第一部分 物资采购质量管理
1、产品资证管理
业务科（物流贸易部）在邀请招（议）标、比价时，须对产品资证进行审核，产品资证不符合要求的供应商不得邀请，对煤安证“一机一证”的物资，验收时须具备有效资证；进口煤安证“按批次办证” 的物资，入井时须具备有效资证。
业务科（物流贸易部）应督促供应商严格按照投标须知要求，对需要资证的物资须在标书中附产品资证明细表。
在日常招（议）标现场，业务科（物流贸易部）须对供应商所提供的资证进行审查，并将情况通报评委。在招（议）标结束后一个工作日内，将需资证物资的中标供应商资料报质量管理科审核。
2、明确技术标准
业务科（物流贸易部）签订合同时，须明确产品现行的国家或行业标准，确保标准准确；对产品标准更新或调整的，及时要求供应商按新标准生产、供应。对存在不同等级、多种材质的产品，须进行明确。
对原材料材质、主要元器件品牌、重量及加工工艺等有特殊要求的产品，应在合同中明确。
合同中约定的产品质保期要准确。对于有储存期要求的产品，要明确产品储存期。
3、掌握采购物资的质量情况
一是招（议）标后对价格调整等情况的，进行质量跟踪。到货后，及时联系相关单位，共同现场查验配置及相关技术参数，对不符合采购要求的作相应处理。
二是参加产品质量监督抽查工作。对物资质量监督抽查过程中发现质量不合格的产品，做好索赔货款及退货工作，同时，做好不合格原因的分析，督促供应商整改提高。
三是深入使用现场，收集产品质量的信息，分析、评价产品质量水平和存在问题。
第二部分 供应商日常管理
1.供应商资质管理。内容：企业法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人授权委托书、代理产品授权证，危险化学品、易制毒品等供应商的经营资质。质量管理科每年定期组织业务科（物流贸易部）对供应商的资质进行审查。通过查验资质原件、登录所属工商部门网站查询或实地考察等方式，掌握供应商资质状况，资质不符合要求的不得开展商务活动。
2. 优化供应商结构。首先，每年新增供应商，按照规模、实力要高于渠道内供应商的原则引进供应商，逐步实现供应商资源优化。第二，梳理独家产品（独家煤安证、独家专利等）及不足3家供应商，积极寻找、引进，促进供应商结构逐步合理。第三，该淘汰的要淘汰。对规模较小、管理不规范、梳理渠道内家数多常发生质量问题的供应商，能淘汰的一律淘汰。
3.建立动态考察供应商机制。相关科室对供应商内部管理、质量管理体系、生产规模等状况不能准确掌握的，须进行动态考察。须考察供应商的硬件方面内容：生产规模、生产设备、检验设备、加工工艺、销售业绩等；须考察供应商的软件方面内容：企业内部管理（文化）、企业资质、产品资证、质量保证能力、人员构成、服务水平等。动态考察结束后，考察单位须按第十七条相关内容如实形成考察报告，对存在管理不规范、质量把关不严等问题的提出处理意见，报质量管理科按相关规定处理。
4. 认真审查供应商基础信息变更。对准入供应商企业名称、法人、委托代理人、地址、账户等基础信息发生变更的，严格按照要求提供相关证明资料。对企业重组、整合、业务调整、生产场所变更等情况的，须进行实地考察，符合要求的方可变更。
5.供应商考评及考评结果应用
（1）定量考评与定性考评
定量：考评采用百分制，内容包括产品质量、产品价格、履约能力、售后服务等项目。
定性：对于存在定量考评相关问题的，在量化考评同时，进行定性考评，视情节轻重，给予相关供应商退货、索赔0.5～3倍货款、暂停3个月采购、暂停6个月采购，直至取消准入资格处理。
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（2）考评的要求
各参评单位必须以事实为依据，坚持公开、公平、公正的原则，认真开展考评工作，并妥善保管考评原始资料备查。
各考评单位须明确一名供应商考评管理人员（以下称考评员）负责考评的具体工作。各考评员针对月度供应商发生的问题，依据相应的考评内容，在《物资管理系统》中及时录入供应商考评的相关信息。对于考评期内工作范围内无问题的，自然月结束前，应通过协同办公平台进行零报告。
（3） 考评结果的应用。
供应商日常动态考评结果作为招（议）标采购的重要依据。
在年度招标和专场招标中，业务科须将供应商上一年度考评得分应用到计算公式中；日常招（议）标时，业务科须在评标过程中向评委通报供应商上年度、本年度至今在本科室日常考评扣分情况及是否存在较大质量、价格、履约能力等不良行为；供应商年度内在本业务科室日常动态考评中，累计扣分每10分延期1个月（已被下文处理的扣分不作统计）支付该供应商在本业务科室当月应支付的所有货款，当月无货款的顺延执行。由业务科发起延期支付货款流程，经质量管理科审核后，提交信息管理科执行。
第三部分 材料员下基层跟踪产品质量的相关要求
为进一步提升材料员下基层工作效能，提高材料员下基层工作质量，现对材料员下基层跟踪产品质量作规范要求，相关事宜通知如下：
一、工作主要内容
基层单位材料员负责业务范围内物资质量信息的收集和质量问题的反馈，并在下基层记录中注明，系统将相关产品质量信息自动反馈质量管理科。
二、操作流程及要求
（一）在物资管理系统材料员采集信息记录中增加了一栏“质量问题反映”。对有质量问题反映的，材料员需进行核实，确定为质量问题后须在反馈内容中注明 “有产品质量问题反映”，并明确使用单位、使用地点、领用时间及物资计划、编码、名称、数量及供应商等相关信息。对无质量问题反映的，材料员须明确“无产品质量问题反映”。
（二）对反映存在质量问题的，材料员须在24小时内完成质量问题反馈。
（三）对确属产品存在质量问题的，基层单位负责人要及时对相关供应商按规定进行考评扣分。
（四）反馈产品质量问题要及时、客观、准确、全面。月度内无产品质量问题反映的，材料员须在每月底以协同办公邮件形式向质量管理科零报告。
（五）质量管理科安排专人监督材料员质量问题反馈的落实情况，通过走访使用单位以及掌握的产品质量信息，对材料员反馈情况进行不定期督查，同时作为质量管理科精细化巡查的重点监管内容之一。
三、考核及问责
对未按规定反馈质量信息的，给予相关人员及单位处理如下：
（一）对未按规定反馈使用过程中产品质量问题的，每次扣3分。
（二）反映质量问题信息有误的，每次扣2分。
（三）月度内无质量问题反映，未零报告的，每次扣2分。
（四）反馈产品质量问题信息填写不认真、不全面的，每次扣1分。
（五）对存在问题供应商考评不到位的，给予责任单位精细化考核，每次扣2分。
（六）经查实，材料员对反映的质量问题隐瞒不报、弄虚作假的，视情节轻重，分别给予罚款200元至500元、调离岗位、待岗3个月处理。
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