关于申请开发公司设备物资管理软件系统的报告

公司领导：
我公司现阶段设备物资管理还停留在初级原始手工记账阶段，设备物资巨大的账务及数据处理工作依然依靠手工或Excel文档处理，各项目部业务管理各自为政现象相当突出，账务处理依靠人员的基本素质和责任心，公司对项目部的管理依赖部门人员的业务判断，上下数据传递存在造假以及编制数据以应付业务检查等现象，公司对项目部的监控远远滞后于项目的实际，造成各种问题不能及时发现。同时项目部业务人员繁琐的账务和数据处理工作也是一个很大的负担，大部分年轻人员整天坐在办公室的电脑前，造成管理与一线现场脱节，核算工作形同虚设，账务处理日清月结亦只是口头上的承诺。
为了彻底改变公司设备物资管理的被动局面，设备物资部需要开发一套适应我公司现实情况的设备物资账务处理及管理软件系统，该软件主要侧重于账务处理。基本方案和作用如下：
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1、 所有点验单、发料单都在系统上开具，打印之后交相关人员签字，系统直接进行账务处理。此功能将大幅度减少项目部人员手工记账的繁琐程度，保证了数据准确，真正做到日清月结。同时公司可以实时查看每个项目部当日的业务处理过程，异常现象一目了然。
2、 在系统中对公司的所有台帐进行统一，大量的数据整理工作都交给系统，公司和项目部可以按照不同的要求查看和保存不同的台帐，查账工作简单明了，漏登漏记、票据丢失、统计错误等现象不会再发生，与财务对账工作将变得简单。
3、 每月底项目设备物资部和工程部输入当月盘点数和设计数量，核算结果自动生成，核算和消耗控制更简单直接，编制数据的情况大幅度减少，异常数据公司可以直接发现并核实，公司对项目部的管控力度将极大的加强。
4、 各种检查、统计、报表工作都在网上进行，公司和项目设备物资部均可以按照自己要求自行设计相关的报表要求，系统自动生成，每月大量的报表工作将变得非常简单，并且数据的准确性得到了加强。
5、 公司机械设备、周转材料、低值易耗品等台帐和实物的管理均在系统中实现，点验、调拨、计提折旧、报废销账处理等均能实时传递，保证了帐物相符，有帐无物的现象将很少出现，机械设备的实时位置和使用状况均可实时查询。
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6、 租赁设备、物资在系统中实时管理，方便了统计和监控，公司的监控力度将得到加强，项目租赁管理将逐步得到规范。
7、 在系统中自动实现对供应商的业绩管理，经过一定时间的运行，公司将能建立自己的供应商评价系统和供应商名录库，有利于公司对设备物资等供应商集中管理，加强公司集中采购管理的力度。
8、 设备物资合同评审和管理工作均在系统中进行，合同台帐管理将变得简单有效。
设备物资管理软件系统的主要作用就是为了化繁为简，将各级设备物资管理人员从账面数据处理中解脱出来，将大量的数据交给系统去精确处理，让大部分业务人员投入到一线实物管理中去。同时公司设备物资部对各项目部的业务管理指导和监控将得到空前的加强，设备物资管理将自动走向规范化和标准化。
总公司现有电子商务平台和局集团公司信息化平台作为项目管理的一部分，其部分功能脱离了项目一线现场的实际，不能满足公司和项目部的细致管理需要。按照设备物资部设想，本系统侧重于一线的原始账务处理，并不与上级的各种信息管理系统冲突，相反是对其的一种补充，实用性亦将更强。上述方案如可行，设备物资部将寻求相关软件开发商依据我公司的需求做一个基本规划并报价。
妥否，呈请公司领导批示。

设备物资部
二〇一二年十二月二十九日