物资管理培训之物资采购和管理中的具体问题汇总及解决措施讲座

2012年10月3日13:01:00
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摘要

物资采购管理及物资管理中的几个具体问题一、关于集中采购中存在的一些问题1.集团公司物资集中采购管理的范围包括:以集团公司

物资采购管理及物资管理中的几个具体问题
一、关于集中采购中存在的一些问题
1.集团公司物资集中采购管理的范围包括:以集团公司名义投资开发和中标承建

物资分类:甲供物资、集采物资和非集采物资。集采物资又分为集团公司集采(含甲控物资)和子分公司集采。
(一)甲供物资是由甲方组织采购供应的物资,采购方式以建设单位进行招标采购为主。做为施工单位负责物资质量数量的验收。甲供物资又根据采购权限分为部管甲供和建管甲供物资。部管甲供物资是由建设单位负责编制部管物资招标计划、采购建议计划,在铁道部物资管理办组织下完成部管物资集中招标采购,报送招标结果,签订合同,组织供应以及部管物资招标、供应等全过程资料存档工作。招标工作在铁道工程交易中心进行。
物资代理公司承担招标的具体工作,受建设单位委托负责招标交易手续办理(包括招标公告、交易表格、公示等)和投标保证金的接收、保管、退还等工作。同时负责物资质量监控、驻厂监造等。
建管甲控物资是在各铁路局工程交易分中心进行既二级市场挂网招标,由建设单位组织。
(二)集采物资
物资集中采购的权限划分

的全部工程项目(含海外项目国内采购部分)。

2.子分公司物资集中采购管理范围包括:以子分公司名义投资开发和中标承建的工程项目。
 对于甲控物资也是属于集采的范畴,其操作方式是在甲方的监督下实施。
(三)非集采物资属于项目部的自采物资。
(四)下面重点说一下甲控物资招标采购中的一些注意事项和问题。
1、铁道部关于公布铁路建设项目甲供甲控物资设备目录几个文件之间的关系。
《铁路建设项目甲供甲控物资设备目录》(铁建设函[2007]199号)例如:**站工程。
2008年铁道部以[铁建设〔2008〕179号]重新修订了《铁路建设项目甲供甲控物资设备目录》 (2008-9-24发布)
其中将钢材、水泥等甲供物资调整为甲控物资,
2010年铁道部[铁建设〔2010〕163号] 重新修订了《铁路建设项目甲供甲控物资设备目录》。要求甲控物资在合格供应商名录内采购并要求不得随意扩大甲控甲供物资的范围,将铁路护栏做为建管甲供物资控制。按以前的管理办法,甲控和甲供物资的范围,建设单位根据实际情况可以调整。
根据铁道部文件规定,采购金额在100万元的物资,需到各铁路局二级市场招标。
2、按招标投标法规定招标分为资质预审和资质后审(二者的主要区别),资质预审是由建设单位提前对拟招标的物资的供应商进行评审,确定合格供应商,以后的招标在合格供应商范围内进行,权限在于建设单位。而资质后审,是由评标委员会对投标人提供的投标文件中的的资质情况进行评审。权限在于评标委员会。目前铁路项目执行较多的是资质预审。
3、招标文件的样本执行铁道部的样本。目前分为形式评审、商务评审、技术评审。
4、招标物资的价格执行上浮动价格和固定价格。
执行浮动价格的物资需要确定一个参考网站,参考网站的确定。一般钢材执行国家发改委《中国价格信息网》,《我的钢铁网》,《兰格网》;水泥执行《中国价格信息网》、《中国建材网》;钢绞线执行《中国价格信息网》,《我的钢铁网》。
目前由于中国价格信息网公布的价格滞后、有时偏离较多与市场脱轨一般不再采用。
5、招标采购中存在的主要问题
①投标人不均衡报价。钢材表现的尤为突出
②投标人中标后合同执行过程中的价格偏离。钢材、水泥都发生过。
   低价中标,试配时的送样和中标后提供的产品质量差异大。例如:外加剂
   低于成本价中标,产品质量无法得到保证。土工类产品。
      标准制定的高,而市场的产能无法满足需要。例如粉煤灰,多数情况属于花一级灰的钱购买的是二级灰,甚至有时是三级灰。
   中标厂商确定后私下签订背离影响招投标文件中实质内容的协议。
      中标厂商确定后,从中标厂商以外的供应商订货的的问题。
      不走招标程序,私自采购的行为。
物资采购过程中难免出现合法不合理及合理不合法情况,而我们做为招标人的义务应该使得招标选中的中标人的报价要合理、程序要合法。
由于招标采购周期较长,项目部开工后前期的应急采购问题。正常程序应该向建设单位打报告,经建设单位批准后,进行应急采购。
6、投标保证金的收取和履约保证的收取的意义。
为了保证招投标的严肃性,防止投标人恶意竞标,防止投标人中标后不签订合同;收取履约保证金,为了确保投标人严格履约。
总结:在物资采购方面应做到在保证质量的前提下,有效地降低采购成本,同时要满足依法合规,主要体现在操作程序上、各种的审批手续上,从某种角度来说,其依法合规性的重要性要更加突出一些。

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二、物资系统的小金库问题
1、小金库的定义:小金库是所有收入应如财务帐,而未入帐,帐外循环和使用的资金。
2、物资系统容易形成小金库的几个方面
⑴废旧物资的处理收入。特别是对边角余料的处理需要各项目部引起重视,分包合同中多数项目部没有明确边角余料的处理权的归属,而各项目这块处理的收入却放给了施工作业队。项目部没有处理的记录。项目部管理存在的管理漏洞。
⑵项目部对外租赁设备机具形成的收入。
⑶开展招标活动,外卖标书形成的收入。对于这部分的收入,应先进财务帐,才能支付使用,而且只能用于招标的事宜,这方面北京公司做的不错。
⑷采购过程中形成的商业贿赂和回扣。需要物资人员引起足够重视。
三、物资管理中一些其他注意的问题。
1、物资满足可追溯性要求。
物资计划编制要注明编制依据,签订的物资合同注明依据那份采购计划,物资的到货记录应注明合同号、材质单号、试验单号,发料应注明施工部位、作业队伍、材质单号。这样一批材料从图纸—计划—合同—进货—验收—发放—使用部位,资料完整,路径清晰,可满足追溯性要求。
2、劳务作业队中间更换的材料交接。
施工过程中出现劳务作业队更换的情况时,项目部物资部门应做好两个劳务队伍的材料交接工作。项目部、退场队伍、接手队伍三方应共同对退场队伍剩余材料进行盘点,三方确认数量,禁止不办理交接手续便中途退场和进场,为以后对两个队伍的清算埋下隐患。如不办清物资交接手续退场的劳务队伍,项目部应不办理该队伍的最终结算手续,由此发生的看守费用由该队伍承担。
3、   代购物资及代租设备的手续完备问题。
项目部为劳务队代买材料和代租机械,应签订代购(租)授权书,明确劳务队伍要求代理采购(租赁)的物资设备名称、规格型号、质量要求、数量、到货时间、到货地点及限价,代购(租)授权书经项目经理签字批准后实施。实施过程中项目部物资部门要让施工队伍对采购单价和租赁单价进行确认,避免以后扯皮。采购或租赁工作完成后,物资部门要在当月做出扣款凭证并注明代购(租)字样交经营核算人员在对劳务队伍的当月验工结算时扣除。
如物资设备部门代购(租)未经项目经理签字批准的授权书的,对物资设备部长和经办人员从重严肃处理,并扣除当月奖金,造成损失的由当事人承担全部损失。
4、数据的对比分析
① 项目部要做好三量对比:合同量与图纸计算量(图纸计划量)、图纸计算量(图纸计划量)与实际消耗量的对比分析。合同量与图纸计算量的对比需要技术部门与经营核算部门配合才能做好;图纸计算量与实际消耗量的对比分析需要技术部门与物资部门配合才能做好。
     项目部还要做好预算价格与实际进货价格的分析对比,需要经营核算部门与物资部门配合。
      数据的对比是为了发现问题,从而进行分析,找出问题的症结所在,制定出整改的措施,予以纠正。而从目前的检查看,数据的对比一些项目部做了,但是原因的分析及整改措施没有,这样就失去了数据对比的意义。
5、项目流程管理
项目管理是一个有机整体,是一个系统工作,不能割裂开来,否则必然带来管理隐患。通过检查发现多数项目的管理工作没有能够按照系统管理去控制,而实现项目系统管理最好的方法,应该按流程管理,项目部应该对各项管理工作制定流程,流程中涉及的部门要明确职责和工作内容。形成制度和习惯,这样项目管理才能够有效,并堵塞漏洞。例如对作业队的结算,可能实际物资部门的扣款,如果相关部门均掌握流程的话,作业队结算才能够不出现问题,同样物资成本控制工作也是一个系统工作,需要各个相关各部门的配合,项目部要是能够按照流程去管理,许多问题也就不会出现了。
项目部的物资管理可以概括为4个子:有序可控。
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物资人
  • 本文由 发表于 2012年10月3日13:01:00
匿名

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