建筑施工企业公司内部财务控制制度之会计档案管理制度

第十六章 会计档案管理
第一百七十九条 会计档案是记录和反映会计信息化建设全过程的重要经济史料和凭证，各单位必须加强对会计档案的整理、监督、检查。建立健全会计档案立卷、归档、保管、借阅和销毁等管理制度，切实把会计档案管好。
第一百八十条 会计档案遵循集中统一管理的原则，公司财务部对会计档案工作负责。各单位负责会计档案的整理、归档、交付工作，分公司每年送交归档一次，项目部在项目完工后一次性送交归档。
第一百八十一条 会计档案界定
1. 会计档案是指在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的会计凭证、会计账簿、财务报告等会计核算专业材料，以及会计核算电算化后的存储软件，会计数据磁盘以及打印输出的账、表、单等。是反映公司经济也无的重要史料和证据。
2. 会计凭证具体包括：
会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其它会计凭证。
会计账簿类：总账，明细帐，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其它会计账簿。
会计报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其它财务报告。
银行类：银行存款余额调节表，银行对账单，
其他类：其它应保存的会计核算专业资料，会计档案保管清册，卡档案销毁清册。账簿支持性资料，如：对上对下计量及验工计价表、结算单、材料消耗报表、工资表、合同、协议等。
第一百八十二条 会计档案管理人员设置
1. 公司财务部设置会计档案管理岗位及会计档案管理员1名（可兼职），具体负责会计档案清册的登记，会计档案的保管、使用以及防火、防盗、防潮、防尘；会计档案保管清册的登记；会计档案保管到期时会计档案的鉴定、会计档案销毁清册及销毁目录的编制、会计档案的销毁等方面的工作。
2. 财会人员平时应按自己的分工范围认真管理好有关会计资料，在会计年度终了后第一个季度内将有关的凭证，账簿以及财务报告等会计档案整理和装订，并交会计档案管理员保管。财务档案由档案使用人负责，移交时使用人应与档案使用人办妥移交手续，移交记录由档案管理员负责存档。
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第一百八十三条 会计档案的立卷
1. 会计档案的立卷整理，遵循财务工作的规律，当会计年度终了后，按照会计凭证、会计账簿、会计报表等分别进行整理，装订成册，组成保管单位，一本凭证、账簿、一个年度的财务报告为一个保管单位。
2. 财务部保管的会计档案必须符合《会计基础工作规范化单位考核评分标准》中的有关要求。
3. 会计档案的整理包括：会计凭证的整理、会计账簿的整理、财务报告（决算）的整理、其他资料的整理。
第一百八十四条 会计档案的归档
1. 归档范围：（见第一百八十一条第2款）
2. 归档时间：每年3月底以前将上年度的会计档案归档。
3. 归档要求：
（1）根据会计部门已立卷的会计档案编造清册，进行清点并在保管清册上签字。
（2）档案保管员接受保管的会计档案原则上保持原卷册的封装。个别需要拆封重新整理的，应当会同远经办人共同拆封整理。
（3）进行会计档案编号，在会计档案的卷背上设立档案号和有关项目（单位名称、卷宗号、案卷目录号、保管期限）。
（4）根据会计档案编号登记造册，便于查阅。
第一百八十五条 会计档案的保管利用
1. 会计档案保管期限分为永久、定期两类，定期保管期限分为3年、5年、15年、25年四种。会计档案保管期限，从会计年度终了后的最后一天算起。
2. 各类会计档案的保管按照有关规定期限执行。
3. 会计档案的保管进行科学的管理，设置专用库房和柜架，做到排列系统存放有序、查找方便。
4. 严格执行安全和保密制度，做好防火、防盗、防光、防潮、防尘等工作，严防损毁、散失和泄密。
5. 建立会计档案查阅登记本，及时登记查阅或复制人的姓名、工作单位、日期、查阅内容、用途、归还日期等。
6. 会计档案除本单位财务会计部门有权查阅外，其它部门查阅会计档案，要经会计部门负责人同意，外单位查阅要持有正式介绍信，并经财务会计部门负责人或主管领导批准后办理登记手续方可查阅。
7. 会计档案原则上不得借出，如有特殊需要，须经公司领导批准方可借出，并限期归还。
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第一百八十六条 会计档案的鉴定、销毁
1. 保管期满的会计档案，由财务部会计档案管理员提出销毁意见，编制会计档案销毁清册及销毁目录。单位负责人在会计档案销毁清册上签署意见。
2. 保管期满但未结清的债权债务、涉及未了事项的原始凭证，应单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止，并在会计档案销毁清册和会计档案保管清册中列明。
3. 在项目建设期间形成的会计档案，在办理竣工决算后移交给建设项目的接收单位，并按规定办理交接手续。
4. 销毁会计档案时，由财务会计部门派专人监销，监销人员必须对销毁档案进行清点核实，到指定地点销毁。销毁后在会计档案销毁清册上签名盖章，并将监销情况书面报告本单位负责人。