物资管理中的对账、挂账、调账操作规范

2012年8月16日17:15:00
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摘要

对账、挂账、调账操作规程一、 月底与供应商对账、挂账(一)与供应商对当月材料采购数量、金额1、每次材料验收入库时及时将送货

对账、挂账、调账操作规程
一、     月底与供应商对账、挂账
(一)与供应商对当月材料采购数量、金额
1、每次材料验收入库时及时将送货单收集并分类别登成电子版台账,月底21号将当月的材料统计好后分别通知材料的供应商对账,对账需要供应商本人或是持有供应商委托的人到项目部对账(或传真件、网上对账)。双方确认供货型号、数量、金额后打印纸质版对账单(附表1-1至1-4)出来签字盖章,供应商按对好后的金额及时开税务发票。
2、内业员将对好的数量及金额开成验收单入库。部长打报销单(附表2),附上送货单、对账单、验收单, 发票(有时会有供应商延迟开发票,可以先将报销单挂账)。甲供、甲控材料、地材和柴油由项目部设备物资部打报销单。各架子队、搅拌站自己采购的小型材料需要架子队、搅拌站的设备物资部长打报销单找架子队队长或搅拌站站长签字,然后交给项目部的设备物资部统一送到财务审核,审核好后由项目部设备物资部统一找项目部负责人签字。
3、项目负责人签完的报销单,设备物资部登记交接表送财务挂账。
4、甲供、甲控材料由项目部统计对账后上报局指(附表1-1、1-2),将送货单和对账单原件送到局指,拿对账单和送货单复印打报销单挂账,及时将当月甲供、甲控材料发生金额挂账。
地材是项目部招标采购,由搅拌站统计并和供应商对完账后,由供应商带着搅拌站开的收料单和对账单到项目部结账(附表1-3)
柴油是项目部招标采购,统计好后通知供应商来对账(附表1-4),在报账时附柴油加油记录,每次进场的柴油加油记录单做,当对账时有未加完的柴油,此次的柴油数量暂时不挂账,等将柴油加完后再单独报账。

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(二)与供应商对货款支付及欠款
将供应商供料、支付货款情况作成台账,每次供货、支付时将数量金额统计进台账中,月底21号累计欠款情况。通知供应商对欠款情况,确认后制成外欠款统计表。(附表3)
二、     月底设备物资部内部对账
(一)项目部设备物资部与供应商对完账后,将对账单上材料的数量、金额与架子队、搅拌站统计员对账,对账无误后开成发料单给架子队。架子队、搅拌站以项目部开的发料单为入账手续开验收单入账。
(二)搅拌站与架子队对砼账
1、月底21号搅拌站将当月打砼台账登完善后,统计出各架子队打砼情况,按标号、使用部位统计成对账单(附表4),通知各架子队设备物资部到搅拌站对账。对账人员要持有架子队负责人委托书。
2、双方确认后,将对账单打印出来签字。使用单位需要架子队设备物资部长和架子队负责人签字。
3、搅拌站将对账单原件和统计好的砼小票一起交到项目部设备物资部存档。
(三)架子队、搅拌站保管将账面和实物对账
1、月底21号,保管员将收发台账结存,将账面数量和金额统计出来。
2、盘库后将库存实物数量和金额统计出来。
3、将账面和实物对账结果制表(附表)。
4、账面数比实物少,需要找出原因,是有人领用时没及时开发料单还是进场时数量就少;账面数比实物多,查找原因,是不是一件材料被二次出库等。
5、将盘点表及出入的原因上报项目部设备物资部。
6、查到原因后调账。账面少实物多的,开红色的发料单冲回;实物少账面多的,打报告报备项目部负责人,开发料单消耗。

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三、月底架子队设备物资部与领用单位对账
(一)对砼账
1、架子队设备物资部将和搅拌站对好的砼对账单按施工单位、施工部位统计制成对账单(附表5),通知施工队对账。施工队负责人或是持有负责人委托的人对账有效。
2、双方确认后打印对账单签字。统计员将对账单交给项目部设备物资部存档。月底做砼核算时以对账单中的砼方量为准。
(二)钢材、钢绞线等
1、项目部将当月钢材、钢绞线等开成发料单给架子队后,架子队根据本月施工队领用的钢材、钢绞线等材料做成对账单,通知施工队对账。
2、双方确认后打印对账单签字(表样和附表1一样)。统计员将对账单附上给施工队开的发料单交给项目部设备物资部存档。
(三)同一标段的项目部之间有时需要相互调拨材料,如果是甲供、甲控材料,在月底与供应商对完账后,与调拨材料的项目部对账,将调拨单交给局指,在当月局指扣材料款时转账。

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四、月底设备物资部与财务部对账
(一)在财务将本月材料全部入账后,设备物资部统计的外欠款统计表中的金额与财务入账情况对账,看供应商材料款是否全入账或是入错账。
1、账面余额有出入的情况:财务未将报销单全部入账或是入错账,设备物资部入账或支付货款却未记入外欠款调账中。
2、根据情况调整外欠款统计表。
(二)21号设备物资部材料采购入账、材料消耗报表做好后,在下月初和财务对材料帐。
1、将上月结存和本月收入、本月支出、本月结存统计完,分材料类别和财务账面余额对账。
2、账面余额不一致的材料类别,填写上期与财务对账结存表(附表6)
3、找到财务入账的每笔这类别的材料凭证,填写设备物资部与财务对账表一(附表7),将入账的时间、凭证号、总金额、验收单编号及对应的验收单金额填写到财务入账一栏。
4、将本月入账到消耗报表中的发料单里的每笔材料对应的填写到对账表一中的物资消耗,如果有结存的,将结存填写到未消耗或消耗错类别中;如果发料单里的材料在表一中没找到入账,但是本月开过验收单的,将本笔材料填写到设备物资未入账已消耗表中(表二,附表8);如果发料单里的材料消耗是上月入账结存中的,将其填写到上月结存表中。当所有的财务入账、发料消耗都找完时,将本月消耗金额写到表一中。
5、三张表的结存金额合计就是财务账面余额,协助财务一起做余额调节表。排除入账未消耗的、未入账已消耗的,其他问题要调账。
6、需要调账的:入账与消耗不在同一类别,入账数量金额与最后消耗数量金额不一致的,架子队、搅拌站间材料相互调拨手续未入账财务的。入账与消耗不在同一类别的,看是财务入错账还是设备物资部消耗错类别,财务入错类别,将重新做入账凭证并冲回之前的入账凭证,设备物资部消耗错类别,用红色发料单冲账,并开份蓝色的发料单重新消耗;入账数量金额与最后消耗数量金额不一致的,看是财务入账还是设备物资部消耗错误,财务入错数量金额的,将重新做入账凭证并冲回之前的入账凭证,设备物资部消耗错数量金额的,用红色发料单冲回多消耗的数量金额或是开份蓝色的发料单将账面没消耗完实物已没有的材料开完;架子队、搅拌站间材料相互调拨手续未入账财务的,设备物资部开正式的调拨单,打份报销单入账,财务重新调整架子队、搅拌站的入账材料数量、金额。
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物资人
  • 本文由 发表于 2012年8月16日17:15:00
匿名

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