工程项目部如何培养团队精神

2014年3月31日07:43:00
评论
630
摘要

论如何培养工程项目团队精神【摘 要】从工程项目管理理论可知,应根据工程项目的特点,企业管理水平和人员素质来设置项目组织的


某公司综合办公室信息化及办公自动化系统管理工作总结
(XX公司XXX项目综合部)

一 “三件事一核心”
来到XXX综合部时间已久,通一段时期的见习,对于综合服务我感触最深刻的是要做到事前筹备系统化、事中处理模块化,事后检索高效化,“三件事”的核心在于职员对工作的责任感和对细节的充分重视。
事前筹备系统化。系统化筹备需要将完善的自动化办公系统与物质资料系统有机结合起来,电子系统在工作人员指挥下准确提示信息,从而帮助工作人员快速高效完成服务工作。综合部主任、师父王明有着良好的系统计划总结习惯,在他的带领下XXX项目部综合办公室建立了完善的后勤服务电子系统。衣、食、住、行、用等各方面均配备了标准化表格体系,达到了事事有案可查,时时有案可录的水平。这种严谨的日事日毕作风像一支部队的灵魂,未知交战何时至,尖兵已列阵地前!无论日常工作还是迎接上级检查,XXX项目综合部随时可以拿出脍炙人口的内业资料和高效服务为各部门提供信息、服务等面的支持。
事中处理模块化。模块运作是在系统化设计的基础上进行的。服务事务各模块有专人负责,同时又能实现事务与负责人的分离,人与事的对应呈现出固定性基础上的随机性。在成熟系统设计的帮助下,特定模块专人专用,高效分工。XXX项目部综合服务工作事事对表、时时对人,负责人对自己的任务范围非常熟悉;即使负责人因特殊原因不在岗,由其负责的每一项工作都可以在综合服务系统对应模块的辅助下由任一在岗职员独立完成。例如,在经理部供水服务中,综合部职员都可以在供水服务系统的帮助下向需求单位提供服务。由专人负责的库房系统可以实时显示库存各类物资的存量和出入库记录。通过正常的“口头申请——纸介质登记——领用”程序,需水者可以顺利领到水,综合部也可以实时更新出入库记录,对事不对人,既避免了可能出现的纠纷,又保证了综合服务的可持续性。每周一次的数据整理又可以扫去之前工作的遗留问题。相关职工花较少时间完成某一服务工作,实现了综合服务的低成本运行和精确的实时实事归档。
事后检索高效化。完善的筹备和系统化执行确保形成明晰的台账记录和齐全的档案储备,进而促成准确高效的检索。事后进行检查、核对、信息支持时,工作时间即可大大缩短。较高的效率带来心理上的成就感,一定程度上更促成了高效工作的良性循环。
[pagebreak]
二 系统化、模块化的收文处理
在办公室综合服务中,办文是最基本也是最重要的工作环节,我首先接触的办公室服务即办文,因而对此有所体悟,下面即以收文处理为例进行具体阐述。
收文处理包含前后相继的三个模块(如图一),设计收文程序是办文工作的第一模块,这项工作在综合部开始运作时已经完成,各模块设计尤其注重细节,其子模块在实践中不断进行改进、完善。
文件传阅是收文流程的第二模块。师父王明在执行这一模块工作时基本是按以下几步来进行的(如图二):
第一,来文登记、备案,提出拟办意见。收文登记要经过下载、打印、处理单登记、装订、拟办、电子件归档等步骤。经过反复试验、权衡,我认为以下两套方法比较通用。其一,单独处理每份文件,即把同一工作日或同一时段接收的多份文件视为一个模块,每份文件便是一个子模块,各子模块相继单独完成传阅前的收文程序后,作为模块整体的一组文件便可进入上报传阅程序;其二,集成处理来文,即将下载、拟办(“打印→处理单登记→装订→交付拟办”的全过程)、电子件归档等各工序分别作为一个子模块独立运作(“拟办”环节每份文件作为子模块的一个亚模块独立完成,可以有效避免混乱),各子模块相继完成后,来文进入上报传阅环节。而我最初所使用的把所有文件下载后集中打印、集中登记、集中装订、集中交付拟办的的方法经过实践检验,虽然与模块化操作比较相似,但极易造成装订和登记的失误及之后电子归档时的混乱,直接制约办文效率。
第二,上报,传阅。来文处理之后的上报、传阅是收文处理的重中之重,是来文单位信息传达的关键环节,收文程序启动的直接目的即在于此。办公室配备了几个专用文件夹,不同的颜色代表不同的紧急程度。据师姐们讲,办公室收文的传阅效率还有进一步提升的空间。经过几天观察,我发现收文效率受到制约的原因之一是文件传到个别办公室时发生了积压,相关同志没有在阅后及时传出。通过交流发现,这一问题的原因有二。一、办公室相关职员(近期由我负责)没有及时进行传阅监督服务,也没有及时将文件回收;二、相关同事阅后没有进行反馈,也没有进行部门间转递。对此,师父王明主持设计了“XXX项目综合部待办事项与文件传阅台账”,实时更新并与电脑同开关,时刻提醒相关职员未尽事宜,办文效率得到了很大提高,行文周期缩短至一到三天。
第三,核实、归档。核实是“上报、传阅”的补充, 工作人员在文件收回后根据领导签署的意见向相关责任人核实是否知晓文件事宜,确认行文有效后即进入归档环节。归档有三种方式:一是核实毕即归档,其缺点是无法保证某一点时间前的文件全部入档;二是段时间归档,以月、季度或年为单位进行整理,其缺点是耗时较长;三是项目或事件结束后归档,其缺点是工作量巨大,效率低,易出错。王主任要求XXX综合部采用一、二相结合的方式进行归档,并及时装订,把档案工作完成在日常工作中。
[pagebreak]
我的潜意识里,归档完成,文件处理即毕,然而连日来中国中铁、中铁二局股份公司数次检查使我深刻地认识到档案服务的重要性,XXX综合部正是在高效的档案检索系统帮助下向各部门提供支持,完美地通过了检查。所以,完成归档只是文件处理第二模块的终点。之后及时高效的档案信息开发和检索服务是文件处理更加重要的环节,收文流程理所当然地延伸至第三模块——档案综合检索服务。
在三级秘书资格教材中,档案服务被分为档案管理、档案信息开发和档案服务三大板块,这三方面的内容具有前后相继关系,又与收文流程第一模块紧密衔接,前一环节的质量直接决定后一环节的效率。因此档案服务的基础是第一模块尽可能精细的设计、第二模块尽可能合理的分类汇总和第三模块尽可能细致准确的信息开发之间的有机结合,只有形成具备系统化组织的优质信息产品,档案服务工作才会事半功倍。当前,我所接触的档案工作仅限于档案分类及其自动化组织等,尚不能俯视档案工作的全貌,但从师父已经完成的资料来看,分类之细致、编排之务实、装订之讲究,皆是专业档案工作者之风。XXX档案工作能够得到业主、上级的认可具有充足的说服力。
档案服务不以工作量和工作时间为转移,随时可能发生,这要求办公室工作人员必须及时做好即时性信息开发,尽可能缩短长期性信息开发的周期,缩短自动化档案管理系统虚位以待档案产品的时间,使电子管理系统与实物信息紧密结合。
只有三大模块顺序实施完毕,具备向相关部门提供良好的实时信息服务之能力时,收文处理才算告一段落,而信息开发工作仍不能停止,需要在进一步工作实践中继续改进。
目前,综合办公室完整地走好一套收文程序需要二至五天的时间:第一模块毋须再走,第二模块需要一至三天,第三模块一至两天。总体来讲,在多套程序同时运行的情况下,XXX达到这样的收文效率实属不易,但只要人力资源状况得到进一步改善,实现更加高效的收文处理的可能性是存在的。
[pagebreak]
三 责任与细节
以自动化系统为基础的系统化办公具有很大的优越性,但在其前期筹备设计阶段的复杂以及实际应用过程中的繁琐却足以阻挡少数工作人员的脚步。随着社会“精细化”分工的日益加深和保密工作的需要,综合办公人员更加依赖于定做或使用现成的外包文件管理系统。对于时间较短、综合服务规模较小的具体工程项目而言,配备大型服务器并不经济也无必要。文件处理乃至其他自动化办公工作便完全由OFFICE、即时通、工作人员、文件夹组织体系等分担,归根结底,这一切的核心还是人。
解决人负担加重的问题,可以通过减少工作量、改善人力资源配置,提高工作效率等,对于工作条件相对简陋的项目部来讲,增加人力配置是比较现实的选择。但是由于客观原因,这一措施亦较难实现,办公室服务工作的重担便固定地压在几个职员的肩上。倘若没有强烈的责任心和对岗位工作的满腔热情,普通职员很难真正实施“三件事”流程。
在此,我需要引入高中时期的校训——责任•行动•细节,即“以责任立人,以行动实践责任,以细节完善行动”。这一点在师父王明身上得到了体现。师父克服了人力资源缺乏的困难,扛起了XXX项目综合部的“三件事”工作,实现了综合服务事宜的条分缕析。根深则叶茂,项目进场时,他耗费巨大的精力独自编写了繁杂的后勤服务系统,迅速与地方行政、生产、服务等各行各业建立了有效联系,完成了“第一件事”,为后勤工作的顺利开展打下了坚实的基础。
他常讲,奉献是成才的路基。综合部是项目的总后勤部,我们是项目的综合服务员。我们无法直接创造路基施工的奇迹,也无法实现连续梁施工的挂栏、合龙壮举,但我们也是工程人,如果因为同在工区干却不能同见人喝彩就心理不平衡、消极怠工,那么我们失去饭碗的时间便到了。一线施工人站在工程的火线上,我们后勤人站在施工的保障战线上,双螺旋线合璧时,工程才有最高的效率。XXX一分部部综合部在师父的带领下办文从细从速,办事从细从速,办会从细从速,始终没有给火线施工造成消极影响。
见习生座谈会上,他说:“之所以办公室改称综合部,在于我们工作覆盖面之广、服务性之强、细节性之甚。虽然我们不直接参加一线施工,但办文、办事、办会这三项工作稍有差次都将直接影响施工和工程效益。因此,服务意识是综合办公室工作人员履职的首要条件。”工作生活中,他昼毕公关,夜成文采,以身作则,用行动带动综合部职员共同进步。第一次传文时,我的传文周期长达五天,经过师父的耐心努力,今天,我已把传文周期缩短到三天以内,高效时日事日毕。最近的一次写作中,我因一个标点受到了师父的批评。分号作逗号也许在一般情况下不会造成什么影响,但关键之时将生大效用;中文出身,我竟没有把握好这再熟悉不过的细节。我深刻地感受到了师父对待工作和见习生的用心:初入职场,我的业务渐渐上来了;将为人父,他的身体却渐渐下去了;以至于我渐渐可以独立动作仓库系统,他的歌王喉渐渐变成了公鸡嗓。
[pagebreak]
我想,XXX一分部拥有这样的综合部主任,不成事乃异象;我有幸师从X主任,不成人必无为。今后,还有许多需要学习的东西,“责任•行动•细节•奉献”的旗帜已经升起,就一定要让它永远飘扬!

责任重于泰山!可以说,办好“三件事”是综合服务质量的关键,不仅是文职后勤人员办文、办事、办会的准则,也可以对其他部门工作产生积极作用。

二〇一二年九月一日于办公室

  • 我的微信
  • 这是我的微信扫一扫
  • weinxin
  • 我的微信公众号
  • 我的微信公众号扫一扫
  • weinxin
物资人
  • 本文由 发表于 2014年3月31日07:43:00
匿名

发表评论

匿名网友 填写信息

:?: :razz: :sad: :evil: :!: :smile: :oops: :grin: :eek: :shock: :???: :cool: :lol: :mad: :twisted: :roll: :wink: :idea: :arrow: :neutral: :cry: :mrgreen: