如何管理和使用好印章（印章管理和使用办法讲解）

公司办公室 XXX
根据公司办公室系统业务人员培训班安排，在这里我们共同探讨如何管理使用印章，如果有不对的地方请大家批评指正。
一、现在印章使用的基本情况
为汲取“九五”期间因印章使用管理不善造成较多的经济纠纷案的教训，公司近年来加大了公章刻制、使用的管理力度，公司机关严格印章使用审批手续，现在已经形成了规范化、程序化、制度化管理，项目部上场刻制的印章已做好了备案手续，做到了在可控范围之中，项目部撤销及时催促收缴，防止了项目部撤销了，时间长了印章不知道放在什么地方的不良行为。为谨防已撤销的公司项目机构，利用撤销期间的空间，乱盖或留用空白公章现象的发生，公司先后下发了《中铁XXX局集团第XXX工程有限公司印章管理暂行办法》等各项规章制度。
在公章使用管理方面，由于近年来规范了刻制用印程序，严格坚持了审批制度，总的形势有所好转，暂未发现私刻乱盖公章的现象。但这并不能完全肯定不会有问题发生，潜在的问题随时可能会出现。在对外信函的开具上，各级办公室能够严格把关，执行制度，较过去也有了一定的进步。但是，在肯定我们成绩的同时，必须指出，我们在印章刻制、使用管理方面，仍然有不少死角。
比如，仍然存在用印制度坚持不严的现象，有的单位用章不坚持审批制度，仅凭领导一句话就办了，事后问题出来了，无据可查，相互推诿；有的开出空白印章信笺，不进行编号，不进行用印事由登记，未用完的又不能及时收回，埋下了纠纷的隐患；有的意气用事，老乡、同事、上下级之间碍于情面，领导未审批，经办人又不严格把关，私自开具证明；有的印章保管不严，不设专人管理，外出印章不派印章管理人员护送，使用期间又不及时追踪，极有可能给某些人以可乘之机。以上现象的存在，给我们印章管理部门带来了事故的祸源，如果我们不时刻保持一定的警惕性，不严格执行审批制度，没有一个高度负责的精神，听之任之，带来的后果和灾难不是哪一个人，哪一位领导承担得起的，再说严一点，一不小心，就有可能成为历史的罪人。
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希望各位领导、印章管理人员引起高度重视，做这项工作既要有责任心、又要做到服务热心，更要让领导放心，所以不管在什么情况下都不能违背公司有关印章的管理规定和办法，一定要按程序和有关规定做好自己的本职工作，更好地为企业服务。
二、对公章使用管理的几点要求
公章是企业职权的标志，在企业管理、生产经营活动中发挥着特殊的作用，是企业无声的代言人。历代帝王将相把印章都看作至高无上和权力的象征，谁得到了它，谁就拥有一切。我们现在的印章虽然不象过去那样荣耀，但它的地位和作用在法律规定的范围内是其它东西不能比拟的。
因此，各级办公室主任、印章管理人员，既要看到肩上的重担，又要看到我们身上的责任；既要看到你的伟大，又要看到你的平凡，我们只有脚踏实地，按章办事，不循私情，才能对得起单位的领导和单位的职工，也对得起自己，让大家放心，自己安心。为此，关于加强印章管理方面，强调两点要求。
（一）严格印章的制发启用程序
正式批准成立的公司所属单位（含公司管项目部），其正式印章由办公室根据公司下发的成立文件统一刻制。新成立的项目部，按管理权限由主管单位提出书面申请，报公司人力资源部，领导批准后，由公司办公室办理刻制手续，到公安部门备案后到指定的单位制作；因地域、文字限制（象新疆等地）经公司批准后，由公司委托持公司有关证明到所在地刻制。外部劳务施工队一律不许纳入内部编制序列，以中铁XXX局集团第XXX工程有限公司字头刻制印章。对伪造印章和使用伪造印章者依法惩处。印章刻制完毕，必须由公司办公室填制“中铁XXX局集团第XXX工程有限公司印章使用管理表”留取印模备案登记后，办理领取手续完备后方可正式启使用。
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（二）加强印章的管理和使用程序
1、印章的保管。单位公章、领导手章必须由综合办设专人负责，保管人员必须明确保管、使用印章的制度和纪律，以保证印章的绝对安全和正常使用。所有印章必须置于保险柜中，不准将印章带至家中或其它地方。确因工作需要，需将印章带出的，要经主管领导批准，办公室或印章管理人员护送。节假日须将所管印章进行密封，如发现保管印章有异常情况或丢失，应立即向单位领导及有关部门报告，查明情况，及时处理。
2、印章的使用。使用印章一定要严格制度，由专管人员负责，其他人员不得擅自动用。如专管人员外出，由主管领导（办公室主任）指定临时代管人代管。使用印章必须填写“使用印章呈批表”，详细填写用章单位、时间、事由及用章类别、数量和经办人，经领导审批签字后方可用章，并做到一事一登记。印章保管员对用印文书内容要认真审阅，尤其是对一些证明材料、合同协议、重要报表等更要审阅清楚。
3、信函、文电、证件用印管理。凡以公司名义发出的文电，必须经公司领导在原稿上签字批准后，按照文书部门核定的份数盖章。投标招标工作中需加盖的印章，必须经公司领导签字同意，由经营部归口承办。凡办理贷款担保、贷款申请、借款申请等需加盖公司印章的，必须经公司主管领导签字同意，需盖领导名章的，必须经领导本人同意，由财务部归口承办。
凡因经济纠纷引起法律诉讼，需起诉或应诉，需办理法人委托书的必须经公司法人批准，由法律合规部门归口承办。以公司名义与有关单位联系工作的介绍信，必须经公司领导签字批准后盖章。介绍信必须填写清楚，一事一用，并注明有效日期。空白介绍信严禁外流使用，特殊情况需使用空白介绍信的，必须经公司领导批准并严格控制使用份数。凡属处发的各类证书、奖状等，需盖公司印章的，必须经公司领导签字批准。对纯属业务性的事项需使用公司印章时，必须持有关批件和证明材料，并经机关业务部门签署意见，方可办理盖章手续。
4、我们在过去的工作中发生过的几种情况。由于管理使用不当出现的问题，如原修理厂由于管理不善，将盖有公章的空白介绍信给不法分子拿到，他们就在上面写成了欠条，最终给我们造成了20多万元的经济损失；所以大家要引以为戒，证明、介绍信要将内容写明后再加盖印章，如果因工作特殊需要的，要将盖有印章的证明、介绍信专人保管好，不要随便乱放，尽量减少风险，要做好有效控制。另外，发现私自刻制印章造成本单位损失的要追究其刑事责任，如1998年我单位有一位黄某某职工私刻印章，对单位造成了损失最终追究其刑事责任，开除了公职。再有，有些人法律意识不强，不按规定办事，没有领导的批示就在合同上盖章，给单位也造成了一定的损失，最后也追究了责任。
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还有外单位别有用心的人打着我公司的旗号，刻制我公司印章与业主签订合同，由于自己没有施工能力，拖延了工期，业主找到我单位要求赔偿，在这种的情况下我们积极应对查找有利因素，首先看印模是否与我们的一致，如果相差不多，形象很迫真的话，我们要到公安机关进行文字鉴定，该枚印章不是“中铁XXX局集团第XXX工程有限公司”在公安局备案的印章，是私刻假印章，最终他们自己放弃。
现在给大家讲《公司印章管理暂行办法》
一、总 则
第一条　为做好公司印章使用、管理工作，使之程序化、规范化、制度化。
第XXX条　印章是代表单位行使职权的一种凭信和标志，在企业管理、生产经营活动中发挥着特殊的作用，管理、使用好印章是各级领导和办公室的一项重要工作职责。
第三条　印章大致分为正式印章、专用印章、钢印、手印和名章等。
第四条　各级办公室是印章的主管部门，综合办主任是直接责任人，是大家工作职责中的一部分，我们要认真细致的做好此项工作。
二、印章的制发
第五条　印章的刻制
一、公司本级及集团公司托管项目印章由集团公司制发。
XXX、公司所属各单位、项目部及机关各部室的印章由公司办公室统一制发。
三、各单位或部门刻制印章必须先向公司办公室提出申请，经公司领导审批同意后，到公安部门指定的制作单位刻制。
四、在外地施工的单位刻制印章，因当地有关部门有特殊要求的，可报请公司批准，持公司相关证明，到当地公安部门指定的制作单位刻制。
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五、公司使用的外部劳务施工队，按照上级有关规定，严禁刻制贯有公司名称的印章。
第六条　印章的规格和式样
一、除特殊规定外，所有印章一律为圆形。
XXX、公司印章，直径4.2厘米，图形为五角星，机关名称在正五角星外自左而右环行。
三、公司所属各单位、项目部印章，直径4.0厘米，图形为五角星，单位名称在正五角星外从左而右环行。
四、公司机关各部室，直径4.0厘米，图形为五角星，印文是在徽记外自左而右环行，部门名称印文在正五角星徽记下端自左而右横行。
五、财务专用章规格按相关规定要求制作，一般直径为3.2或3.5厘米。
第七条　印章的名称和印文
一、印章所刊名称，应为本单位的法定名称，不得使用非规范化的简称。
XXX、印章的印文，应使用汉文宋体字和国家公布实行的简化字。
第八条　印章的颁发和启用。印章刻制完毕，必须由公司档案馆留取印模登记备案，并且办理领取手续后，方可正式启用。
一、公司及分支机构启用印章，由公司发正式启用通知，通知的发放范围视该印章的使用范围而定。
XXX、公司所属临时机构启用印章，自领取之日起正式启用。
三、印章的管理与使用
第九条　印章的保管。公司的行政、党委印章，公司领导人的手章，分别由公司档案馆和党委工作部专人保管。公司各部（室）及所属单位的正式、专用章分别由综合办公室和业务部门设专人保管，以保证印章的安全和正常使用。
一、刻制印章的单位和部门，须严格印章的刻制和发送手续，以防作弊。印章保管人员必须明确工作职责，熟悉印章管理、使用制度和纪律。
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二、所有印章必须置于保险柜中，不准将印章带至家中或其它地方。确因工作需要，需将印章带出的，要报经单位主管领导批准，并明确专人妥为保管。
三、印章保管人对所保管的印章，要经常检查，定期清洗，细心保护，保证印章良好的使用效果。
四、如发现印章有异常情况或丢失，应立即采取相应措施，同时向单位领导报告，查明原因，及时处理。必要时，报告公安部门协助调查和查找。
第十条　印章的使用。各单位要严格印章使用审批制度。使用印章必须经单位主管领导或其指定的负责人批准后方可用印，并认真履行好审批登记手续。
一、使用印章，均由印章专管人员负责，其他人员不得擅自动用。如专管人员外出或其他原因，由主管领导指定临时代管人负责。
二、凡是以公司名义发出的文电，必须经公司领导在原稿上签字批准后，按照发文部门核定的份数盖章。
三、对外交往使用公司印章，须先到公司档案馆填写使用印章审批表，由公司业务部门签署意见，再呈公司主管或分管领导审批。各单位、项目部、机关各部室使用印章，由单位主管或部室负责人审批，也可授权分管人员批准。批准人要有文字批准手续，并妥善保存备查。
四、填写用印审批表必须字迹清晰，项目齐全。内容包括用印时间、单位、用章事由、使用印章类别、数量，以及批准人、经办人、用印人姓名等。
五、盖印人盖出的各种印章，位置要恰当，做到上不压正文，下压年、月、日四至五个字（即要骑年盖月）。印模要端正，图形要清晰。
四、印章的停用
第十一条　由于机构变动、式样改变或工程结束以及其它原因造成印章作废停用，须认真负责地办理好交接手续，做好各项停用工作。
一、作废停用的印章，由使用单位按照原始印模登记表清查全部印章，将印章的名称、刻制时间、使用单位及负责人、保管人，停用原因、时间进行详细登记造册，上缴公司办公室统一进行封存或销毁。单位领导人的手章退还本人。
XXX、工程已完工含待结算的项目，要先将本项目使用的所有印章造表上交公司办公室代为保管。如需使用印章，执行本办法第十条有关规定。
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五、信证用印管理
第十XXX条　印章除用于公文外，平时多用于开具介绍信、证明和各种凭证。
一、介绍信、证明的管理。介绍信、证明由公司办公室负责保管，开具介绍信要认真履行审批手续，一事一用，并注明有效期。严格控制发出空白介绍信。介绍信、证明的存根要进行存档，保存期为五年。因情况变化，没有使用的介绍信的要立即退回填发部门，将其贴在存根处，并写明原因。如介绍信丢失，领取人应立即报告，及时采取相应措施。
XXX、凭证管理。任何凭证（包括企业资质等各种证明材料）用印都必须经单位领导或业务部门领导批准，并做好登记，坚决杜绝未经审批私自办理。
六、奖　惩
第十三条　各单位和部门要加强印章的日常管理使用工作，对违反印章管理使用审批程序，有下列行为之一者，无论是否发生不良法律后果，均追究单位负责人和保管人员的责任，并视情节给予相应的行政处分和经济处罚。具体执行《中铁XXX局资产保全监管办法》和《中铁XXX局集团公司管理人员违纪违规行为处分规定》（试行）。
（一）因管理不善将印章丢失，导致被盗盖或非法使用的。
（XXX）未经批准擅自使用印章或将印章转借他人的。
（三）伪造或变造单位印章的。
（四）因工程结束、机构撤销等原因，不按要求上缴印章的。
第十四条　对在印章管理工作中做出突出成绩的单位和个人，给予表彰和奖励。
最后强调的一点就是大家要以高度的责任心，让领导和同志们放心，自己安心，按程序化、规范化、制度化做好自己的本职工作，贡献自己的微薄力量，让我们中铁XXX局集团第XXX工程有限公司这个团队创造新的辉煌，我们的明天更美好。谢谢大家！