如何管理和使用好印章(印章管理和使用办法讲解)

2012年12月14日09:09:00
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如何管理使用好印章(印章管理和使用办法讲解)公司办公室 XXX根据公司办公室系统业务人员培训班安排,在这里我们共同探讨如何管

如何管理使用好印章(印章管理和使用办法讲解)

公司办公室 XXX
根据公司办公室系统业务人员培训班安排,在这里我们共同探讨如何管理使用印章,如果有不对的地方请大家批评指正。
一、现在印章使用的基本情况
为汲取“九五”期间因印章使用管理不善造成较多的经济纠纷案的教训,公司近年来加大了公章刻制、使用的管理力度,公司机关严格印章使用审批手续,现在已经形成了规范化、程序化、制度化管理,项目部上场刻制的印章已做好了备案手续,做到了在可控范围之中,项目部撤销及时催促收缴,防止了项目部撤销了,时间长了印章不知道放在什么地方的不良行为。为谨防已撤销的公司项目机构,利用撤销期间的空间,乱盖或留用空白公章现象的发生,公司先后下发了《中铁XXX局集团第XXX工程有限公司印章管理暂行办法》等各项规章制度。
在公章使用管理方面,由于近年来规范了刻制用印程序,严格坚持了审批制度,总的形势有所好转,暂未发现私刻乱盖公章的现象。但这并不能完全肯定不会有问题发生,潜在的问题随时可能会出现。在对外信函的开具上,各级办公室能够严格把关,执行制度,较过去也有了一定的进步。但是,在肯定我们成绩的同时,必须指出,我们在印章刻制、使用管理方面,仍然有不少死角。
比如,仍然存在用印制度坚持不严的现象,有的单位用章不坚持审批制度,仅凭领导一句话就办了,事后问题出来了,无据可查,相互推诿;有的开出空白印章信笺,不进行编号,不进行用印事由登记,未用完的又不能及时收回,埋下了纠纷的隐患;有的意气用事,老乡、同事、上下级之间碍于情面,领导未审批,经办人又不严格把关,私自开具证明;有的印章保管不严,不设专人管理,外出印章不派印章管理人员护送,使用期间又不及时追踪,极有可能给某些人以可乘之机。以上现象的存在,给我们印章管理部门带来了事故的祸源,如果我们不时刻保持一定的警惕性,不严格执行审批制度,没有一个高度负责的精神,听之任之,带来的后果和灾难不是哪一个人,哪一位领导承担得起的,再说严一点,一不小心,就有可能成为历史的罪人。
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希望各位领导、印章管理人员引起高度重视,做这项工作既要有责任心、又要做到服务热心,更要让领导放心,所以不管在什么情况下都不能违背公司有关印章的管理规定和办法,一定要按程序和有关规定做好自己的本职工作,更好地为企业服务。
二、对公章使用管理的几点要求
公章是企业职权的标志,在企业管理、生产经营活动中发挥着特殊的作用,是企业无声的代言人。历代帝王将相把印章都看作至高无上和权力的象征,谁得到了它,谁就拥有一切。我们现在的印章虽然不象过去那样荣耀,但它的地位和作用在法律规定的范围内是其它东西不能比拟的。
因此,各级办公室主任、印章管理人员,既要看到肩上的重担,又要看到我们身上的责任;既要看到你的伟大,又要看到你的平凡,我们只有脚踏实地,按章办事,不循私情,才能对得起单位的领导和单位的职工,也对得起自己,让大家放心,自己安心。为此,关于加强印章管理方面,强调两点要求。
(一)严格印章的制发启用程序
正式批准成立的公司所属单位(含公司管项目部),其正式印章由办公室根据公司下发的成立文件统一刻制。新成立的项目部,按管理权限由主管单位提出书面申请,报公司人力资源部,领导批准后,由公司办公室办理刻制手续,到公安部门备案后到指定的单位制作;因地域、文字限制(象新疆等地)经公司批准后,由公司委托持公司有关证明到所在地刻制。外部劳务施工队一律不许纳入内部编制序列,以中铁XXX局集团第XXX工程有限公司字头刻制印章。对伪造印章和使用伪造印章者依法惩处。印章刻制完毕,必须由公司办公室填制“中铁XXX局集团第XXX工程有限公司印章使用管理表”留取印模备案登记后,办理领取手续完备后方可正式启使用。
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(二)加强印章的管理和使用程序
1、印章的保管。单位公章、领导手章必须由综合办设专人负责,保管人员必须明确保管、使用印章的制度和纪律,以保证印章的绝对安全和正常使用。所有印章必须置于保险柜中,不准将印章带至家中或其它地方。确因工作需要,需将印章带出的,要经主管领导批准,办公室或印章管理人员护送。节假日须将所管印章进行密封,如发现保管印章有异常情况或丢失,应立即向单位领导及有关部门报告,查明情况,及时处理。
2、印章的使用。使用印章一定要严格制度,由专管人员负责,其他人员不得擅自动用。如专管人员外出,由主管领导(办公室主任)指定临时代管人代管。使用印章必须填写“使用印章呈批表”,详细填写用章单位、时间、事由及用章类别、数量和经办人,经领导审批签字后方可用章,并做到一事一登记。印章保管员对用印文书内容要认真审阅,尤其是对一些证明材料、合同协议、重要报表等更要审阅清楚。
3、信函、文电、证件用印管理。凡以公司名义发出的文电,必须经公司领导在原稿上签字批准后,按照文书部门核定的份数盖章。投标招标工作中需加盖的印章,必须经公司领导签字同意,由经营部归口承办。凡办理贷款担保、贷款申请、借款申请等需加盖公司印章的,必须经公司主管领导签字同意,需盖领导名章的,必须经领导本人同意,由财务部归口承办。
凡因经济纠纷引起法律诉讼,需起诉或应诉,需办理法人委托书的必须经公司法人批准,由法律合规部门归口承办。以公司名义与有关单位联系工作的介绍信,必须经公司领导签字批准后盖章。介绍信必须填写清楚,一事一用,并注明有效日期。空白介绍信严禁外流使用,特殊情况需使用空白介绍信的,必须经公司领导批准并严格控制使用份数。凡属处发的各类证书、奖状等,需盖公司印章的,必须经公司领导签字批准。对纯属业务性的事项需使用公司印章时,必须持有关批件和证明材料,并经机关业务部门签署意见,方可办理盖章手续。
4、我们在过去的工作中发生过的几种情况。由于管理使用不当出现的问题,如原修理厂由于管理不善,将盖有公章的空白介绍信给不法分子拿到,他们就在上面写成了欠条,最终给我们造成了20多万元的经济损失;所以大家要引以为戒,证明、介绍信要将内容写明后再加盖印章,如果因工作特殊需要的,要将盖有印章的证明、介绍信专人保管好,不要随便乱放,尽量减少风险,要做好有效控制。另外,发现私自刻制印章造成本单位损失的要追究其刑事责任,如1998年我单位有一位黄某某职工私刻印章,对单位造成了损失最终追究其刑事责任,开除了公职。再有,有些人法律意识不强,不按规定办事,没有领导的批示就在合同上盖章,给单位也造成了一定的损失,最后也追究了责任。
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还有外单位别有用心的人打着我公司的旗号,刻制我公司印章与业主签订合同,由于自己没有施工能力,拖延了工期,业主找到我单位要求赔偿,在这种的情况下我们积极应对查找有利因素,首先看印模是否与我们的一致,如果相差不多,形象很迫真的话,我们要到公安机关进行文字鉴定,该枚印章不是“中铁XXX局集团第XXX工程有限公司”在公安局备案的印章,是私刻假印章,最终他们自己放弃。
现在给大家讲《公司印章管理暂行办法》
一、总 则
第一条 为做好公司印章使用、管理工作,使之程序化、规范化、制度化。
第XXX条 印章是代表单位行使职权的一种凭信和标志,在企业管理、生产经营活动中发挥着特殊的作用,管理、使用好印章是各级领导和办公室的一项重要工作职责。
第三条 印章大致分为正式印章、专用印章、钢印、手印和名章等。
第四条 各级办公室是印章的主管部门,综合办主任是直接责任人,是大家工作职责中的一部分,我们要认真细致的做好此项工作。
二、印章的制发
第五条 印章的刻制
一、公司本级及集团公司托管项目印章由集团公司制发。
XXX、公司所属各单位、项目部及机关各部室的印章由公司办公室统一制发。
三、各单位或部门刻制印章必须先向公司办公室提出申请,经公司领导审批同意后,到公安部门指定的制作单位刻制。
四、在外地施工的单位刻制印章,因当地有关部门有特殊要求的,可报请公司批准,持公司相关证明,到当地公安部门指定的制作单位刻制。
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五、公司使用的外部劳务施工队,按照上级有关规定,严禁刻制贯有公司名称的印章。
第六条 印章的规格和式样
一、除特殊规定外,所有印章一律为圆形。
XXX、公司印章,直径4.2厘米,图形为五角星,机关名称在正五角星外自左而右环行。
三、公司所属各单位、项目部印章,直径4.0厘米,图形为五角星,单位名称在正五角星外从左而右环行。
四、公司机关各部室,直径4.0厘米,图形为五角星,印文是在徽记外自左而右环行,部门名称印文在正五角星徽记下端自左而右横行。
五、财务专用章规格按相关规定要求制作,一般直径为3.2或3.5厘米。
第七条 印章的名称和印文
一、印章所刊名称,应为本单位的法定名称,不得使用非规范化的简称。
XXX、印章的印文,应使用汉文宋体字和国家公布实行的简化字。
第八条 印章的颁发和启用。印章刻制完毕,必须由公司档案馆留取印模登记备案,并且办理领取手续后,方可正式启用。
一、公司及分支机构启用印章,由公司发正式启用通知,通知的发放范围视该印章的使用范围而定。
XXX、公司所属临时机构启用印章,自领取之日起正式启用。
三、印章的管理与使用
第九条 印章的保管。公司的行政、党委印章,公司领导人的手章,分别由公司档案馆和党委工作部专人保管。公司各部(室)及所属单位的正式、专用章分别由综合办公室和业务部门设专人保管,以保证印章的安全和正常使用。
一、刻制印章的单位和部门,须严格印章的刻制和发送手续,以防作弊。印章保管人员必须明确工作职责,熟悉印章管理、使用制度和纪律。
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二、所有印章必须置于保险柜中,不准将印章带至家中或其它地方。确因工作需要,需将印章带出的,要报经单位主管领导批准,并明确专人妥为保管。
三、印章保管人对所保管的印章,要经常检查,定期清洗,细心保护,保证印章良好的使用效果。
四、如发现印章有异常情况或丢失,应立即采取相应措施,同时向单位领导报告,查明原因,及时处理。必要时,报告公安部门协助调查和查找。
第十条 印章的使用。各单位要严格印章使用审批制度。使用印章必须经单位主管领导或其指定的负责人批准后方可用印,并认真履行好审批登记手续。
一、使用印章,均由印章专管人员负责,其他人员不得擅自动用。如专管人员外出或其他原因,由主管领导指定临时代管人负责。
二、凡是以公司名义发出的文电,必须经公司领导在原稿上签字批准后,按照发文部门核定的份数盖章。
三、对外交往使用公司印章,须先到公司档案馆填写使用印章审批表,由公司业务部门签署意见,再呈公司主管或分管领导审批。各单位、项目部、机关各部室使用印章,由单位主管或部室负责人审批,也可授权分管人员批准。批准人要有文字批准手续,并妥善保存备查。
四、填写用印审批表必须字迹清晰,项目齐全。内容包括用印时间、单位、用章事由、使用印章类别、数量,以及批准人、经办人、用印人姓名等。
五、盖印人盖出的各种印章,位置要恰当,做到上不压正文,下压年、月、日四至五个字(即要骑年盖月)。印模要端正,图形要清晰。
四、印章的停用
第十一条 由于机构变动、式样改变或工程结束以及其它原因造成印章作废停用,须认真负责地办理好交接手续,做好各项停用工作。
一、作废停用的印章,由使用单位按照原始印模登记表清查全部印章,将印章的名称、刻制时间、使用单位及负责人、保管人,停用原因、时间进行详细登记造册,上缴公司办公室统一进行封存或销毁。单位领导人的手章退还本人。
XXX、工程已完工含待结算的项目,要先将本项目使用的所有印章造表上交公司办公室代为保管。如需使用印章,执行本办法第十条有关规定。
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五、信证用印管理
第十XXX条 印章除用于公文外,平时多用于开具介绍信、证明和各种凭证。
一、介绍信、证明的管理。介绍信、证明由公司办公室负责保管,开具介绍信要认真履行审批手续,一事一用,并注明有效期。严格控制发出空白介绍信。介绍信、证明的存根要进行存档,保存期为五年。因情况变化,没有使用的介绍信的要立即退回填发部门,将其贴在存根处,并写明原因。如介绍信丢失,领取人应立即报告,及时采取相应措施。
XXX、凭证管理。任何凭证(包括企业资质等各种证明材料)用印都必须经单位领导或业务部门领导批准,并做好登记,坚决杜绝未经审批私自办理。
六、奖 惩
第十三条 各单位和部门要加强印章的日常管理使用工作,对违反印章管理使用审批程序,有下列行为之一者,无论是否发生不良法律后果,均追究单位负责人和保管人员的责任,并视情节给予相应的行政处分和经济处罚。具体执行《中铁XXX局资产保全监管办法》和《中铁XXX局集团公司管理人员违纪违规行为处分规定》(试行)。
(一)因管理不善将印章丢失,导致被盗盖或非法使用的。
(XXX)未经批准擅自使用印章或将印章转借他人的。
(三)伪造或变造单位印章的。
(四)因工程结束、机构撤销等原因,不按要求上缴印章的。
第十四条 对在印章管理工作中做出突出成绩的单位和个人,给予表彰和奖励。
最后强调的一点就是大家要以高度的责任心,让领导和同志们放心,自己安心,按程序化、规范化、制度化做好自己的本职工作,贡献自己的微薄力量,让我们中铁XXX局集团第XXX工程有限公司这个团队创造新的辉煌,我们的明天更美好。谢谢大家!

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物资人
  • 本文由 发表于 2012年12月14日09:09:00
匿名

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