3.卷盒印刷字体的具体要求是：卷盒封面"会计档案"四个字用30×30毫米黑体字，"单位名称"用15×10毫米宋体字，卷盒脊背用三号黑体字，卷盒封面及脊背均用红色印刷。
4.会计档案盒卷脊各项内容填法与归档卷位戳相同，"单位"栏内，除填写独立立档单位的规范简称外，还应标注会计核算单位名称。
5.卷盒脊背"类别"一栏填写时，可使用规范简称。如：年度财务报告——年报
季度财务报告——季报工资支付单——工资单
库存现金日记账——现金账银行存款日记账——银行账
会计档案保管清册——保管清册会计档案移交清册——移交清册会计档案销毁清册——销毁清册
关于年度财务报告的审计报告——审计报告纳税申报表——纳税表
会计档案鉴定意见书——鉴定书
6.卷盒各项内容填写均使用黑色油墨刷制。(九)会计档案的分类与排列。
以独立核算会计单位进行分类；按年度——独立会计核算单位——保管期限——类别进行排列，采用同一个年度、同一个独立会计核算单位和保管期限先长后短编案卷流水号。保管期限同为永久的案卷，按照移交清册、销毁清册、会计档案鉴定意见书、保管清册、年度财务报告、审计报告先后顺序排列；保管期限同为30年的案卷，按照日记账、总账、明细账、凭证、银行存款余额调节表、银行对账单、纳税申请表、所属单位年度财务报告先后顺序排列。
(十)会计档案编目。
1.会计档案案卷目录。为方便借阅，应编制"会计档案案卷目录"、"会计档案案卷目录封面"（见附件8、附件9）。
2.会计档案归档说明。档案部门在每年完成会计档案归档任务后，应编写"会计档案归档说明"（见附件11），归档说明其内容包括：
（1）本年度内哪些部门会计档案已归档，哪些部门会计档案未归档及其原因。
（2）本年度会计档案的归档数量，按保管期限和种类划分各多少卷，已归档的档案是否齐全、完整。
（3）已归档案卷质量情况。
（4）会计档案分类排列上架情况。
（5）会计档案有无损坏情况。
（6）会计档案销毁及留存情况。
（7）其他需要说明的问题
3.编制会计档案案卷目录索引。
为便于查找档案，需编制"会计档案案卷目录索引"（见附件12），以揭示每类会计档案的数量、所在张次及案卷起止号。索引中的"目录号"系指一个财务部门形成会计档案案卷目录的年度代号，年度代号采用阿拉伯数字，一年一个代号，逐年递增编流水号。如：第一个年度形成会计档案的案卷目录应从1编起。会计档案案卷目录索引，放在案卷目录前面一并装订，作为检索工具保存。
第十五条档案部门在完成年度会计档案归档任务后，应将本年及历年会计档案数量及鉴定销毁变动情况，填写"会计档案年度数量统计表"和"会计档案历年数量统计表"（见附件13、附件14）。
第十六条财务部门向档案部门移交会计档案时，其案卷质量、移交手续必须符合本办法的要求。
财务部在办理会计档案移交时，应当编制"会计档案移交清册"、"会计档案移交目录"（见附件4、附件5），一式两份，交接双方按移交目录进行清点，核对无误后双方签字盖章，各自保留一份以备查考。
纸质会计档案移交时应当保持原卷的封装。电子会计档案移交时应当将电子会计档案及其元数据一并移交，且文件格式应当符合国家档案管理的有关规定。特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。
单位档案管理机构接收电子会计档案时，应当对电子会计档案的准确性、完整性、可用性、安全性进行检测，符合要求的才能接收。
第十七条各单位应当严格按照相关制度利用会计档案，各级档案部门对保管的会计档案应进行科学管理，做到妥善保管、排列系统、存放有序、查找方便。在进行会计档案查阅、复制、借出时履行登记手续，严禁篡改和损坏。
所属各单位档案部门应建立健全会计档案借阅、复制登记制度。单位保存的会计档案一般不得对外借出，会计档案主要为xxxx公司的各项工作服务。确因工作需要且根据国家或企业有关规定必须借出的，会计档案借阅、查阅须经财务部门领导同意（原则上不得借出），应当严格按照规定办理相关手续。
会计档案借用单位应当妥善保管和利用借入的会计档案，确保借入会计档案的安全完整，查阅或复制会计档案的人员，不得在会计档案上做任何记录、符号和标记，更不准涂画、拆封、抽换或涂改，并在规定时间内归还。
第十八条单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第十九条会计档案鉴定工作应由单位档案管理机构牵头，组织单位会计、审计、纪检监察等机构或人员共同进行。
单位应当定期对已到保管期限的会计档案进行鉴定，并形成会计档案鉴定意见书。经鉴定，仍需继续保存的会计档案，应当重新划定保管期限；对保管期满，确无保存价值的会计档案，可以销毁。
第二十条经鉴定可以销毁的会计档案，按照以下程序进行鉴定、销毁：
1.单位档案管理机构编制"会计档案销毁清册"、"会计档案销毁目录"（见附表15、附表16），列明拟销毁会计档案的名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限、已保管期限和销毁时间等内容。
2.单位负责人、会计管理机构负责人、档案管理机构负责人、档案管理机构经办人、会计管理机构经办人在会计档案销毁清册上签署意见。
3.单位档案管理机构负责组织会计档案销毁工作，并与会计管理机构共同派员监销。监销人在会计档案销毁前，应当按照会计档案销毁清册所列内容进行清点核对；在会计档案销毁后，应当在会计档案销毁清册上签名或盖章。
电子会计档案的销毁还应当符合国家有关电子档案的规定，并由单位档案管理机构、会计管理机构和信息系统管理机构共同派员监销。
第二十一条会计档案保管期满后，经鉴定仍具有保存价值的档案材料，如未结清的债权债务凭证、涉及其他未了事项的会计凭证不得销毁，纸制会计档案应单独抽出立卷，电子会计档案单独转存，保管到未了事项完结时为止。
单独抽出立卷或转存的会计档案，应当在会计档案鉴定意见书、会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
第二十二条单位因撤销、解散、破产或者其他原因而终止的，在终止和办理注销登记手续之前形成的会计档案，按照国家档案管理的有关规定处置。
第二十三条单位分立后原单位存续的，其会计档案应由分立后的存续方统一保管，其他方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立后原单位解散的，其会计档案应经各方协商后由其中一方代管或按照国家档案管理的有关规定处置，各方可查阅、复制与其业务相关的会计档案。
单位分立中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务相关方保存，并按规定办理交接手续。
单位因业务移交其他单位办理所涉及的会计档案，应当由原单位保管，承接业务单位可查阅、复制与其业务相关的会计档案，对其中未结清的会计事项所涉及的会计凭证，应当单独抽出由业务承接单位保存，并按规定办理交接手续。
第二十四条单位合并后原单位解散或一方存续其他方解散的，原各单位的会计档案应当由合并后的单位统一保管；单位合并后原单位仍存续的，其会计档案仍由原各单位保管。
第二十五条建设单位在项目建设期间形成的会计档案，应当在办理竣工决算后移交本单位档案部门。需要移交给建设项目接受单位的，应当在办理竣工财务决算后及时移交，并按照规定办理交接手续。
第二十六条单位之间交接会计档案时，交接双方应当按规定办理交接手续。移交会计档案的单位，应编制会计档案移交清册，列明应当移交的会计档案名称、卷号、册数、起止年度、档案编号、应保管期限和已保管期限等内容。
交接会计档案时，交接双方要按照会计档案移交清册所列内容逐项交接，并由交接双方的单位有关负责人监督，交接完毕后，交接双方经办人和监督人应当在会计档案移交清册上签名或者盖章。
电子会计档案应当与其元数据一并移交，特殊格式的电子会计档案应当与其读取平台一并移交。档案接受单位应当对保存电子会计档案的载体及其技术环境进行检验，确保所接收电子会计档案的准确、完整、可用和安全。
第二十七条单位的会计档案及其复制件需要携带、寄运或传输至境外的，应当按照国家有关规定执行。
第二十八条保管期限的衔接规定
（一）新《会计档案管理办法》与原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限不一致的，按照新《会计档案管理办法》规定执行。
（二）已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12月31日前鉴定可以销毁但尚未进行销毁的会计档案，应按照新《会计档案管理办法》的规定组织销毁；已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限，并已于2015年12
月31日前鉴定予以继续保管的会计档案，应按照新《会计档案管理办法》确定继续保管期限（最低继续保管期限等于新《会计档案管理办法》规定的最低保管期限减去已保管期限，下同）。
（三）已到原《会计档案管理办法》规定的最低保管期限，但2015年12月31日前尚未进行鉴定的会计档案，应按照新《会计档案管理办法》的规定进行鉴定，确定销毁或继续保管。确定销毁的，应按照新《会计档案管理办法》的规定组织销毁；确定继续保管的，应按照新《会计档案管理办法》确定继续保管期限。
第二十九条电子会计资料归档的衔接规定
（一）单位如在新《会计档案管理办法》施行前已利用现代信息技术手段开展会计核算和会计档案管理，其有关工作符合《企业会计信息化工作规范》（财会〔2013〕20号）的要求，所形成的、尚未移交本单位档案机构统一保管的会计资料符合新《会计档案管理办法》第八条、第九条规定的电子会计档案归档条件的，可仅以电子形式归档保管。2014年以前形成的会计资料一律按照原《会计档案管理办法》的规定归档保管。
（二）各单位根据新《会计档案管理办法》仅以电子形式保存会计档案的，原则上应从一个完整会计年度的年初开始执行，以保证其年度会计档案保管形式的一致性。
第三十条违反本办法规定的单位和个人，由各单位财务部门、档案行政管理部门依据《中华人民共和国会计法》《中华人民共和国档案法》等法律法规处理处罚。
第三十一条预算、计划、制度等文件材料，应当执行文书档案管理规定，不适用本办法。
第三十二条本办法由xxxx公司财务部、党群综合部负责解释，自文件下发之日起施行。
附件：1.会计档案归档范围及保管期限表
2.会计档案保管清册
3.会计档案保管目录
4.会计档案移交清册
5.会计档案移交目录
6.会计档案卷盒封面式样
7.会计档案盒式样
8.会计档案案卷目录
9.会计档案案卷目录封面
10.备考表
11.会计档案归档说明
12.会计档案案卷目录索引
13.会计档案年度数量统计表
14.会计档案历年数量统计表
15.会计档案销毁清册
16.会计档案销毁目录
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