工程项目管理中制度管理的重要性分析

2012年12月26日09:23:00
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摘要

1.【什么是制度】制度通俗来讲就是公司内部的法律,是企业规范运行重要方式,好的制度就好像管道一样,不管里面流的是油还是水,

1.【什么是制度】
制度通俗来讲就是公司内部的“法律”,是企业规范运行重要方式,好的制度就好像管道一样,不管里面流的是油还是水,只要进了管道,就会按照管道的方向流到目的地,这体现了一个制度的约束力和制度要求的明确性。
2.【管理要靠制度】
先给大家讲个故事,说说为什么管理要制度。从前有个鞋匠,手艺精湛,做出的鞋子质量很好,生意越来越红火,自己忙不过来,就让儿子帮忙,老鞋匠虽然总觉得儿子做的鞋不像自己那么完美,但是在自己的监督下质量还有保证。后来生意越做越大,还开了分店,父子两个人都忙不过来了,就雇人管理,可是雇员在老鞋匠在时就认真做工,不在时就偷懒,尽管老鞋匠每日就奔波于各个鞋店之间,可是皮鞋的质量还是下降了。
这就好像某些家族式的企业,公司要职均由自家亲属担任,企业的大小取决于家族人员的多少,在企业的发展中常常出现“有力攻城,无将守城”的尴尬局面。
“中国建筑”作为世界500强企业,建设项目涉及全球各地,如何管理?
回答是---企业管理靠人不如靠制度!
(1)制度可约束人性弱点
由于在项目管理过程中,作为行为主体的人,存在着人性弱点以及行为能力的差异,这些差异,是我们在管理中所不希望看到的,制度的作用就是要消除人性弱点以及行为能力差异。长期以来,我们对制度的功能认识不够,片面的强调了思想教育与思想改造,思想教育固然重要,但经常发生的错误,就要从制度上找原因,靠制度约束人的行为。
(2)制度有利于传承企业文化
每个人都有自己的思想,但是每个人从事管理工作的职业寿命根本无法与一个企业的寿命来比较,如何让一个人的思想得到传承,不至于人走制度丢,失去制度的企业,就好像繁华的街道没有了信号灯。
制度就是企业的招牌,企业的灵魂,靠制度将企业的管理思想传承下去,靠制度指导人的管理工作,规范人的管理工作。同时,制度也要与时俱进,要适应社会历史环境,制度要保持先进的思想。
3.【企业管理制度中出现的问题】
通过上面的故事,大家应该可以直观的体会到,制度对于一个企业的发展是相当重要的,但目前的情况是,尽管各家企业中对于项目管理制定了不少制度,但制度在执行的过程中总感觉憋手蹩脚,这原因主要体现在以下几个方面:
(1)制度涉及范围不够全面
制度制定了不少,但大部分停留在面上,没有像树根似的分解到每一个末梢,如果说项目管理是一段舞蹈的话,那么制度就要涉及到舞蹈的每一个分解动作。制度要成为管理工作中,每一步基础工作的行为准则,就好像施工作业指导书一样,去指导管理工作。
(2)制度制定没有联系实际
这种情况主要体现在有些制度过于教条不便于执行,导致厚厚的一大本放在架子上,或薄薄的几页纸钉在墙上,人们权当其为繁琐的文本,应付检查的东西,往往是写一套,做一套。有些制度条款过于繁琐,目的性不强,找不准“穴位”,只好眉毛胡子一把抓,增加了制度执行中的劳动强度。
(3)制度流程模糊
有些制度编写看似清楚,但到了关键流程环节总是模糊化,“据有关规定办理”、“请相关领导批示”等等简单的词句一带而过,责任不清,分工不明,导致制度的执行者到此就是丈二和尚摸不着头脑,或者就凭感觉办事了,这就宣布这种制度只是一堆纸而已,因为它实质上在告诉大家“这些制度是无用的,只有领导有用”。
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(4)制度的要求不精确
我为什么说是不精确而不是不准确,因为有些制度只说半截话,导致此项制度的落实效果完全取决于执行者的能力水平,就好像发射炮弹,只告诉了某个山头,什么坐标精度多少就没有了,准不准完全取决于这个炮手的经验,这个炮手牺牲,这门炮也就废了。譬如我们施工管理中最基础最重要的施工日志的填写,地铁、桥梁、路基、隧道表格形式几乎都是一样,制度要求每天填写,但针对不同的工程,日志中都需填写那些项目,这些项目应该记录哪些数据,每个人填写的情况都各不相同,有的人两三句了事,有的人洋洋洒洒表格都不够写,制度的不精确导致日志填写水平完全依靠填写人的能力水平。
(5)监督机制不到位
公司和项目都制定了不少的制度,但谈到监督就存在着一些问题。第一,公司的制度,项目上执行多是疲于应付差事,有的则是每当检查来临前才突击完善,没有真正把制度当做管理的“作业指导书”,每次检查也是一团和气,来也匆匆,去也匆匆;第二,项目自身制定的制度又会出现“牛栏关猫”的情况,自己不愿对自己下狠手,检查时看到牛栏里关着一只猫,其实牛栏对猫一点作用也没有。这就出现“上级监督太远,同级监督太难,内部监督太软,外部监督太晚”的情况。
4.【如何制定一个好的制度】
我国改革开发总设计师邓小平同志说过“制度好可以使坏人无法任意横行,制度不好会使好人无偿充分做好事,甚至会走向反面。”好的制度让人向善,由此可以看出来,一个好的管理制度是多么的重要。
针对上面所说的制度管理中所出现的问题,我们可以体会到如何才能制定一个好的制度。
(1)细化制度范围,制度要约束每一个管理者的每一个管理行为,精细化管理不仅仅是明确岗位职责,同样需要明确为完成这样的职责,你要执行的工作。譬如隧道责任工程师有对施工现场进行安全质量管理的责任,那我们的制度中就要求了隧道责任工程师在进入施工现场前,除了必须的安全防护用品外,还必须佩戴手电、照相机、卷尺、图纸、日记本、质量(安全)整改通知书、罚款单,这些事确保管理目标实现的必要条件,让制度来保证管理目标的实现。
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(2)建立反馈机制,制定制度不能闭门造车,要切合实际,便于制度的执行。这就要求制度制定要专业化,同样是安全管理,地铁的安全管理和高速公路隧道的安全管理制度就不一样。同样是高速公路工程,桥梁、路基和隧道的安全管理制度也是不一样的。其次,制度不是一成不变的,制度制定了,在执行过程中遇到不符合实际的地方,要及时反馈,及时对制度进行完善和修正,使其能够更好更方便的执行下去,并进行持续的改进。
(3)每项制度制定时要求责任人要明确,制度要求要精确。明确责任人是为了杜绝这件事好像谁都可以管,又谁都可以不管的情况发生。要想制度要求精确,就需要制度条款和表格相结合,表格中体现的是执行制度需要完成的工作项目,以及这些项目的数据填写要求,制度的执行者只需提供这些最基础的数据。这样就做到,只要执行者按照表格的要求填写完数据,就能完成此项制度所要求达到的管理目标。
(4)每次监督检查不要像考试似的,提前划题纲,检查时就检查题纲内列的项目,致使很多项目都是在检查前几天按照题纲的要求突击准备,检查过后又恢复常态,使制度的执行成为了一种形式,一种负担。既然制度制定了,那么每次检查的内容就是制度中要求的,没有什么题纲可划,检查的目的就是为了看制度的执行情况,不是检查“课下作业”。其次,考核制度要量化,管理学认为“一个东西如果不能测量,那么他就不存在”。制定了制度,但是考核的标准没有定量化,这个制度也就成了镜中花水中月。
(5)制度要永葆旺盛的生命力,制度不能跟着人走,要跟着工程走。项目管理要像军队一样,做到“铁打的制度,流水的兵”,同样的项目,不管管理者是谁,都要坚定的执行既有制度,我们也应该鼓励变革,如果有好的意见,可以及时反馈,我们必须努力将制度上升至企业文化的层面,做到工作方式就是我们的名片。
(5)好的制度浑然天成,清晰而精妙,既简洁又高效,令人为之感叹,制度不是一味的“管”。相信大家一定听过“和尚分粥”的故事,寺院的和尚们每天都在为粥分配不均吵架,最后大家制定了一个制度,要求分粥的那个和尚要最后一个领粥。结果在这个制度下,和尚们碗里的粥每次都是一样多,就像用科学仪器量过一样。因为每个主持分粥的和尚都认识到,如果碗里的粥不相同,他确定无疑将享有那份最少的。这个故事告诉我们,制度的制定要了解人性,充分利用人性,就会使制度达到事半而功倍的效果。
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5.【制度是管理目标实现的保障】
现代企业是具有高度分工与协作的社会化大生产,只有进行规范的管理,才能把成百上千人的意志统一起来,形成合力为实现企业的目标而努力工作。
而制度恰恰为管理目标的实现提供了保障,制度就像管道一样,既有极强的约束力,又要有明确的方向,管道里流动的不管你是水还是油,只要进了管道,就要按照管道的方向流向目的地。制度使企业的每一个岗位、每一个活动、 每一份资产、每一个时刻,都处于受控之中。
制度就是管理工作的行为准则,有了严格的制度,管理工作必然也就规范化,而规范的管理不仅仅能提高工作效能,更重要的是能加强企业对分散项目的控制性,确保各地项目稳定的实现应达到的管理目标,提高企业在市场当中的竞争力,确保公司健康、长期、稳定地发展。

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物资人
  • 本文由 发表于 2012年12月26日09:23:00
匿名

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