企业机关公文写作与公文处理基本要点——公司办公室系统业务人员培训班讲义

公文是公务文书的简称，是企业进行现代化管理的重要工具。企业公文写作与公文处理工作，是代表企业现代化管理水平与文化内涵的重要标尺之一。简单地说，就是怎样做好文字工作，这是办公室工作人员必须具备的基本技能之一。如何做好文字工作，怎样把握好文字材料的特点和要点，结合工作实践，谈一点粗浅认识。
一、公文写作基本要点
公文写作，贯穿于办公室工作的各项环节。写作水平的好坏，直接影响办公室人员的职业水准。公文写作水平是日积月累的经验积累，不能一蹴而就。从这一层面来讲，办公室工作具有严肃性、专业性和技术性等特点。以往有人认为公文撰写及其处理工作，只是抄抄转转的行当，无足轻重，这是认识上的误区。下面，我主要分三部分与大家进行交流：第一，讲概念，提高认识；第二，专项材料的写作要点；第三，大型工作报告及讲话材料的写作体会。
（一）机关公文的概念、种类及写作要求
1、什么是机关公文
企业机关公文，是企业的机关实施领导、处理事务的具有特定效力和规范格式的文书，是传达贯彻党的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请求和答复问题，报告和交流情况的工具。
公文具有“特定效力”和“法定效力”。它具有以下四项重要作用：（1）上传下达、互通情报；（2）具有工作依据和凭证作用；（3）宣传教育和警示作用；（4）规定人们行为规范。公文是伴随阶级和国家的诞生而出现的，正如我国南北朝文章学家刘勰说的那样，这是“政事之先务”（《文心雕龙•书记》），即政治事务中最先要解决的一环。
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明太祖朱元璋为及时办理朝政，主张官文书要短精易读，“陈得失无烦文”，“切于事理而有益于天下”（《明史•艺文志》）。
清圣祖爱新觉罗•玄烨，是为“康乾盛世”奠定基础的一位颇有作为的君主。他不仅要求上呈的奏章和下发的诏令“详明简要”，而且告诫臣僚务必慎审行文，因为“一事不慎，即贻四海之忧；一念不谨，即贻百年之患。” （转引自《康熙倡导朴实文风》）。
毛泽东同志从无产阶级和人民大众的利益出发，更是讲得确切明白，他说：“中央领导之所以正确，主要是由于综合了各地供给的材料、报告和正确的意见。如果各地不来材料，不提意见，中央就很难正确地发号施令。” （转引自《党委会的工作方法》）。
在这里，毛泽东同志把公文工作、信息工作，提到党中央“正确地发号施令”的高度来认识，公文的极端重要性可见一斑，这是需要我们深入领会的。
2、机关公文的种类
公司系统的公文种类主要有以下12种：决定、决议、指示、通知、通告、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等。
按行文关系分：
（1）上行文：指下级机关向所属上级机关的发文。（如：请示、报告等）
（2）平行文：指平行机关或不相隶属的机关之间的发文。（如：函、通知等）　
（3）下行文：指上级机关对所属下级机关的发文。（如：命令、指令、指示、决定、决议、通知、通报、批复等）。
按公文来源分：（1）收进公文；（2）外发公文；（3）内部公文。
按公文性质分：（1）规范性公文；（2）指导性公文；（3）告知性公文；（4）报请性公文；（5）记录性公文。
按机密程度分：（1）绝密公文；（2）机密公文；（3）秘密公文；（4）普通公文。
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要正确使用不同文种：
（1）区分决议与决定。《国家行政机关公文处理暂行办法》规定：经过会议讨论通过、要求贯彻执行的重要决策事项，用“决议”；对某些问题或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级机关不适当的决定事项，用“决定”。决议一般较短，条文式，不作过多阐述和解释，交收文者照章执行，不容违反。如《全国人民代表大会常务委员会关于公布＜中华人民共和国宪法修改草案＞的决议》。决定是对事关全局、政策性强、任务艰巨、执行时间长的重大工作采用的文体，它较“通知”要窄，较“决议”要宽，写作时比“决议”详尽、具体。如《中共中央关于构建社会主义和谐社会若干重大问题的决定》。
（2）区分指示和通知。指示是上级机关对下级机关部署工作时使用的指导性文件。它不同于决议、决定，只用于工作部署，对下级单位阐明工作活动的指导原则，为下级机关开展工作提供依据，拟写时要注意切合实际，具有指导性，不要太“硬”。通知是一种使用较广的文体，凡需要特定机关和人员知道、办理的事宜，都可以用通知。但实际中存在滥用通知的问题。它分为“批示性通知”、“一般性通知”、“指示性通知”、“会议性通知”和“任免通知”五种。
（3）区分报告和请示。报告是陈述性文件，其特点：一是汇报性，二是陈述性，三是概括性。它的种类很多，按内容可分专题报告、综合报告、总结报告。请示是向主管上级机关请求对某项工作或问题作出指示、给予答复、审核批准时所使用的公文。报告和请示是两个文种，不能用“某某问题的请示报告”，把二者合用是不对的。请示性报告只能写“关于XX问题的报告”。报告可以不回复，请示要有批复。
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3、机关公文写作的基本要求
撰写公务文书，是一项严肃的工作，作者必须了解党和国家以及企业的方针政策、了解领导机关的撰文意图、了解客观实际，要对公文撰写有高度负责的精神。在撰写公文时，必须注意以下几点：
（1）注意政策性。符合方针、政策、法律、法令和上级规定。
（2）把握规律性。符合客观实际、工作规律，分清现象和本质、重要和次要、成绩与不足、普通与特殊，务实去虚，周备而精当地反映问题和解决问题，不闭门造车，不说外行话。
（3）行文条理性。公文有主有次，有纲有目，层次分明，中心突出，一目了然，以数目字标明段落，眉目清楚。
（4）文字精练性。写公文，惜墨如金，庄严郑重，朴实无华，简明扼要，不用描写、抒情，不适用形容词，不穿靴戴帽，切异空话、套话。一般文章如消息、通讯、小说、诗歌、论文“定体则无，大体须有”，而公文是用来“处理公务”的，为便于公务处理，提高办事效率，它有“规范格式”或“规范体式”，不容许任何主观随意性。
（5）用语准确性。文如其事，恰如其分。比如，一项工作完成了一部分，就不能说“基本完成”，提法、分寸要把握准确。
（二）专项材料的写作要点
就是为某一方面工作拟写的文字材料。主要有这么几种：
1、信息。包括向上级报送的信息、在信息刊物上登载的信息稿和向领导提供的专报、专题信息。信息稿是用最短的文字、最快的速度让相关领导和人员掌握相关情况的文字材料。鉴于这个特点，信息稿要求必须做到真实性、准确性、时效性和简洁性。
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2、经验材料。经验材料是属于工作总结的一种文体，也称经验总结，是对某一工作实施结果的一种总结，把零星的、浮浅的、表面的、感性的认识，上升到全面的、系统的、本质的、理性的认识。经验总结，要求总结成绩，主要是谈经验，总结要有思想深度，找出规律性的东西，对别人有借鉴指导意义。当前，在这种材料的把握上主要存在以下几个问题：第一，会做不会总结；第二，缺乏把握规律的能力；第三，透过现象看本质的功夫欠缺；第四，不知道写作技巧。经验材料到底怎么写？怎样才能写好？我觉得要着重抓好以下几方面。
先说，怎么写的问题。（1）要选好角度，确立主题。在日常生活中，无论干什么事情，都会遇到一个角度问题，写文章也一样。角度是我们考察情况的突破口，研究问题的着眼点。不能选取和确立正确的角度，经验就会一般化，就不可能有特点、有个性，就不可能透过现象看本质，总结出规律性的认识。确立主题就是“命意”，就是经验的中心思想，体现在标题中，要做到：贴切、醒目、生动。（2）要谋篇布局，提炼观点。确定经验的结构，安排层次，是“纵式结构”（时间顺序）、“横式结构”（逻辑顺序）、还是“纵横交叉式结构”（时间顺序和逻辑顺序相结合），然后提练出层次的观点、做法性观点、经验性观点、做法加效果性观点等。（3）要精选素材，以点带面。选材要精，抓精华、抓典型、抓重点，以点带面，通过个性反映共性，通过个别反映一般。选能感染人、吸引人的素材。这样才能写得重点突出，写得集中，写得深刻。
再说，怎样写好的问题。（1）要吃透上级精神，了解先进经验。毛泽东同志说：所谓经验，就是实行政策的过程和归宿。所以，必须学好理论，学好政策，学好上级文件、指示，学好相关先进经验。（2）功夫下在调查上，充分占有素材。要充分占有材料，调查要十分仔细，这样才能选到典型素材。（3）要善于学习借鉴，坚持多写多实践。学习全国性报刊（《人民日报》、《铁道建筑报》）上总结的经验，学习范文是如何制作标题、如何制作小标题、如何运用典型材料的，开头结尾怎么处理的，多学就能悟出道道。光说不练永远写不好经验。要坚持多看多写，坚持积累资料。
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经验材料之所以不好写，难就难在怎么总结“经验”上，“经验”与“做法”是两码事，如果你把“经验”写成了“做法”，平铺直叙，那就不成功。说到底，还得注意以下几个问题：
（1）帽子要精炼。某某单位通过认真落实什么，抓好什么，坚持什么，实行什么，加强什么，创新什么，进一步提高什么，取得了什么成效（要有说服力）。然后再点出：主要做法和体会是。
（2）新颖是灵魂。所谓经验，必然是比别人做得更好，必然是有创新发展，有更先进、更优势的地方，所以必须真正通过文字把这些“与众不同”的东西表达总结出来，观点、做法必须新颖。文字形式也要尽量做到新颖，并不是简单的进行素材罗列，包括两个方面：一方面要善于概括大小标题和观点，另一方面要尽量避免那些模式化的东西，那些放之四海而皆准的大道理和套话尽量别用，比如“成立了什么领导小组、加强了组织领导、完善了什么体系、制定了奖罚措施……等等”，尽量少写，一带而过。
（3）实用最关键。经验是用来推广和提供给别人学习借鉴的，必须有一定的实用价值。要根据工作实践的具体情况，总结提炼出有价值的精髓，必须是自己独特的做法，必须是经过检验有效的比较好的做法。这是经验材料的关键所在，否则你总结出的经验没有推广、学习和实用价值，也等于白总结了。所以不能瞎编，不能太虚了，不能凭空捏造和拔得太高。
（4）完善有技巧。这里所说的完善，是指艺术加工。文学是在现实生活原型的基础上进行艺术加工，经验材料也要这样。该修饰的修饰，该削减的削减，该拔高的拔高。经验毕竟不是面面俱到，十全十美，但既然形成文字，就要相对美化一点。工作中没做到或者做得不到位的，可以适当拔高点。经验做法体现在文字上，可以适当加工提炼，能上升到理论高度最好。
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3、事迹材料。注意两方面：（1）针对性。根据材料要求来选材，如果表彰物资管理先进个人，你却大写特写人物是如何抓施工生产和科技攻关的，那就偏题，牛头不对马嘴。（2）典型性。事迹要有确实感人之处，有典型意义，有突出的地方，但要避免一些老套的东西，比如我们工程单位写事迹材料和报告文学时，总喜欢写某人在工地抓工程、抓攻关、抓大干，自己的父母妻子重病了，都没有回去看一眼，甚至老人去世了，都没能赶回去尽孝，这样写觉得不妥，很可能是编的，即使真有其事，也不宜拿这做文章，要人性化一点。（3）题目要新颖，尽量避免俗套。什么老黄牛、活雷锋、几朵金花、铁人、天使、巾帼英雄等等字眼，会让人产生视觉疲劳。
4、汇报材料。上级领导来调研的汇报材料，或为上级机关提供单位综合情况汇报，等等。基本要求是：（1）条理清楚，文字通顺。（2）既要全面，又要详略得当，还要文字精炼。（3）突出亮点。（4）文字、数字、观点别出原则性错误，标点符号、错别字都不能出现，因为代表单位形象。
5、为年鉴、简史、书刊、汇编提供的资料。注意两点：（1）加强责任心。不要因为是给别人提供资料就随便应付。（2）提高专业水平。比如为年鉴提供的资料，是有一定体例规范和标准要求的。大事记一定要是大事。业务工作怎么分类、条目怎么编要懂，文字一定要精炼，不要把工作总结往上一放就了事。所谓年鉴，就是对一个单位一年工作的一个概括性记载，那是在写历史，是很严肃的事情。一年的工作有很多，写多少本书都写不完，所以一定要把主要的东西写进去，不要眉毛胡子一把抓。
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（三）大型工作报告及讲话材料的写作体会
大型工作报告及讲话材料是领导在相关会议或公众场合做报告、讲话或发言的书面材料。这是办公室文字工作的重要组成部分，也是难度相对较大的文字工作。结合多年写作实践，我想主要从“准备、构思、动笔、修改、校对”五个方面来把握。
1、准备。我认为准备阶段是写讲话稿最重要的阶段。准备工作做好了，后面的各个阶段工作就能够一气呵成。俗话说不打无准备之仗，写讲话稿和打仗一样，没有充分的准备是打不了胜仗的。准备阶段做哪些事？
（1）找准角色，准确定位。要了解会议的总体情况，给领导写的讲话稿是什么性质，什么层次，什么角色的讲话稿。了解了这些，你才能确定这个讲话稿的内容、长短和基调。是主报告还是强调性讲话，还是专题发言等等，首先要搞清楚。这是方向问题。比如开经营工作会议，分管经营工作的领导做主报告，主管领导做了强调讲话，还叫一个协助分管经营工作的副职讲话，那讲什么？既不能全面总结和布置经营工作（和主报告冲突），也不能像主管领导那样对经营工作做指导性的宏观强调，更不能讲别的工作。在这种情况下，就应该就经营工作的某个方面做重点强调，或者讲铁路承揽，或者讲路外承揽，或者就下一步经营工作的某个方面重点展开讲，都可以，这样就是对主报告和主管领导讲话的补充和衬托。这就是准确定位。
（2）收集信息，了解情况。要在最短时间内以最快速度和最佳效率收集到跟讲话稿有关的信息资料。根据讲话稿具体情况和要求，要确定你必须收集和掌握哪些方面材料、数据和情况，通过发通知、打电话、登门询问、上网搜索、开座谈会等方式。当然，这些信息还包括你平时掌握和了解的相关信息，平时听到看到的和这个讲话稿有关的信息都要汇总起来，信息量大不大很关键，平时积累信息也很重要，比如平时开会、调研、检查工作或学习过程中了解到什么重要信息，就要记下来，平时聊天中听到领导讲到什么观点，也要记下来，慢慢积累起来，才能丰富你的信息库。
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举个例子，比如写年度工作会的行政工作报告，需要收集掌握哪些信息？①国家的方针政策。国家每年都有新的方针政策，尤其每年的经济工作会议，都有新的精神，国家的经济工作导向，对我们施工企业很重要，必须了解最新的动向。特别是各方面基建形势，必须掌握。②上级的工作会议精神。这很重要，上级的精神必须在本级得到贯彻落实。即使上级的工作会议开在后面，也要通过相关渠道了解主要情况：大致什么形势，下一年的工作重点，兄弟单位的情况，有什么新思路新举措等等。③本单位的年度工作总结情况。各单位的工作总结、调研、座谈等。④下一年重点工作的相关资料。⑤领导层对下一年工作的主要思路，这一点后面将细述。⑥各种经济指标。包括完成数和计划数，这是确定调子和文字表述的前提。
（3）了解领导思路和意图。一方面包括整个领导层的工作思路。不管是全局性的综合会议还是业务性的专题会议，都必须了解领导层对抓好本项工作的总体思路、原则，了解企业的指导性意见和方向性的目标，包括宏观的方针政策，所写的材料必须紧扣这些方针和主题，不能游离于这个框框之外。主要通过参加领导班子务虚会、碰头会、专题研究会和学习相关的文件材料来了解。另一方面，要摸透本材料讲话领导的思路、习惯和要求。每个领导都有每个领导的特点，他对材料的形式、内容、观点、语言组织等方面都可能有不同的要求。给他写材料，首先必须在他那里通得过，就必须了解这些要求，才能对路。这靠两个途径：其一是起草前单独找领导沟通了解，二是靠平时的观察、领会、积累。善于捕捉、领会，及时记录，好记性不如烂笔头。注意开会、座谈、吃饭、闲聊、接送站时领导的言行，捕捉领导的新思路、新观点、新提法，并及时通过各种办法记录下来。
（4）调研。可以通过下工地，深入施工现场，或者与业务部门交流，找主要领导了解情况等方式，收集材料。我们写工作会报告和讲话，如果在时间宽裕的情况下，就开展调研，到下属单位了解情况，掌握第一手资料，提高感性认识；或者找主管、分管领导了解情况和思路；或者找有关部门“采访”，或者在基层召开有关座谈会。
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2、构思。语言学家张志公在《怎样锻炼思路》一文中曾说：“作者的思路是他对客观事物怎样观察、理解、认识的反映。思路不是凭空产生的，而是以客观事物为基础的。客观事物反映在作者头脑里，经过观察、理解、认识的过程，形成了他对这件事物的印象、看法、态度和感情。把这些印象、看法、态度或感情理出一个头绪来，这就是所谓的思路。按照这个思路写成文章，就是所谓的组织结构。”张志公先生所讲的“思路”，实际上就是构思。张先生尽管是阐述文学创作的，但同样也适用于公文写作的构思。
准备工作做好了，掌握大量信息后，就要进入构思阶段了。构思就是对材料的整体结构和内容进行一个框架性的构筑。先是打腹稿。通过对所有跟材料有关的信息进行消化、分析，来考虑这个材料的基调是什么，打算写几个部分，每个部分大体写什么内容，谋篇布局采用什么结构，大概应该写多少字（要根据会议情况定），等等。其次是拟提纲，提纲要有文字稿，除非水平特别高。当然非常简单的讲话稿也可以不拟提纲，直接动笔。主要包括三个方面：一是大标题。大标题一般有两种形式，如果不是主报告，就可以用简易式，“在……会议上的讲话（发言）”。但如果讲话比较长，或者是动员讲话或主报告，就应该采取中心点题式大标题。包括主标题和副标题，主标题既要概括讲话稿的中心内容，又要讲究措辞，要带有鼓动性，有力，或带有一定的导向性、思想性，要有一定的高度、深度，可以一行，也可以两行。尽量精炼，标题不宜太长。一般应该拟两个或两个以上大标题供领导选择。二是小标题。就是讲话稿正文里每个部分前面的标题。几个原则：①先大后小，树枝型展开。②讲究格式统一和文字对称。③讲究艺术性和多样性。同一部分的小标题不要有重复的关键词，不同部分的小标题格式尽量不要完全一样。三是小观点。就是每个标题里讲几层意思，要考虑出一个大概，用一两个词语列出来，动笔写的时候再组织文字。
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3、动笔。就是开始正式写材料，给骨架添加血肉。动笔写的时候首先要身份置换。你给什么领导写讲话稿，就要站在什么领导的高度来思考和组织文字，就假设你是那位领导在讲话。站在他的角度，以他的身份，用他的语气和习惯来写，这样才能符合角色。其次要有全盘观念，脑中对整篇文章的构造、每个部分的大致内容要心中有数，写前面的要考虑到后面的，写后面的要记得前面写的啥，不要错漏，不能重复，不可混乱，全盘把握。再次要详略得当，重点突出。尤其是主报告，要写的内容很多，有时候还必须做到面面俱到，但其中肯定有重点内容，重点的工作，领导想重点讲的部分，就要写深、写细。第四要及时调整。写的过程中有的会发现某段或某个观点或某个例子在这里不合适，放在别的地方更合适，就要及时调整，这一点也要有全盘意识。第五要先易后难，各个击破。不必从头至尾老老实实按顺序写下去，碰到写不下去或素材不足、数据没出来的地方，可以先放一放，先写下面的。过段时间可能正好思路也打开了，素材也有了，数据也出来了，再写这部分不迟。
以上说的动笔的方法。在具体的文字组织上，注意几个细节：
（1）引经据典要慎重，要少而精，贴切。
（2）事例点名要恰当，重点和一般兼顾，不要某个单位印象好、就老点该单位。批评性事例尽量不要点具体单位、具体人。
（3）语气、措辞要讲究，尽量别用绝对化的词语，多用相对性的词语（比如“太差”改成“较差”）。在使用表示程度、数量、性质方面的词语时，要相对“温柔”些，比如点不好的现象，多用“个别、少数、有的”等词，即使现象比较严重，也只用“有些、某些”，避免挫伤积极性。点问题时的措辞尤其要慎重，避免被人抓住把柄，敏感的问题不能体现在文字上。
（4）过渡性、说明性、解释性语言尽量少用。有些观点概括得比较新颖、独特、不易懂，简单解释阐述一下就行。
（5）大小标题的顺序词要规范。一二三（一）（二）（三）123（1）（2）（3）。小观点的顺序词要避免单一，一是，二是，一要，二要，其一，其二，首先，其次，第一，第二。或者不用顺序词，直接用黑体或加粗体把观点标出来。
（6）做到层次清晰。但千万注意树枝不要太多，一二三四里面又展开个一二三四，搞得混乱不清。
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（7）注意首尾呼应，点题。
（8）写好结束语。体现主题，要与大标题相呼应，要有鼓动性、号召性。
4、修改。初稿完成后，应该可以长出一口气了。但修改工作也不能马虎。分三个阶段：首先是自己改一两遍。（1）逐句逐字看一遍，有没有语句不通顺或有歧义的地方。（2）素材是不是都用上了，主要观点是否在文章中都体现了。（3）觉得写得不到位、太轻、太虚的地方要加强和充实，觉得冗长、多余的文字要删除。（4）看看整体结构有没有问题，需不需要调整。其次是交给领导修改，尽量尊重领导的原话原意。再次是征求其他修改意见。有的材料还需要在一定的会议上讨论通过，个别地方还需要征求专业部门的意见。
5、校对。其实修改的过程也是一种校对。这里所说的校对，是指材料复印之前或交给领导上台讲话之前的最后一次校对，这非常重要。这种校对最好由两三个人换手校对，以便消灭个人盲区。一是改错别字。二是精密核对数字、英文字母、专业术语和专用名词，指标数字要和其他领导的讲话统一。三是年月日格式的规范。四是注意大小标题的顺序词和总数有没有错误，因为修改过程中有增减观点的情况，容易忘记调整顺序词和总数。五是看看表达年份的时间词有没有问题。年初报告中“今年、明年、去年”很容易搞混。六是检查字体规范情况，标题、观点和正文，黑体，加粗等。七是细看标点符号有没有错。该句号时别是逗号，引号别有了左边的没右边的。八是看看有没有特别长的段落，特别长的段落最好分段。
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我个人感觉，写好讲话材料，要注意以下几点：一要有思想。思想很关键，蕴含着对某件事情的认知和看法，把思想变成文字，就迈出了最坚实的第一步。写东西之前，不忙动笔，要好好的进行思考。让你去写项目经理年度工作会议讲话，首先你要对项目部全盘工作有最基本的认知，包括哪些工作、什么方面最突出、哪些地方还存在问题、物资设备是如何管理的、成本控制的主要做法是什么、安全质量还存在哪些漏洞、变更索赔的关键点在哪儿、为什么总有一些人的工作积极性调动不起来等等，对这些问题，你都要有一套自己的准确的看法，不怕不会，不懂可以问、可以学，最怕不懂装懂，尽说外行话。因此，思想是一篇讲话材料的灵魂，材料的好坏，直接反映了你自身水平的高低。二要吃得苦。写讲话稿的多数是办公室的同志，而办公室事情都很多，尤其是项目上，白天黑夜随时有事。我们不像大型机关的人，有专门的时间、地点和写作班子来起草材料，我们既不能抛开日常杂事，又要写材料，所以就必须能做到一心二用，闹中取静。就是在处理其它杂事的同时，也要能考虑材料的事，包括开会时，也要结合会议情况考虑材料，比如某个领导讲到的观点正好可以用上，就要记下来，比如会议内容跟材料有关，就要认真听，如果会议不重要，可以利用会议时间整理思路，拟写提纲。不这样做，我们很难在有限的时间内完成材料撰写。特别是白天，可能会有很多电话、来访等，各种干扰很多，必须静得下心来，必须全身心地投入，脑子里想的都是材料的事，甚至上厕所时间也要考虑材料。三要反应快。现在工作节奏快，有时只提前三四天确定会议时间，甚至是当天下午布置，第二天上午就要用，写材料的时间非常紧张，所以必须练就快速反应功，在短时间内怎么来完成材料撰写，还不能质量太差，很有讲究。除了自身具备的素质外，还必须想一些更快捷有效的办法，并善于借助外力。四要勤观察。要做个有心人，多观察、多总结、多积累，信息采集量大有利于写好材料，但怎么采集到更多、更有用的信息也需要一定的技巧。这就要求我们写材料的同志，平时要做个有心人，看到、听到和琢磨到的东西，要随时记录起来，收集积淀，“平时不用功，临时抱佛脚”，这样的修行肯定不行。
以上讲的这些，一部分是理论，但更多的是实践中的体会，并不要求大家照搬照抄、照本宣科，只要能熟记部分，哪怕是被一句话、一个词所触动，我觉得这就达到了本次交流与探讨的目的。水平有限，不到之处，还请大家在交流中予以批评、指正。
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二、公文处理规范与实务

公文管理是企业管理工作的重要窗口，通过这个窗口，直接反映一个企业的管理水平和整体素质。规范和提高公司公文处理程序和水平，是提升公司整体管理水平的重要环节。提高公文处理水平也是各级机关作风整顿的重要内容，只有提高了公司整体管理水平和作风，才有利于公司在竞争激烈的建筑市场中生存和发展。
（一）公文的基本概念
1、公文的概念
前面已经讲过，公文是“公务文书”的简称，是法定作者在公务活动中为了行使某种职权，所使用的一种凭证式记录的信息。可以划分为通用公文和专用公文。通用公文是指党政机关、社会团体、企事业单位普遍使用的应用文。专用公文是指专门职能部门在一定的业务范围内使用的公文文书，具有很强的专业性。这类文种同样含有特定的格式、写作要求和行文关系。常见的主要有司法公文、外交公文、军事公文、经济公文和科技公文。
2、公司的公文
公司系统的公文，是企业实施领导和处理公务的具有法定效力和规范体式的文书，是传达和贯彻党和国家的路线、方针、政策，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告和交流情况的重要工具。《中铁十六局集团有限公司公文处理办法》规定，集团公司系统的公文共有12个文种，即决定、决议、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。这些文种含有特定的格式、写作要求和行文关系。
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（二）公文处理原则和基本流程
1、公文处理的基本原则
实事求是，精简、高效，做到及时、准确、安全。
2、公文处理包括三方面的任务
（1）文件的制发。如文件的撰写、核稿、签发、校对、缮印、监印、封发等。
（2）收文的处理。如文件的签收、登记、分办、拟办、传阅、承办、催办等。
（3）文件的管理。如平时的归档、年终的立卷、查阅、归档等。
3、公文处理的依据
《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》，是全国各级各单位公文处理工作的基本依据。《中国铁建股份有限公司公文处理办法》（中国铁建办〔2010〕138号）、《中铁十六局集团有限公司公文处理办法》（公司办〔2002〕76号 ）是集团公司系统公文处理的主要依据。
（三）公文处理注意事项
1、要明确公文的分类
（1）公文的文种较多，由于体裁不同、所载内容不同、行文方式不同、所发挥的效用不同、其类型划分也就不同。只有掌握了公文的分类属性，才不会出现常识性的公文错误。按照现代公文工作的习惯和需要，对通用公文进行了如下的分类：
①按公文的用途分。即：决定、决议、指示、通告、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。
②按公文的来源分。收文和发文。收文，又叫外来文，也就是机关收到外单位发来的公文，包括上级、平级、下级机关单位发来的公文。发文，即本机关发出的公文。一是对外发出的公文，包括对其上级、平级、下级机关单位发出的所有公文；二是本机关制作并在内部分发使用的公文，如本单位内部的工作计划、工作制度、会议纪要、情况通报等。
③按公文制发机关的性质分。集团公司文件、函，党委文件、函，纪委文件，工会文件，团委文件；公司文件、函，党委文件，纪委、工会、团委文件。
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④按公文办理的时间要求分。即紧急程度分为特急公文、急件公文、常规公文。
⑤按公文的机密程度分。绝密公文、机密公文、秘密公文、普通公文。股份公司还规定了核心商秘、普通商秘两种公文。
⑥按公文的行文方向分。可以分为上行文、下行文、平行文以及通行文。上行文，是下级机关、组织、单位向对其具有领导或指导关系的上级机关报送的公文，如请示、报告、汇报性的简报等。下行文，是上级机关、组织、单位向所属机关、组织、单位以及虽无隶属关系却有指导职能的下级机关、组织、单位下发的公文，如命令、决定、决议、指示、批复及带有指示性质的通知、通报、简报等。平行文，是平级机关、组织、单位或没有隶属关系的机关、组织、单位之间，为协商或通知有关事项而制发的公文，如函等。通行文，是既可以上报，又可以下发，还可以平级送达的公文，如会议纪要，意见等。
公司现行公文按主送行文方向的分类：
①下行文：“决定、决议、指示、通告、通知、通报、批复”七种。
②上行文：“报告、请示”两种。
③平行文：“函”一种。
④通行文：“意见、会议纪要”两种。
2、要正确使用公文种类
《公文处理办法》规定了12个公文种类，并有明确定义。这里重点说明一下常用、容易混淆的文体。
（1）通知与通报的区别。通知和通报都具有知晓性和指导性，其区别主要体现在周知事项上。通知大都要求贯彻执行，适用范围广于通报，周知的事项是具体的，具有一定的约束力；通报重在对重要情况的传达，以使有关单位和人员知晓，一般起到引导、警戒、启发、教育和沟通情况的作用。
（2）报告与请示的区别。虽然前面讲过，但还是要进一步细化强调。它们均属上行文，但也有不同：
①请示属于请求性公文，而报告是陈述性公文，是向上级汇报工作，反映情况或答复问题。请示和报告是两个不相隶属的文种，不能混用、合用。
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②请示须在事前，报告可在事前、事中，多在事后。
③请示“一事一文”，不能写两件或多件。报告中的专题报告也具有单一性，但综合报告可一文多事。
④请示要求上级批准，报告可批可不批，一般不批。
⑤请示只能送给一个单位，不能多头主送，报告可多个单位。
⑥请示必须注明联系人，联系方式，报告不必。
（3）函与信函的区别。函是平行机关或部门，以及不相隶属单位之间联系、洽谈、询问事宜，乃至提出请求的公文。函对发文机关的资格要求很宽松，高层机关、基层机关、党政机关、社会团体、企事业单位均可以发函。函的格式和内容也比较灵活，而且不限于平行行文，运用十分广泛。函与信函公文是实际工作中容易混淆的两个概念。函是公文种类之一，而信函式公文是以信函格式印制的公文。在实际工作中，一些非普发性的公文，如批复、函、通知、通报等，常使用信函格式印发，即所谓的信函式公文。因此，二者属于不同的范畴。函与信函的区别主要在于其行文效能上。函是公文种类之一，与其他公文种类一样具有制发单位权限决定的效力。而便函是一种更为广泛、灵活的文书信件，一般不具有指示、约束和规范作用。
（4）会议纪要。会议纪要是传达会议议定事项和主要精神，要求与会单位共同遵守、执行的公文。它是根据会议的宗旨，按照会议记录、会议文件材料和会议的活动情况，综合加工整理而成的反映会议基本情况和主要精神的纪实性文件，不是简单的会议记录。它的作用是“上呈下达”会议精神，交流情况，指导工作。会议纪要的格式比较宽泛，但一个单位的会议纪要格式要基本一致。目前，公司有总经理办公会议纪要和工程分析会议纪要两种格式。
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3、要尽量符合基本格式
（1）用纸
统一用A4型纸，60—80克复印纸，正反面印刷。
（2）版式
每页22行，每行28字，页码在外侧标注。
（3）装订
左侧装订。
（4）字体
黑色印刷，没有特殊说明的一律用3号仿宋字。
（5）公文格式组成
眉首、主体、版记三大组成部分。
（6）眉首部分的格式
①发文字号：发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。文件头标识下空2行，居中排布，年份、序号用阿拉伯数码标识，年份应用全称，用六角括号“〔〕”插入，序号不编虚位，也就是不编001，不加“第”字。
②签发人：上行文需标识签发人的姓名，平行排列于发文字号的右侧。发文字号居左空一字，签发人居右空一字，签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。
（7）主体部分的格式
①公文标题：红色反线下空一行，2号标宋，两行以上的标题不能等长。
②主送机关：标题下空1行，左侧顶格，3号仿宋。
③公文正文：主送机关名称下空一行，每段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。正文一般不插入表格、图片、曲线图。
④附件：是公文正文的补充或参考材料，在正文下空一行，左空2字，用3号仿宋字标识“附件：”，附件序号用阿拉伯数字，附件名称后不加标点符号。
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⑤成文时间：署领导人签发日期或会议通过日期，如联合行文，以最后一个领导签发日期为准。党的机关成文日期用阿拉伯数字，右空两个字，要落发文机关的名称。行政机关成文日期用中文大写年月日，右空4个字。
（8）版记部分的格式
①主题词：用3号黑体，居左顶格，词目用3号小标宋体，词目之间空一字，要加粗。
②抄送：主题词下一行，左空一字。党发文件要左顶格。3号仿宋。
③印发机关及时间：抄送机关之下，印发机关左空1字，印发时间右空1字，使用阿拉伯数字。
4、努力减少不规范行文
（1）要严密审核发文
公文送领导签发前，需经“两办”进行审核。负责核稿的人员，必依据《公文处理办法》和《细则》，及时审核，严格把关。审核的重点是：
①行文，是否确需行文，行文方式是否恰当。
②政策，是否符合党和国家的方针、政策；是否符合行文规则和发文办理的有关要求；新出台的政策规定有无依据、有无说明，是否切实可行；与本部门和有关部门的相关规定有无矛盾；涉及其他部门职权范围的事项，是否经过协商，分歧意见是否一致，会签单位是否齐全，是否符合拟制公文的有关要求等。
③格式。是否符合《公文处理办法》和《细则》的有关规定，文种是否恰当；文稿结构是否符合公文写作要求。
④文字。表述是否规范，包括字、词、标点、语句和逻辑结构是否准确、合理；计量单位是否符合国家标准；行文、数字、层次、序数、用笔用墨是否规范。
（2）对问题高发区尤其要多加小心
从公司内部行文情况看，起草和审核公文时要特别注意：
①上行文要特别注意合规。（签发人是否具备签发资格；要有联系人，联系方式；不能越级；分清“请示”、“报告”，一事一文；主送单位必须标上级单位，不能直接报业务部门；附件要标全、附全；不能有明显的文字性错误；必须送两办文书部门等。）
②标题必须合规（完整、准确、简洁）。
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③文体、字号、版面要基本合规。
④用章要符合标准（上行文标注日期党政有别，骑年跨月、五角星朝上）。
⑤主题词不要出笑话（3-5个，尽量用主题词表的，用实词以名词为主，不必非从标题上摘抄）。
主题词又叫关键词。它是指公文中代表其内容特征的、最能说明问题的、起关键作用的词。公文主题词，是为了给计算机进行公文信息处理（存贮和检索公文）提供标识。主题词是办公现代化的产物，它主要供制作公文索引和电子计算机检索之用。《中国共产党机关公文处理条例》第八条和《国家行政机关公文处理办法》第十条第十二项都明确指出，上报的公文，应按照上级要求和公文主题词表的规定标注主题词。因此，任何单位在上报公文时，除了参照自身的公文主题词表外，更要按照上级机关的主题词表来进行标注；如是下发公文，还得使用自身的主题词表。
（3）公文传送要及时准确
①公文传阅要坚持两种途径并用。下一步公司OA办公系统也将逐步推广。纸质公文和电子公文将长期并存，并将逐步向网络办公过渡，在过渡期内，文档人员必须坚持两条途径同时传递，确保领导和部门及时看到公文，及时办理。特别是要注意下载上行文时要收阅齐全，正文、附件一个不能少、一页不能丢。
②要坚持按程序分送。各单位接到公文后，要按照程序做好收发登记，根据公文的内容及时分送本单位业务对口部门，文档员拿不准的要及时向办公室主任汇报确定承办部门，由承办部门拿出落实意见后再向分管领导汇报，不能来了文件就找主管，这样往往容易误事，导致办事效率低下。
③申请使用上级公章授权的必须归口办理。投标招标、贷款担保、信贷保函、借款申请、法律案件授权等，必须先由各单位主管领导在《公章使用审批表》上签字，再报上级业务部门签署意见后，由具有相应权力的领导签字批准办理，不能直接拿到文书部门要求用印。