建筑施工企业公司内部财务控制制度之物资采购及管理制度

第七章　物资采购与管理
第一条 本制度所称物资采购包括购买原料、主要材料、燃料、结构件、半成品、辅助材料、零部件、周转材料、低值易耗品、设备、配件、办公用品、劳动保护用品、商品及其他物资。
第二条 各单位按照科学有效、公开公正、比质比价、监督制约的原则，建立健全采购管理的各项制度，防止采购过程中的不正当行为发生。
第三条 各单位必须建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责和权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。采购与付款必须对以下职责进行分离：
（一）原材料、物资采购和商品的需求计划必须有施工技术部门或计划部门提出数量，物资采购部门负责采购；
（二）付款审批人和付款执行人不能同时办理寻求供应商和索价业务；
（三）物资采购人不能同时担任物资验收工作；
（四）采购、保管和使用人不能同时担任账务的记录工作；
（五）审核付款人应同付款人员分离；
（六）记录应付账款的人员不能同时担任付款业务。
第四条 物资采购人员应当实行回避制度。单位负责人和分管采购工作的领导的直系亲属（包括配偶、父母、子女、兄弟姐妹）原则上不得在本单位的物资采购部门担任负责人。
第五条 　物资采购实行计划管理。负责物资采购的部门应当根据本单位施工、生产等方面的需要，定期编制物资采购计划，报分管领导审查。
工程项目物资采购计划编制的主要依据是：
（一）工程项目投标书中编列的材料用量。
（二）工程设计文件提供的材料用量。
（三）工程项目的施工组织设计。
（四）有关材料消耗定额。铁路工程采用《铁路基本建设工程材料消耗定额》，其他工程采用相关的材料消耗定额。
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第六条 　建立健全物资采购决策程序，根据采购物资类别和金额大小，实行分级分权管理，明确各级管理者、各有关部门及人员的责任，执行《物资管理办法》规定。
第七条 　主要物资采购由单位负责人、分管领导和有关部门负责人通过一定的会议集体决策。决策的内容包括采购物资的型号、规格、质量标准、采购方式、数量、批次、价格、供货商、供货方式、付款条件以及负责采购的责任部门、责任人等其他与采购有关的主要事项。
第八条 　对采购物资的价格、质量、数量实行监督。明确行使监督职能的部门和人员。
第九条 　各级管理者对其审批采购物资的价格、质量负有审查、监督责任。
第十条 　物资主管部门制定主要物资的价格目录，分地区确定主要物资的参考价格，作为采购时比价和对采购价格进行监督的参考依据。价格目录应根据市场价格的变化情况及时进行修改。
第十一条 　物资采购单位应当广泛收集采购物资的质量、价格等信息，掌握主要采购物资信息变化情况。采购部门和采购人员应当根据市场信息做到比质、比价采购。
第十二条 　各单位进行物资采购应做到：
（一）除仅有唯一供货单位或企业生产经营有特殊要求外，主要物资的采购应当选择两个以上的供货单位。审查供货单位资格，对已确定的供货单位，应当及时掌握其质量、价格、信誉等变化情况。
（二）实行招标采购，做到从质量、价格、信誉等方面择优进货。执行《招标采购规定》，不具备招标条件的要实行比质比价采购。
（三）签订采购合同时，必须进行“阳光”操作，合同的订立谈判要有财务、计划、审计等部门参加，谈判不得少于2人以上。
第十三条 　明确行使价格监督职能的部门和人员，应当对所采购的主要物资的价格单据进行审核，对未在审核价格内进行采购的，及时向单位领导或有关主管人员反映并提出处理意见。
单位行使价格监督职能的部门或人员应当及时了解、掌握主要采购物资的市场价格，并对其审核的物质采购价格承担相应责任。
第十四条 　采购物资到货后，应当进行点验，检验其数量、规格、品种和质量。物资点验必须要有两人以上参加，采购人员、保管人员（或现场收料人员）、单位负责人等参与验收的人员应当分别在点验单上签字。凡物资的规定计量方法为检尺、检斤、检件的，应当按规定方法进行检尺、检斤、检件。砂、石、煤等大堆物资，应进行量方和过磅。点验过程中如发现数量、规格、品种和质量不符的，应如实做好验收记录，并及时向物资主管部门和单位领导汇报。参与物资点验的人员应当严格按标准和程序进行点验，并对点验结果承担责任。
第十五条 　除砂石料等少数材料外，采购人员必须向供货商索取具有红印的质检书。如供货商提供的质检书是复印件，须加盖供货商的公章。按规定程序需要进行测试的材料，材料到货后采购部门应当主动向测试部门或技术部门提供合格证书或质检证书，测试部门或技术部门应当及时进行抽检测试。对主要原材料实行“封闭式检验”，采购人员与使用人员严禁参与。测试人员应当严格按规定方法和标准进行测试，并对测试结果承担责任。
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第十六条 　采购物资的货款结算必须以点验单和质量测试报告为依据。无点验单和按规定应进行质量测试而无测试报告的，不能办理结算手续。点验结果和质量测试结果不符合要求的，应按合同和有关规定及时采取退货、拒付或扣减货款、向对方索赔等处理措施。
第十七条 　对由于价高质次等原因造成购货款超付，必须追究有关责任人的责任。谁的责任，由谁负责在一定时间内追回，逾期未追回的部分应由责任人赔偿。由于超付款给企业（单位）造成的利息等经济损失，也应由责任人赔偿。
超付款的责任，按以下原则划分：
（一）对购入物资数量验收失误造成的超付款，由负责点验的人员负责。
（二）对购入物资质量检验失误造成的超付款，由负责检验的人员负责。
（三）由于有关业务人员提供的发票等凭证不实造成的超付款，由负责取得凭证的人员负责。
（四）由于领导人指使、授意或强令有关部门和人员违反规定而造成的超付款，由该领导人负责。
第十八条 　各单位职工有权对违反本制度规定损害单位利益的行为向单位领导、上级机关或政府部门举报。对举报人应当保护，任何人不得打击报复。
第十九条 　各单位应当对下列人员予以奖励：
（一）降低采购成本贡献突出的采购人员。
（二）严格履行职责成绩显著的质量、价格监督人员。
（三）举报违反本制度规定的采购行为经查证属实的人员。
（四）为降低采购成本做出突出贡献的其他人员。
第二十条 　对违反本制度规定弄虚作假、以权谋私、账外暗中接受回扣和收取贿赂的人员，应当根据情节轻重给予通报批评、记过、调离岗位、解聘、除名等处分；给企业造成直接经济损失的，应依法赔偿；构成犯罪的，应移交有关部门依法追究刑事责任。
违反本制度，造成单位利益发生较大损失的直接责任人员、直接负责的主管人员和单位负责人，应当承担相应的责任。