工程监理工作程序之备忘及会议记录格式

2012年11月26日10:06:00
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摘要

五、 备忘录的使用要求备忘录是指监理工程师对有关工程技术、质量、安全等事项及与建设单位、承包单位、设计单位等有关单位的业

五、 备忘录的使用要求
备忘录是指监理工程师对有关工程技术、质量、安全等事项及与建设单位、承包单位、设计单位等有关单位的业务往来需备案的事情进行记录,并发往备忘对象。本表使用类似于《监理通知》,但不需对方回复,遇到一般问题时监理工程师多发此表,遇到较严重问题时应发《监理通知单》。在具体使用时,应写明事由,内容要详实,用词要委婉。
例:某工程在打预制管桩时,刚好是新旧规范交替时,监理单位提出应按新规范施工,建设单位口头同意按新规范施工,但没有书面材料,此时我们监理项目组就应该写好监理备忘录,主送建设单位,抄送施工单位,同时盖好项目组的公章。
六、会议记录方法
在项目监理过程中很多问题需要用会议的形式予以解决,会议中形成的一致意见具有法律效力,是合同的一种补充,与会各方都有义务遵照执行。根据监理工作的有关规定,工程实施过程中会议记录工作一般都由监理方负责。会议记录方式是否科学,内容是否合理、合法、明确,条理是否清楚直接反映了监理组的工作水平和总体素质。为规范监理工作,不断提高我公司的项目监理水平,对会议记录的格式和记录方式作以下规定:
■ 记录格式:
第一页为公司的C3表(会议纪要),后面附详细记录内容。
C3表中“主要议题”一览填写方法:如是例会的即写“工程例会”,质量、进度、投资专题会议的即写“×××专题会”,如是质量事故处理会议的即写“×××质量事故处理会”,第一次工程例会的即写“第一次工程例会”,其它按“图纸会审、×××方案论证、×××工程技术交底、×××工程验收”等方式填写。
■ 记录方式:
工程会议的最终目的是提出问题和解决问题,因而,我们在记录过程中应始终围绕着这个主题进行。有时某些人发言,颂古论今、旁证侧引仅仅是为了论证其观点而已,作为记录者必须抓住其要点,不能走进庐山云层中。
首先,该次会议提出了哪些主要问题,应准确的予以记录。
其次,通过会议的讨论,哪些问题形成了共同的解决意见,应明确的予以记录;对未形成共同意见的问题如需记录的可按观点区分,比如:×××单位或人的意见为:…………。以推卸责任为目的的不同意见不作记录。
最后,会议主持人或领导勉励性的,同时按有关法规、规范规定应该做到的要求作为会议记录的结尾。确无此项的可以不写。
按此方法记录会议内容,就比较合理、明确,同时文字组织应言简义赅。
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下面将我公司某项目监理组的一个会议记录为例,供参考:
(会议主要议题:×××工程配套管线施工单位进场开工前协调会)
会议内容:
×××工程工期紧、任务重,其中×××部分在各施工单位的努力下实现合同目标在望。但×××部分的施工工期将更紧,整个工程工期目标能否按合同实现,关键在于电信、电力、自来水、煤气等配套管线施工单位和道路施工单位的配合是否密切。为此,招集此次会议,确定各单位进场时间、完成时间及配合的一些要求。
会议首先由道路工程施工单位对工程的整体情况进行了介绍,之后通过讨论、分析、协商,形成以下共同意见:
1、电信施工单位于4月6日进场,4月16日完成所有工作内容;
2、自来水施工单位于4月4日进场,4月8日完成全部工作内容;
3、电力管线施工单位于4月2日进场,4月25日完成所有工作内容;
4、在施工过程中,各配套管线的平面位置和标高应严格按设计图纸施工,不得擅自改变,否则因此发生碰撞,由擅自改变图纸方承担一切经济损失。
5、南半幅道路施工后,因时间和场地原因,不可能再留设施工便道,以后材料的进场会比较困难。因此,各施工单位应利用近几天时间将主要材料进场并合理堆放。
7、道路施工单位将03省道挖出的土及时外运,不得影响配套管线施工;道路支管施工时应与配套管线单位密切协调,不能影响配套管线的施工。
8、自来水施工单位应于3月8日前将南半幅道路内废弃的自来水管挖除,保证不影响道路施工单位的正常施工。确有困难的区段,留待交通改道后处理。
9、煤气横串管道保证紧跟道路单位的工作面,不影响其它单位的施工。
10、自来水管在与D1800雨水管交叉区段,采用钢管施工,确保工程进度。
以上安排与会议各方均表同意,请各施工单位落实执行。
最后,建设单位和项目监理组要求各施工单位进场后应做好文明安全工作,尤其是施工用电的安全应特别重视。接、拆电线应有专业电工负责,严格按照安全操作规程的有关要求进行操作。
记录单位:杭州中研工程监理有限公司
×××工程项目监理组

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物资人
  • 本文由 发表于 2012年11月26日10:06:00
匿名

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