工程公司物资管理的重点思路探讨

公司物资管理部是公司物资管理的主管部门，受上级与公司领导委托，负有全公司物资管理的职能。是制定及监督落实公司物资管理制度的主体，整个公司的物资管理管控的怎么样，这同公司物资管理部的出发点、针对性、管理思路、政策导向、规章制度的执行力等方面有着直接的关系。根据几年来对物资管理工作的一些探索经验，现谈谈我公司物资管理的几点思路。
一、项目物资管理前期策划要“快、准、狠”
大家都知道，现在项目上场都要进行项目前期的开篇布局工作，其中物资管理的前期策划也是项目开篇布局工作的重要内容之一。
“快、准”： 即对供应商情况了解、主要材料数量、规格型号、价格、运费、货源地、当地自然自源状况等等的了解要快、要准；物资采购合同的签订要快、要准。
“狠”：即在应对业主、监理、设计院、地方等各方关系的干扰时要“有礼貌的狠”。如果和我方之前所签供货合同所谈单价及其它相关条件相同的情况下，无法推脱的，则可合理考虑，给予一部分供应量。
如：我公司2011年4月份郑州地铁5号线及西域广场上场的物资管理前期策划，公司物资管理部同项目物资人员一起对项目所在地的商砼供应情况进行了仔细调查摸底后，经过询比价及公司分管领导的同意，果断的签订了商砼采购合同，此采购单价与同期其它标段的商砼单价相比，节约资金200多万元。更重要的是，我们的商砼采购合同签完刚过了两天，业主和地方的关系干扰就来了，项目最后无法推脱给了一部分商砼的量，在同等条件下让他们的关系户供应，这样即避免了合同谈判、谈价的不便与困难，又一样做了人情。
项目物资管理的前期策划是在物资精细化管理的基础上，对工程项目物资管理全过程全方位的科学预测和谋划，对物资采购供应过程中将会出现的各种不利成本因素寻求最佳对策与方法。
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二、要制定可行性强的物资管理应对措施
物资管理是一门综合学科，涉及到经济、技术、信息、物流、人际交往等各个方面的管理工作，面对我公司物资管理人员学历低、结构组成复杂、专业不对口、有经验的人员不多、业务水平差等现状，我们更多的是思考怎么样才能带好这只队伍，怎么样才能让这只队伍慢慢的成长起来。除了每年充实一部分学工程技术专业的人员外，更多的是针对现状采取一些管理措施。
1、使物资人员的学习变为常态化，生活化。
公司经常派员积极参加集团公司组织的各种物资管理学习，我们也经常通过办培训班，开网络会等形式组织物资人员培训和学习，但这种形式毕竟次数和时间有限，在很短的时间要学会很多的内容是有点不现实，我们更注重的是培养物资管理人员平日的自学能力，自2010年以来，我们先后为物资管理人员定制、编制了“四本书、一汇编、一杂志、两网址”，四本书：工程项目物资管理手册、新编常用材料计算手册、新篇五金手册、工程项目物资保管规程（物资验收及保管保养知识问答）。一汇编：公司物资管理手册（分三篇，上篇是物资管理制度文件汇篇、中篇物资管理合同范本、下篇物资台帐及报表类资料）。一杂志：铁路采购与物流。开通了两网址：中国建材网和我的钢铁网。使物资人员的学习变为常态化，生活化。何愁物资人员的业务水平提不高，这只是一个时间和过程的问题。
2、“对症用药”制定简单、模块化、可操作性更强的管理规范。
面对这样一个队伍，要用心去思考怎样来管理更简单化，标准化，规范化，可操作性更强。我们的做法是，针对合同内容不规范，我们制作合同范本，即通用条款，让项目物资管理人员做填空题、做选择题，同时我们还在办公网络上设置了物资采购合同审批流程，基本是层层把关，全面控制过程管理；针对物资招标采购程序不统一、乱，公司下文统一所有流程资料的格式；针对内业资料格式不统一、乱，公司设置统一的内业资料、台帐格式等等。所有的做法，出发点都是想根据我们物资管理人员的业务能力现状，为他们量身打造适合他们的管理方法，最终目的把物资管理工作做的更好，做的更细。
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三、物资管理要树立动态管理的理念
从09年至今，由于国家拉动内需，致使整个建筑市场规模的急剧扩大，出现一些新的施工方法，新的施工理念，新的管理思路，新材料的应用等等，如果我们不更新我们的管理思路，不动态的更新我们的管理制度，那和工程项目的施工是不匹配的，不是与时俱进的。
（一）物资管理制度方面的动态管理
本着发现“一点”问题解决“一类”问题的原则。如：
1、09年上半年通过对公司各项目的物资管理检查发现，各项目的物资采购合同文本较乱，签订较为随意，且内容存在很多对项目和公司不利的条款，后来于2009年5月公司就出台下发了《物资采购合同范本》，运行至今已动态修订和下发4次，几乎是每年针对物资管理活动中发现的新问题，新举措对合同文本进行修订和下发，进一步完善文本的内容。截止2011年11月我公司有9类物资采购及租赁合同范本。
2、近两年新上场项目较多，完工项目也较多，针对周转材料调配难、转帐难的局面，2011年年初对我公司原有的周转材料管理办法进行了修订，明确提出了周转材料调配的分摊比例，经过上半年与下半年公司组织的对项目的两次综合大检查调查了解，通过项目经理培训班、半年工作会、物资人员培训会等形式证询各方意见和建议后，于2011年的11月对公司《周转材料管理办法》又进行了修订和完善。
3、应该说公司的《物资管理制度》是公司物资管理的纲领性文件，里面内容是含盖了整个公司物资管理的所有要求及工作流程。我公司《物资管理制度》是08年底修订下发的，经过近三年的运行，合同范本及合同审批流程的建立，物资管理信息系统软件的开发应用等新的工作方法，新的工作思路的出现，新台帐、新报表资料的要求，见于此，我们于2011年12月又对我公司《物资管理制度》进行了修订完善。
(二)项目成本核算方面的动态管理
1、大家都知道项目物资管理要求限额发料，那么建立限额发料台帐是非常重要的，根据我公司部分项目的检查情况来看，大多项目一上场图纸到位后都建立了限额供料台帐，但部分项目没有及时动态更新，没有根据项目实际施工中材料数量变更、材料规格型号的变更等及时更新台帐，那么，要求及时更新限额供料台帐就至关重要。
2、材料消耗节超分析也应根据项目的实际情况每月及时更新。
3、项目责任预算（二次分割），其编制原则之一就是“动态管理原则”，要求因施工方案重大变更、工作量增减、材料价格变化等须及时调整责任预算。
……
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借用集团公司2009年6月下发的《工程项目责任成本管理操作指南》上的一句话:“过去的不一定是可行的,现行的不一定是最优的”,说明动态管理的可行性,创新管理的必要性。万物皆运动，静止只是相对的。
四、合同精细管理的至关重要性
项目物资管理人员必须了解两个合同中物资管理相关的内容，着重做好一个合同的签订与管理。
1、了解两个合同中物资管理相关的内容。
首先应了解公司与业主签订的工程承包合同内容中关于物资方面的相关要求及约定，如各种材料供应模式的约定（甲供、甲控、自购），各种材料规格型号、标准等的要求，是否有指定的生产场家等信息的了解。其次是了解清楚项目与外施队签订的劳务合同内容中物资的供应模式，那些材料由我方供应、哪些材料合同约定由外施队自购，以及材料超耗、被盗的处罚规定等内容。只有了解了以上两个合同内容中物资管理相关规定，我们才能有的放失做好项目的物资管理工作。
2、着重做好一个合同的谈判、签订与管理。
项目的物资管理人员应着重做好物资采购合同的招标、合同谈判、上报审批、签订、履行、结算等工作内容。
合同就是联系甲乙双方的交易纽带，物资采购合同如签订有缺陷、合同内容若有对我方不利的条款出现等等都会对公司带来不可预见的损失，如2011年年底非常时期，物资采购费用欠款巨多的情况下，我公司也收到了部分供应商的来文、来函催款，甚至还有少数起诉的情况发生。这种情况下，谈话的依据往往就是物资采购合同。可见物资采购合同精细管理的至关重要性。
五、物资采购价格控制的重要性
物资采购数量X物资采购单价=物资采购总金额（物资采购成本）
从以上公式可以看出，数量和单价任一个因数增加，物资采购成本都会成倍的增加，物资管理说白了，就是通过核算控制消耗数量和控制物资的采购单价，以达到降低物资消耗成本，提高项目利润的目的。
随着市场经济发展，各种材料价格也具有一定的规律性，各材料协会、政府监管部门也规范了一些价格行为，如钢材、水泥、铜材有定时网上公布价，木材、商品砼、水泥制品、周转材料等每月都有当地政府部门发布的基准价格信息，但毕竟是市场经济，所以也有很多不规范的地方，这就需要我们内部管理来规范价格行为。对于项目需要采购的材料（或处理废料），物资人员要通过网络、通过政府公布的基准价格信息，通过与公司内部各项目之间对比，通过与集团公司兄弟单位的沟通，通过与同一条施工线上其它局或单位的交流等等，对不同供应商进行调查，广泛采集价格信息，给领导提供可选择的价格方案。
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另外，控制物资的采购单价，首先就要使各项目的物资采购单价透明化，形成全员监督，形成对比，形成横向到边，纵向到头的对比。简单的说就是，要使每一个项目的物资采购单价挂上网络，形成横向与同一条线上其它标段、其它施工单位的物资采购单价对比，纵向同全公司其它项目的物资采购单价对比，同全公司同片区其它项目物资采购单价的对比。当然，每一种对比都要有可比性，要同时间段，同规格型号、同标准的对比。这样就会在公司内部形成一种相互对比、相互监督、透明的价格机制。
其次是项目物资采购领导小组要名副其实地开展工作，集体决策确定供应商和材料采购单价。防止以业主介绍的，领导指定的，地方垄断的为理由不走程序，擅自确定供应商和定价。我们从很多项目了解到的情况是：业主介绍也好，领导指定也好，地方参与也好，绝大部分都同意在同等条件下（即在价格相同，质量保证的前提下）照顾准入的原则。这点关键是我们的物资人员怎么来对待和把好关。