工程项目设备物资管理工作如何规避审计风险

2014年3月17日09:12:00
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摘要

随着我国建筑大军数量不断增加,国家定期不定期为抑制通货膨胀而采取宏观经济调控措施,施工企业为了生存不惜低价承揽任务,即使

 随着我国建筑大军数量不断增加,国家定期不定期为抑制通货膨胀而采取宏观经济调控措施,施工企业为了生存不惜低价承揽任务,即使是优秀的施工企业效益任然不尽理想。因此,施工企业加强物资管理的现代化进程,挖掘潜在效益是迫切而必须。但在挖掘物资管理效益的同时大家也在不断探索总结如何规避审计风险。这里,本人结合自己在项目物资工作十多年的工作体会,谈点粗浅认识。
一、工程项目物资审计的的重点
1.采购合同的审计。获取采购合同及有关证明文件资料,审核订立合同主体是否合法,是否具有相应的权利能力和行为能力;审查合同标的、数量和质量、价格是否与物资采购计划、招标结果相一致;审查采购合同的签订是否履行了规定的审批手续。
2、采购计划的审计。根据施工图纸、材料消耗定额、实施性施工组织设计及技术规范,审核分部分项工程需用量及单位工程材料分析表计算的正确性,审核工程项目总物资计划的正确性。
3、采购方式选择的审计。对供应商进行调查和评估,审计人员着重审核采购方式的选择是否依据了内控制度的规定。
4.验收管理审计。获取验收证明和验收单,检查验收单是否连续编号,核对进场物资的合格证、质量证明文件、随货清单、供应商发票等是否齐全。
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5.结算付款的审计。审核预付货款是否有合同约定;财务部门是否依据验收单、供应商发票、订购单等确认应付账款,检查结算价格、运输费用承担等与合同约定的是否一致;审核是否依据合同约定支付货款;审核物资入账基础和计价方法是否正确,是否前后期一致;对供应商实行函证,审核应付账款余额的正确性。
6.现场管理及消耗的审计。获取施工现场平面布置图,审核物资库房、料棚、堆料场的选址是否合理,结合投标预算文件、实际完成工程量等资料,审计物资消耗价差、量差对工程成本的影响。
二、规避物资审计的措施
1、建立科学有效的监督约束机制。建立一套科学有效的监督约束机制,使物资管理处于受控状态。物资部门要加强信息沟通,加强过程控制,使施工物资管理不流于形式,进一步规范物资业务程序、帐务记帐及物资核算。尤其在物资采购时,要建立《合格供应商名册》,坚持招标采购,按公司合同范本,坚持合同审批流程,使现场物资管理水平得到提高,有效规避采购计划审计和采购合同审计。
2、积极主动搞好物资计划工作。物资计划工作非常重要,物资管理人员要积极主动,不等不靠,及时跟踪工程部门复核图纸,控制好单位工程需用量,使控制和采购有据可查。结合工程设计变更等情况,准确、及时地调整物资需用量;结合施工进度编制采购计划,采购计划中对物资质量的要求要符合相关技术规范,采购价格要符合编制时段市场行情。
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3、认真做好物资验收、保管、发放、盘点及核算工作。
(1)对工程所需的主要材料、大宗物资实行招标采购,统一计划、统一采购、统一供应、统一调度和统一核算。验收时认真执行验数量、验规格、验品种、验质量的“四验”制度;检查物资名称、规格型号、数量、质量要求是否与采购计划、合同及随货清单一致;获取行业标准、技术规范等文件资料,检查计量、检验试验器具是否经过国家法定检验机构的检验并取得了书面报告,需要进行检验实验的物资必须进行检验试验并取得证明文件。
(2)根据经济、效益、效率的原则,对各类物资分类、分区保管存放,易燃易爆、有毒有害物资隔离存放并与居住区、工作区保持规定的距离,库房设置要具备防锈、防腐、防火、防潮、防盗等基本条件。
(3)物资发出要依据施工计划实行限额发料,出库手续要完备。
(4)定期进行物资盘点。物资盘点看是很细小的工作,但对掌握物资动态起着很大的作用。物资的盘点需要各部门的大力配合及支持,也是规避审计风险的关键环节。编制盘点资料和盘盈、盘亏报告表,结合施工计划、现场工程量分析安全库存量和经济库存量。
(5)计划部、工程部、物资部门要同步对各单项工程(或施工队伍)进行月底清算计价,分析材料节超工作。如果不同步很难分清材料真实的节超,积累下来后所需调节的物资很难补齐,给以后的财务入账、材料调差也带来极大的麻烦。所以我们各部门月底要同步对单项工程进行考核,及时掌握物资动态,分析物资节超,及时调节节超分析的量差,对超耗物资开会讨论超耗的原因并及时纠正,完善当月的内业资料,及时做好财务的入账工作,闭合完工后的审计工作。物资进场消耗统计台账和主要材料定额供应台账等基础资料要与投标预算文件及实际完成工程数量等资料要对应。
4、建立固定资产及周转材料台帐,并责任到人。对于机械设备的使用、保养、维修要责任到人,实行单机核算,定期评估,与责任人的工资挂钩,切实保证机械设备的寿命及使用率。对周转材料的维护保养要坚持谁使用、谁保养维修的原则,确保周转次数,提高综合效益。
5、建立资源共享信息平台。在项目内部和物资系统内部建立资源共享对节约成本规避风险非常重要。在物资系统内资源共享可以在最短的时间保证工程材料急需,并将闲置的资源充分利用,互相交流经验,少走弯路;在项目内部资源共享可以与财务、工程部保持账、物、量相符,规避付款审计和消耗审计。
工程项目是施工企业效益源泉、形象窗口,工程物资是构成工程项目成本的主体,它占到工程总投资的60%以上,是工程项目质量和效益的源头。为此,物资工作是国家审计的核心,也是项目盈亏的关键,我们要团结一致,密切配合,超前防范,共同做好过程控制,为企业精细化管理、提高效益做出贡献。

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物资人
  • 本文由 发表于 2014年3月17日09:12:00
匿名

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