某工程公司质量管理体系文件之文件控制程序

1、目的
对与质量、环境和职业健康安全管理体系运行有关的文件进行控制,确保公司对质量、职业健康安全和环境管理体系运行中各相关场所能够及时获得所需文件的有效版本,防止误用作废文件。
2、适用范围
适用于公司质量、职业健康安全和环境管理体系运行中有关外来和内编文件的控制。
3、术语和定义
3.1本程序采用GB/T19001--2008、GB/T24001--2004、OHSAS18001--2007标准和公司《管理手册》中的术语和定义。
3.2 文件管理部门——公司办公室和各单位综合办公室。
3.3 文件——质量、职业健康安全和环境管理体系运行中所形成的与质量、环境、健康安全有关的信息及其承载媒体。可以采用纸介（文字）或任何形式、类型的媒体（如光盘、软盘、电子邮件、音像带等）。
3.4 内编文件——公司内部编制的文件。
3.5 外来文件——政府或上级机关颁发的有关法令、法规、政策等文件；公司采用或执行的规范、规则、技术标准等；以及顾客和其他相关方提供的资料、来函及传真件等。
4、职责
4.1公司办公室是公司文件控制的主管部门，指导、监督公司行政文件的控制和管理。并负责质量管理、职业健康安全和环境管理体系文件的控制和管理。
4.2施工技术部负责技术类文件的管理和控制，并核查下属技术部门所使用技术文件的有效性。
4.3各职能部室负责业务范围内相关内编文件及外来文件的控制与管理。
4.4各单位负责专用文件和发至本单位的内编文件及外来文件的控制与管理。
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5、工作程序
5.1 文件分类
5.1.1体系文件包括管理手册、程序文件、与质量、职业健康安全和环境管理体系运行有关的管理办法、方案等。
5.1.2技术类文件包括标准图纸、技术交底、变更设计、施工组织设计、施工方案、项目质量计划、作业指导书、工艺标准、施工规范、评定标准、产品标准等。
5.1.3合同类文件包括工程施工合同、施工协议、分供合同(工程分包合同、劳务合同、物资购销合同)等。
5.1.4管理类文件包括与质量、职业健康安全及环境管理体系运行有关的其他内编、外来文件和法律法规。
5.2工作流程图

工作流程图

5.3文件编写
5.3.1文件由各职能部室按照各自的业务范围、管理职责负责编写。
5.3.2各类文件按公司《公文处理办法》进行编写，应符合相应的国家标准、法律法规、规范和上级有关规定，以及公司章程。
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5.4文件的审批
5.4.1文件拟制部门负责人对文件初步审核后，由公司办公室对文件的格式、内容进行统一核稿(文件内容涉及其它部室时，由相关部室会签)，报分管该部室业务的公司领导或总经理审核后批准发布。必要时，报公司董事会审批。
5.4.2每年各业务部门要对年度使用的文件进行评审，并保留评审记录，以确定是否需要更新。若更改则文件须经再次批准。
5.4.3各单位文件的编制和审批，由各单位结合公司有关要求，根据职责划分自行规定。
5.5文件的打印、编号与标识
5.5.1文件经批准后，交打字室统一打印；打印前对文件名、文件号、拟稿部室、拟稿人、交印日期和审批人、打印人进行登记。
5.5.2文件号由部门简称加年份全称加文件顺序号组成。年份、序号用阿拉伯数码；年份用六角括号（[ ]）括起，序号不编虚位，不加“第”字。
5.5.3记录作为文件的一种，以附件形式出现。如附件不能与正文一起装订，应在附件首面第一行标识发文字号。如有多个附件，标识格式为“文件号—附件总数—序号”。
5.5.4以非纸介媒体出现的文件或文件附件，按本程序5.5.2和5.5.3规定，并以标签形式在非纸介媒体文件封面上进行标识说明。
5.5.5内编文件发放时，要在文件首页的右上角以阿拉伯数字标注分发序号，作为文件的受控编号，每份文件的受控编号必须保证其唯一性。
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5.5.6收到外来文件时，要在“收文登记簿”上进行登记，通过文件的印章、文号、落款进行识别。根据文件内容，由责任部门负责交公司领导/其他相关部室传阅，或经审批后复印分发，并控制好分发数量，具体执行本程序5.6条的有关规定。
5.5.7 所有已被替代或作废的文件，必须加盖“作废”印章予以标识。
5.6文件的发放
5.6.1文件和资料发放时由文件拟制部门根据职责范围填写 “文件分发范围清单”，交由文件管理人员按照清单指定的发放范围及时下发。并在“文件发放登记表”上进行登记，领取人签收。
5.6.2文件发放对象不能直接到文件管理部门领取文件时，采取文件外发形式。外发文件一般通过挂号邮寄、传真、电子邮件(限定修改权限)、非纸介形式等。凡外发的文件应进行标识，在“文件发放登记表”上进行登记，并由承办人签字。所有登记要内容清楚，日期准确。
5.6.3保密性文件不得以传真、电子邮件或非纸介的形式发放；通过传真、电子邮件或非纸介收发的文件，由收文单位负责在收到文件后按发文部门实际应发份数进行复制，并在复制件上标注由发文部门统一编注的分发号。
5.6.4新成立的机构/项目部，领用管理体系文件需填写“文件领用申请表”，由公司办公室审批，给予配发。
5.6.5收文单位收到文件，应在“收文登记薄”上登记。收到的文件需二次下发时，按本程序5.6.1和5.6.2条办理。
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5.7文件的更改与换版
5.7.1文件在使用过程中，可随时根据实际情况经审批后对文件进行必要的更改。申请文件更改的单位应向文件主管部门提出书面申请，说明更改原因及更改内容，必要时应附有充分的证据，呈送审批。
5.7.2文件更改的拟定，应获得原文件及其依据资料，禁止未经授权和批准任意更改。
5.7.3文件更改批准后，由文件管理人员及时向该文件的所有使用部室或人员下达文件更改通知，由文件使用部室或人员负责更改；文件更改可以是手改或换页方式，手改应使用蓝黑或炭素笔。
5.7.4文件更改时，与被更改文件相关的所有文件，必须同时进行修改，以保证相关文件的有效性。
5.7.5文件经多次修改或需进行大幅度修改时，应进行换版，确保文件保持清晰、易于识别。
5.8文件的管理
5.8.1有效文件清单
(1)办公室编制“公司有效文件清单”，每年在公司范围内公布一次。
(2)各单位根据公司有效文件清单和文件的具体使用情况，编制自己的有效文件清单，并及时在所属范围内公布。
(3)有效文件清单实行动态管理，各职能部室随时掌握本系统业务范围内各种文件的修订、使用状态，并及时评审其适用性，根据评审结果通知各单位，确保各使用场所得到适用文件的有效版本；同时抄送公司办公室，更改有效文件清单，做好更改记录。
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5.8.2文件的日常管理
(1)各级文件管理人员负责文件的日常管理工作，随时对文件进行整理、分类存放；每年初还要对上年度所管理使用的文件进行细致的清理，按本程序5.8.3条中的规定进行归档或销毁。技术类文件具体执行《技术文件和资料管理办法》。
(2)文件经拟制审核批准发布后，拟制部门应将文件审批件原稿和备份文件交文件管理部门存档。
(3)需要使用文件的部室和人员未领到文件时，应及时到文件管理部门办理领用手续，补发文件应编注新的分发号；受控文件出现破损影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，换发文件沿用原文件的受控编号；文件出现丢失时，责任部门和人员应及时报告文件主管部门，并提出书面申请，经批准后办理重新领取的有关手续。丢失的文件一旦找回，立即上交文件管理部门。
(4)文件使用人员调离岗位时，要及时完整地交回由其使用管理的文件。
(5)受控文件不得随意复印，确需复印必须经文件管理部门的负责人审批，并进行登记，复印文件的发放管理按本程序5.6条中的规定执行。质量、职业健康安全和环境管理体系文件需复印时，需报办公室审批备案。
(6)文件被替代或作废时，各职能部室应拟写文件作废通知，报文件批准发布的公司领导批准后，由文件发放部门按原发放范围发放。各文件使用单位/部门，按本程序5.5.6条要求标识后，单独存放；若因任何原因需要保留作废文件时，由留用部室提出申请，经文件管理部门负责人批准，加盖“作废留用”印章后方可留用。
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(7)项目部或建制单位撤销时，凡公司发受控文件，均需交还原发文部门，并办理移交手续；项目部的其它文件除已列入竣工文件移交或归档的，以及按《记录控制程序》要求移交给职能部室保管的以外，由项目部按作废文件处理。
5.8.3文件的归档、利用与销毁
(1)办公室依据公司《文书档案管理实施细则》、《科技档案管理实施细则》和《公文处理办法》的有关规定，对文件进行归档管理。归档文件必须内容完整齐全，书写工整，字迹、线条清晰，严禁用红色、纯蓝色、圆珠笔、铅笔、复写纸书写或打印；已经更改过的文件，“文件更改通知单” 附在文件后进行归档。
(2)文件归档后，如需借阅按规定到档案馆办理借阅手续，并限期归还。借阅人必须保证案卷的完整与安全，不得转借、拆毁、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。
(3)各单位/部门应定期按归档文件的保管期限（永久、长期、短期）对归档文件进行鉴定，经领导审批后，将作废文件销毁。
6、相关文件及附则
6.1相关文件
6.1.1《公文处理办法》 公司办[2003]73号
6.1.2《文书档案管理实施细则》 公司办[2003]168号
6.1.3《科技档案管理实施细则》 公司办[2003]169号
6.1.4《技术文件和资料管理办法》 公司安质技[2003]144号
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6.2 附则
本程序由公司办公室编制并负责解释。
7、记录
7.1文件分发范围清单 公司办[2010]50号-1
7.2文件发放登记表 公司办[2010]50号-2
7.3有效文件清单 公司办[2010]50号-3
7.4有效文件清单修订增补一览表 公司办[2010]50号-4
7.5文件领用申请表 公司办[2010]50号-5
7.6文件评审记录表 公司办[2010]50号-6
7.7文件更改申请表 公司办[2010]50号-7
7.8文件更改通知单 公司办[2010]50号-8