项目综合管理软件物资管理模块操作经验与工作流定义

2014年3月19日08:32:00
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摘要

项目综合管理软件物资操作经验与工作流定义一、软件(物资部分)操作经验在进行软件录入工作时,必须仔细认真,如有上下两个表格

 项目综合管理软件物资操作经验与工作流定义

一、软件(物资部分)操作经验

在进行软件录入工作时,必须仔细认真,如有上下两个表格必须都填写完毕后方可进行提交审批,对于有两个子表的要完成一个进行保存后方可进行另一个子表的填写。

()物资库管理

1标准物资库由集团公司工程部负责维护,如需增加物资,由子分公司工程部信息管理员负责办理。

2、子分公司负责建立本公司机构物资库,建立时做到机构物资库要与标准物资库结构相对应,即标准物资库的一、二级结构文件夹要有,可在最后一级文件夹中进行物资筛选。

()明确各种计划的物资分类

1、乙类甲控物资指甲方结算,我方不进行验工计价的物资;甲类甲控物资指甲方结算,我方进行验工计价的物资(实际就是甲供物资,具体种类结合铁道部179号文件进行区分,如钢轨、线上料等和179号文之前中标工程的钢材、水泥、钢绞线、锚具等);

2、大宗物资指甲供物资之外的集中采购物资——集团公司和子分公司集采物资,包括在各铁路局二级市场进行招标的物资和局指挥部签订合同的物资;还包括租赁物资和部分项目部拥有采购权限的并签订合同的大量或价值较高物资。

3、其他料指项目部拥有采购权限的零星物资。

()供应商录入

1、供应商为与工程项目发生业务往来的全部供应商,不仅包括签订合同的供应商,还包括供应五金小料的供应商,切记是全部供应商。

2、供应商登记时必须填写供应商全名(工商注册名称)和注册号,其它信息也要全部如实填写。供应商就为经项目部相关人员初评为合格的供应商,因为只有经评审合格的供应商才能与其发生业务往来和结算,否则就成为垃圾信息,既加重录入人员工作也占用电脑资源。

3、供应商黑名单的申请单位采取谁登记谁申请和谁申请撤销的原则。

()此次录入软件的项目内容应为工程开工后全部资料,物资人员应在与财务对完帐的基础上,以71为分界点进行统计工作:

1200971前签订并履行完毕合同的物资按分部分项或核算单元进行统计,并按劳务队伍分劈,准备进行一笔录入入账(如其它材料一批,金额多少;钢材多少吨,金额多少等)。

2200971前签订,目前仍在履行合同的物资,按分部分项或核算单元进行统计并按劳务队伍进行分劈,按物资名称、规格如实提报备料计划每笔都要入账。

3200971后发生的料费的按实际情况提报备料计划、采购计划或采购订单的录入。

()计划制作时注意事项

1、作需招标计划、调拨计划、租赁计划、已招标物资计划和其它材料计划时,要注意计划数量不能超过备料计划数量。

2、需招标采购计划制作选择招标单位时应选择单独核算机构,如集团公司、公司或项目部。

3、集团公司或公司采购权限的物资向该权限机构报计划时应选择物资调拨计划,并在选择供料机构时选用该对应机构。

4、作租赁计划时应从大宗备料计划中选择租赁物资。

5、其它材料采购计划应从其它材料备料计划中选择,其它材料采购订单从其他材料采购计划中选择,注意填写价格和供应商。

6、做招标管理时必须填写投标厂商和价格,如有多家报价应一一填写,软件默认为选择最低价中标。

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(
)物资入出库作业

1、物资入场登记单 作业时要注意入场数量可大于合同数量,但该数量必须为质量验收合格的数量,合格者方可进行入场登记,不合格物资不能进行入场登记。入场数量可大于合同数量,如有附件(合格证、材质单)应扫描上传。如果是集团公司或公司签订采购合同的物资入场时应由项目部人员验收合格后填写书面报表通知集团公司或公司,集团公司或公司人员再进行软件操作录入数据。

2、质量验收单 作业时注意只能选择入场登记合格的物资,不合格物资已不能进行软件退货等处理,需复试物资必须上传试验报告书等附件。

3、物资先到而发票未到时为反映项目该月真实成本,可先进行预点单入库,预点单单价软件已确定为采购合同或采购订单单价,预点后可在采购费用台账中查看物资金额,发票到后再进行预点转点验,预点和点验入库的物资库存种类为普通物资,预点物资不能进行领料出账。

4、点验单作业时:点验单价可以改变而数量不可改变,既不能超过入场登记单数量。点验后可在采购费用台账中查看到物资金额和付款情况。

5、由集团公司或公司签订采购合同的物资向项目部转账时用调出调拨单进行作业,此时调出调拨单的单价和数量都可以修改;项目部用调入调拨单(作用如点验单)进行入库作业。普通库物资可进行调出调拨单和调入调拨单入账。用调入调拨单作账时可以将调出单中的物资调入至不同的成本部位上,但是一定要全部调入,即几个成本部位数量之和=调出调拨单数量。

6、实际的甲供物资当甲方进行结算作业时,项目部用局指挥部或公司的转账单或结算单直接进行甲类甲控入库作业。

7、领料单作业时一定要选择领料作业队和相应成本工作分解部位,这里的成本工作分解部位是主表中作业队参与的成本工作分解部位,也就是说,作业队只能领所在成本部位的物资,该物资为普通库存物资。

8、物资租赁进退场记录作业时要注意进场数量不能大于租赁合同签订的数量,进场日期不能晚于结算日期,退场日期一定晚于进场日期。

9、劳务队伍领料后退料时应用退库单进行作业。单价不能改变只可进行数量改变。

二、工作流定义

为达到项目综合管理软件在全集团公司做到物资作业的统一性、规范性,特公布与管理软件中物资管理工作相关的工作流。此次公布的工作流仅供参考。

()工作流建立说明

1、建立工作流时必须和集团公司、子分公司现行物资管理办法与现场实际相结合,参考集团公司建立的工作流来进行。

2、建立工作流时要注意不要选用会签和自由流程,选择审批人员只能选择一人。建好的工作流先不要启动,要等相应文件建好检查后再启用。

3、此次公布的工作流中体现为责任部门,实际操作中应具体落实到部门责任人员。

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序号

工作流名称

工作流定义

备注

1

不需复验供应商评审

开始点  物资部长审批   结束点

项目采购权限不需试验物资

2

需复验供应商评审

开始点  物资主管审批   结束点

项目采购权限需试验物资

3

供应商评审

开始点  物资主管审批   结束点

公司采购权限需试验物资

4

供应商评审

物资人
  • 本文由 发表于 2014年3月19日08:32:00
匿名

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