新上项目需要注意事项、设备物资管理相关文件及要求

一、设备物资工作制度及体系文件
各种管理办法及管理规定以及公司现行有效的主要质量体系文件有：
序号 文件名称 文件号 发文日期
一 集团公司文件 　
1 关于印发《XX有限公司机械动力设备管理办法》的通知
2 关于印发《XX有限公司设备采购招标管理办法》的通知
3 关于印发《XXX有限公司物资采购招标管理办法》的通知
4 关于印发《XXX有限公司物资管理办法》的通知
5 关于印发《XXX有限公司下场设备局管项目间调配评估暂行办法》的通知
二 公司文件
1 关于印发《XX有限公司物资管理办法》的通知
2 关于印发《XXX有限公司机械设备管理规定》的通知 号
3 质量管理体系之施工设备控制程序 该程序文件为机械设备实际管理及操作的重要规范性文件
4 质量管理体系之供方控制程序 该部分程序文件为物资管理过程中间重要的标准化文件。
5 质量管理体系之标识和可追溯性控制程序 该程序文件为机械设备实际管理及操作的重要规范性文件
6 质量管理体系之顾客财产控制程序 该部分程序文件为物资管理过程中间重要的标准化文件。
7 质量管理体系之产品防护程序
8 质量管理体系之不合格品/不符合控制程序
二、项目部需要落实和执行的事项
1、项目部机械设备配置计划需要尽早上报，尽可能的把现场需要的设备一次性计划上报，以便公司统一安排来源，为项目部批量调拨设备创造条件，节省调拨的运输成本和差旅费用。
2、XX万元以上的设备必须上报询价或公开招标计划，经公司、集团公司、总公司各级审批之后依据相关批复具体操作，具体招标信息查询网址为XXX。
3、所有需要招标的物资必须上报招标计划，经公司、集团公司、总公司各级审批之后依据相关批复具体操作，具体招标信息查询网址为XXX。
物资招标采购范围：除业主提供的产品外，工程项目需用总量或金额消耗过一定数量的大宗材料。即钢材100吨及以上；木材200立方米及以上，水泥500吨及以上，有集中供应条件的砂石料1000立方米及以上，其它材料单项品种采购价值超过20万元的。低于上述标准有条件的也应招标采购。除正式招标范围以外的小批量采购及低值易耗品等C类物资均属于询价意向招标采购范围。
4、日常业务工作均应在XX系统中进行，以做到账务处理标准规范。
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三、各类需上报公司审批的业务及注意事项
1、购买机械设备必须给公司上报机械车辆购置申请表，申请表需要经项目经理和指挥长签字之后才能上报，应该写清所需购置的设备型号和预计金额。
2、需要列入固资的机械设备购置点验单必须报公司点验签字，并由公司统一编写固资编码之后财务才能列账并录入固定资产管理模块，严禁任何人随意编写固定资产编码，以免造成公司固资管理混乱。
3、所有设备物资合同必须用集团公司统一范本起草，X万元以上的设备物资合同必须由项目部先评审之后再报公司评审，公司评审通过后才可以签订合同，严禁先签合同后评审。
4、设备报废审批表、周转材料报废申请报告、、设备物资调拨单、剩余物资处置报告必须报公司审批。
5、每月24日前及时上报公司及集团公司所要求的各种设备物资报表，每季度还需按照相关规定上报季报报表。具体报表格式依据设备物资部QQ群下发的最新报表格式为准。
四、 项目部设备物资部日常必须做的具体工作
1、必须建立健全物资台账，台帐数据应与点验单和发料单一一对应，附属单据签字齐全。必须建立机械设备台帐，台帐内容齐全，及时登记账务，做到日清月结。
2、每月必须坚持物资盘点，盘点表至少应该三方到场（设备物资部、使用方、监督方），盘点表必须共同签字确认。
3、必须按月进行主材节超核算，重点核算钢材、水泥、沙石料、减水剂、锚具、钢绞线、锚杆、防水板等。必须对机械车辆（含自有和租赁）实行单机核算，单台设备的维修金额、油料消耗金额、配件消耗金额等要有准确的记录。
4、每月必须在核算数据的基础上出具核算分析报告，物资核算分析报告要按单种材料型号进行，对节超原因要有详细的分析，机械设备费用要做到同类设备同等工作量等方面的横向纵向分析比较。
5、每月必须与财务对账，要有对账记录和分析说明，说明中要有真正的原因分析，并经设备物资部双方签字认可。
6、每月底本月发生的所有业务要及时挂账，发票未到的，按照实际到货验收数量采取暂点入账方式挂账。
7、其他未尽事宜以各级设备物资管理规定为准。

设备物资部
二〇XX年X月XX日