物资采购过程中风险防控重点及对策研究

2015年3月4日08:31:00
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摘要

物资采购涉及面广,工作量繁巨,是经济运行风险的高发点,存在岗位人员权利与责任高度交织、经济因素与人为因素并存的特点,控制

 物资采购涉及面广,工作量繁巨,是经济运行风险的高发点,存在岗位人员权利与责任高度交织、经济因素与人为因素并存的特点,控制腐败风险难度较大。因此,提高对物资采购廉洁风险认识,准确把握物资采购各环节存在的廉洁风险,借鉴国内外规范化管理的成熟的经验,对油田物资采购工作状况进行分析,建立行之有效的防范措施,构建采购经济运行风险防控实施的常态化机制,推进经济运行风险防控,确保物资采购经济运行健康平稳有序发展,进一步提升基础管理水平,探索构建管理提升的长效机制。
1、油田物资采购过程经济运行风险防控实施的意义
1.1借鉴行业先进经验,创新经济运行风险防控机制
采购选商、招投标、委托监造等环节是经济运行风险高发点,国内外对选商、招投标工作的规范化管理有成熟的经验值得借鉴。结合油田物资采购实际,对现行的工作状况进行分析,尝试将先进的防控措施落实到油田的采购工作中。
1.2规范采购行为,形成防控经济运行风险的工作习惯
在经济运行风险识别--评估--宣贯等不断深入的过程中,逐步建立更加合理、严密的组织与流程管理方式,约束员工的不当行为,形成坚持廉洁原则、勇于承担责任的工作习惯,自觉抵制不廉洁行为。
1.3总结提炼经济运行风险防控经验,提升管理创新水平
在长期物资采购经济运行风险防控的过程中积累了丰富的经验,按照管理提升活动“管理诊断持续化、专项提升精细化、效果评价科学化、管理提升常态化”的工作原则,进一步总结提炼实践中的的好经验和好做法,指导采购实践,优化采购流程,为持续推进采购工作改革与创新奠定基础。
2、油田企业物资采购过程经济运行风险防控重点环节的确定
近年来,长庆油田结合内控体系建设和标准化体系建设,共排查建立起油田级风险点163个、控制点160个;物资采购管理部内部风险点123个、控制点144个。在对经济运行风险排查的基础上,依据风险矩阵评价的要求和标准,将经济运行风险的影响程度划分5 个等级,采取问卷调查法判断经济运行风险等级和发生的概率,确定“综合量化评价”值,采用层次分析法(AHP),加以辅助分析,确定经济运行风险的评估结果。按照风险值大小,选择“选商风险”、“物资质量风险”、“价格风险”和“招投标管理风险”作为重点。

物资采购过程中经济风险评价结果

2.1选商风险。选商风险是指由于市场的不确定性,供应商利益主体的复杂性而导致选择供应商过程中存在行贿受贿的腐败风险。具体体现在:(1)供应商入网环节腐败风险;(2)供应商选择腐败风险;(3) 造成供应商的违约风险及中方人员履职风险。
2.2物资质量风险。物资质量风险一方面是指由于采购人员主观故意,采购不符合质量要求的物资从而影响企业正常的生产、安全、经营活动,另一方面是依据采购物资的数量、品种、规格、质量、价格、单据等内容进行验收的过程中存在的腐败风险。
2.3价格风险。价格风险主要是参与采购价格谈判、审批过程的人员受自身或他人利益影响产生的违法违规行为。主要表现在:(1)采购定价不合理的风险;(2)与供应商相互串通,有意抬高定价或高价低质采购的风险;(3)利用不正当手段操作价格的风险。
2.4招投标管理风险。招投标管理腐败风险主要是:(1)受利益驱动规避招标;(2)招标过程存在的“串标”、“围标”、“陪标”风险。
3、物资采购过程经济运行风险重点环节防控实施对策
3.1物资采购选商风险防控对策
选商过程中自由裁量权过大,供应商选择不恰当,供应商结构不合理等因素都会造成选商风险。不恰当使用自由裁量权是选商风险产生的根基,应该采取多种措施保障选商过程中自由裁量权的合理使用。
3.1.1选商评价人选择的客观性
选商评价人在整个采购管理中占有重要的位置,是公平、公正、公开采购运行的关键保障环节。供应商入网需选择专家进行评价、供应商提供产品/服务等状况评价需选择专家实施考核、招标小组需选择评标专家、商务谈判需选择谈判专家,专家选择是整个过程有效性的核心。
3.1.1.1扩大专家库样本量。由于在较多的采购环节需要专家的参与,年采购工作量与招标数量呈增长态势,会出现专家数量不够、同一名专家参与选商次数过于频繁等情况,要通过加快重点物资专家队伍培养,构建基于网络技术进行专项评价的专家应用平台和专家资源库等方式不断增加专家人数,扩大样本量。
3.1.1.2优化专家库结构。对专家样本分层,优化专家库结构。可采取的分层类别有:按照集团公司资格、油田公司资格及二级单位资格的等级分;按管理类、技术类岗位分;按物资采购量分;按行政职位分等。
3.1.1.3保证专家样本抽取的随机性。通过分级分类抽取符合不同采购任务的专家,同时建立一定的回避原则,并在专门监督人员的监督下抽取专家,确保随机性和客观性。
3.1.1.4建立专家考评制度,进一步提高评标水平。对专家参与供应商评价的情况记录、备案,每年对专家参评情况汇总,为专家考核提供依据。通过专家的考评,对不作为或明显违规的专家给予警告或剔除出专家库,对合格专家续聘。
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3.1.2增大网内供应商库资源数量,完善供应商结构
邀标中供应商数量过少,增大了供应商选择的自由裁量权。丰富供应商库资源,进一步杜绝采购人“人情采购”或集中采购项目采购中的“人情邀请”现象。
3.1.2.1吸引一级物资供应商备案。按物资大类定期分析主要物资(采购量大、采购频率高)供应商库结构,包括更新(退出、淘汰、新增)供应商情况,扩大备案供应商数量。
3.1.2.2增设二级物资候补供应商。对二级物资增设与集团公司类似的供应商排名等级即甲、乙、丙级,挖掘潜在的二级物资供应商入网,对新进入、审查合格且满足油田技术要求的供应商安排试用计划,每两年评级一次。
3.1.2.3提出供应商数量保有与更新要求。改变供应商库资源容量、结构、更新情况的粗放式管理,对具体情况做出明确规定,更好地落实供应商库管理措施。
3.1.3设计可测性、可观察性强的供应商评价标准
建立客观的供应商评价指标体系,使评分结果能够更真实地反映供应商情况,降低评委的主观因素干扰程度,增加评价公平性。
3.1.3.1根据《中国石油长庆油田分公司物资市场准入网上申报审查管理办法》和《长庆油田分公司物资市场准入管理办法》的有关规定,对申报办理 “长庆油田物资供应市场准入证书”的需提交的资质原件进行审查。凡符合以上文件规定,要求提供的资质原件经审查无伪的供应商,具备长庆油田物资供应市场准入资格。
3.1.3.2对当年供货的供应商进行评价,给予激励或淘汰;对长期未使用的入网供应商分析原因,掌握真实情况。
3.1.3.3对招标供应商进行可测性与可观察性评价,评价指标包括硬件部分及行业公认关键要素等软件部分,改变原有“扣”分评价方式,以“加分”原则制定评标细则,并在招标文件中公开评标细则。专家与供应商参照统一评标标准以供应商实际拥有的软硬件条件逐项加分。
3.1.3.4评价当年正在供货供应商的状况,以其物资供应准时性、可靠性以及在生产过程中使用单位对物资质量的反映为指标进行考核。
3.1.4严格规范选商流程,控制选商裁量权
按照公司内控管理的要求,在全面控制的基础上,关注重要业务事项和高风险领域的内部控制。
3.1.4.1选商过程分级审批,拆分选商裁量权。在各个审批流程上对选商裁量权进行拆分,设计出相互制约的多级管理流程,任何一级都无法单独确定采购业务的全过程或结果,达到权责分离的制衡和业务流程的制衡,确保选商经济运行风险被有效控制。
3.1.4.2公开审批流程,公开裁量权。审批过程公开性、公正性、签字手续的责任心等使流程各阶段裁量权的大小公开,置于公众监督之下。
3.1.5开展专项测试与内部审计,监督选商裁量权
3.1.3.1开展专项测试和内部审计。定期开展全面的审计和不定期开展针对某项业务的专项测试审计,关注关键风险点,监督检查选商裁量权的使用情况。
3.1.3.2重大事项控制。梳理重大采购事项决策流程,对涉及重大事项或大额资金的支付,进行专项控制,确保决策过程受控。
3.1.3.3做好采购工作的检查和考核。定期对采购的各项规章制度、各项专项测试、专项审计以及重大事项控制等活动进行专题分析,形成报告,采取完善和修订规章制度、申请修改流程、增加关键风险点的控制等措施,真正使经济运行风险控制工作落到实处,发挥作用。
3.1.6推行“三集中”采购模式,透明选商裁量权
落实集团公司推行的“三集中”采购模式,即集中时间、集中地点、集中组织,改革原有的集中采购模式,提高招投标效率、降低组织成本、增强招投标规范性,对物资采购经济运行风险有重要的监管与防控作用,透明化了选商裁量权。
3.1.6.1大量供应商到场。每类物资的供应商数量透明,使供应商选择有竞争性,避免邀标供应商过少的暗箱操作,同行业多家供应商聚会,各自实力与专长彼此清楚,“三集中”的规模“场势”和供应商之间的彼此监督,无形中在约束物资采购过程各个环节选商的自由裁量权。
3.1.6.2众多评标专家到场。评标专家对各自领域非常熟悉,专家们的聚会使评标活动更有规模,专家评标的公正性受到更广泛、更严格、更规范的监督,而且在评标细则日趋明确、公开、透明的环境下评标专家的自由裁量权受到限制。
3.2物资采购价格确定风险防控对策
采购价格直接关系到油田物资的采购成本,也是供应商获得利益的重要环节,在讨价还价的过程中易滋生腐败行为,选择科学、不恰当的采购定价机制、方式,严控询价环节,加强询价、定价过程监管进一步降低价格风险。因此,询价过程控制与定价机制是价格风险防控的重点。
3.2.1询价过程风险防控
询价过程中的风险表现为价格垄断、合谋报价、低价陷阱,以及采购信息的不公开、保护主义引发的对供应商的歧视政策和确定询价供应商过程中的暗箱操作等。
3.2.1.1分散询价权力,控制询价过程。一是科学分工,明晰职责,在采购机构内部建立起分工协作、相互制约的工作机制,实行计划、价格、业务三个部门的“三权分立”,形成采购定价方面相互制约、相互监督的工作机制。二是充分发挥造价、审计、纪检等部门的作用,造价、审计、纪检人员参与询价采购的整个流程,监督询价采购的各个环节是否按规程运作,以保证对询价采购的实时有效监督。
3.2.1.2详细编写询价函,推行分项报价。一是询价时制作规范的询价函,对价格构成和交货地点、时间、方式等关键性的内容表述清楚,避免产生歧义,以利供应商掌握。二是逐步扩大分项报价的范围,将所采购物资的物理结构进行拆分,对拆分成的各部分结构进行分项报价,有效避免供应商虚报价格,通过各分项报价结果,能够估算出所采购物资的总体价格范围。
3.2.1.3规范询价流程,杜绝徇私舞弊。一是明确询价对象的选取方式。按照“公平、公正、公开”原则的要求,对供应商库中所有资质合格的供应商一视同仁,通过随机抽取的方式保证询价对象选取的公正性。二是规范供应商报价过程。在竞争性商谈程序中规定所有参与竞价的供应商在规定时间以密封形式报价,然后由询价小组统一拆封,进行比价,公平公开。
3.2.1.4询价结果信息公开,接受员工和社会监督。在网页上设置采购专栏,及时公布询价信息和询价结果,接受员工和社会公众监督,吸引更多的网内和网外供应商主动参与询价报价。
3.2.2定价机制与定价方式对经济运行风险的防控
3.2.2.1目录价格确定机制。将采购频率很高、标准化的物资,业务人员和供应商都非常熟悉的物资,进行整理列表,列入价格目录,在报价有效期内反复使用,每年修订一次。如果遇到价格目录中的某些物资价格在年度内出现较大波动的情况(价格波动在5%及以上幅度的)时,将通过集体定价来重新修订目录价格,有效避免因更换厂家等原因而导致价格需重新商定的情况发生,减少人为的价格变动。
3.2.2.2竞争性商务谈判定价。一是竞争性谈判中,各轮报价均不公布。有效保护各供应商的商业竞争利益,保障充分竞争、公平竞争,避免误导竞标供应商。二是最后一轮同时报价、同时拆封,避免因信息不对称而影响竞标结果。三是规范报价评价,采用最低评标价。四是严格制定谈判文件和谈判标准,使最低评标价格有据可依。五是严格组建谈判小组。六是邀请参与竞标的供应商时要对名单严格保密,以保证充分竞争,避免恶意竞争或“围标”。
3.2.2.3商务谈判定价。一是严格控制不合理的物资指定。强化对申请单一来源采购的审批与监督,防范不属于单一来源采购的物资被批准实施单一来源采购方式。二是做好前期准备调研工作。对市场行情了解要透彻,对所购物资的市场价格,原材料、初级产品的价格也要做到心中有数,事先设置谈判的质量、价格底线,确保谈判时处于主动地位。三是组建价格评审小组。组建由设计、生产、技术、商务等专家构成的价格评审小组,对采购产品在技术及使用上的特殊性和供应商的单一性进行集中会审和供应商资质严格审查,对单一来源的物资需求计划、供应商资质、采购谈判过程、物资价格等进行审议、监督,以确定优质供应和合理价格,实现专业化采购。四是加强物资市场价格分析。做好市场调研,重点理顺、掌握主要物资的合理参考价格体系,以便在采购的商务谈判中占据主动地位,获得合理的采购价格。
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3.2.2.4招标定价。一是进一步健全、完善企业招标相关制度和流程,结合实际,认真分析、查找企业招标制度和流程存在的漏洞和薄弱环节,细化原则性要求,完善禁止性规定,最大限度地减少招标各环节人为因素的干扰。二是加强教育管理,规范招标人行为。加强对招标监管人员和评标专家进行职业道德教育,组织学习相关法律知识;对监管人员加强监督和考核,对违反相关规定和纪律、失职、渎职、以权谋私,以及工作效率低下的监管人员,及时采取措施,按照相关规定做出处理;严格用评标纪律和职业道德约束评标专家,对违反评标纪律和职业道德的评标专家,坚决清理,不得续用。三是招标价格的确定。采用“综合评分法”和“基准价法”,慎用“最低价法”,招标全过程有相关部门人员参与监督,能够有效避免“串标”现象发生,采取“流标”的处理方式也能够及时对出现的疑似不公正现象进行防控。五是招标前公告,提高公告信息透明度。
3.2.3计算机辅助价格异动分析系统对经济运行风险的防控
3.2.3.1建设计算机物资采购价格异动分析模块。进一步深化计算机价格管理体系,在便于查询物资历史采购价格的基础上,依据历史价格,通过建立价格控制模型,确定采购价格上下控制线,可对未来一段时期内的采购价格波动提供一个波动范围参考,从而降低价格经济运行风险发生的概率,同时具备价格追溯功能,展示历史价格最高与最低的采购时段、采购负责人,使关键和典型的历史数据“见光”,防控一些不廉洁行为的侥幸心理,显示价格控制线,超过控制线的价格属于采购价格异常。
3.2.3.2物资采购价格异动分析模块的作用。一是为采购业务科室询价、价格谈判、标书价格对比提供价格参考。二是为计划编制过程中价格合理性审查提供依据。三是为价格审批提供参考。四是提供价格监管平台,在价格出现异常波动时起到即时监控的作用。
3.3物资采购招投标经济运行风险防控对策
3.3.1招投标过程串谋风险防控
招标中的串谋分为两种基本类型,一种是投标人之间的串谋,即若干投标人联合,以联盟方式操纵、影响招标结果,即“围标”,属于平行串谋。另一种是投标人与招标人之间的串谋,即投标串谋属于投标人与招标人以联盟方式操纵、影响招标结果,属于垂直串谋。
3.3.1.1采购招标中平行串谋的防控。一是采用具有博弈均衡的招标方式。二是选择串谋实施成本较高的招标方式,尽量采用综合评分法招标,具有最强的防平行串谋能力。三是通过标书鉴别串标、围标。
3.3.1.2采购招标中垂直串谋的防控。一是建立合理的转移支付制度,减少串谋利益,增加二者串谋的交易成本。二是对监督权力进行分离,采用内部监督人与外部监督人相结合的制度,在内部审计基础上,每年定期引入外部审计者。
3.3.2招标过程中评标环节风险防控
3.3.2.1评标委员的选取。评标委员会成员从动态评审专家库中随机抽取,人数须为5人以上单数,且专业领导分布在经济、技术等方面,以保证评审结论的科学性、合理性。
3.3.2.2评价标准的客观性改进。运用评标标准评审、比较投标的具体方法一般有以下三种:①最低评标的价法。评标委员会根据评标标准确定的每一投标不同方面的货币数额,然后将那些数额与投标价格放在一起来比较。估值后价格(即“评标价”)最低的投标可作为中选投标。②打分法。评标委员会根据评标标准确定的每一投标即为最佳的投标标准确定的每一投标不同方面的相对权重,得分最高的投标即为最佳投标。③合理最低投标价法。即能够满足招标文件的各项要求,投标价格最低的投标即可作为中选投标。
3.3.3建设招标管理过程综合管理信息系统风险防控
依据国家招标管理工作规定和企业的招标管理工作规定,从实际业务入手,实现招标管理的信息化建设,满足不同层级人员应用。一是研究并实现对招标管理业务数据集中统一管理,形成科学的数据管理体系。建立招标综合信息数据库,统一采集源头,规范数据采集,确保招标管理基础数据的规范性、完整性、正确性、及时性。二是研究并实现招标管理业务处理的规范化、程序化、标准化管理。以招标综合信息数据库为基础,遵循实际业务流程,覆盖招标工作所有的管理业务,满足招标管理工作的需要。三是研究并强化招标管理数据的综合应用分析,帮助管理决策。四是研究并实现网上办公,加快信息传递,加强资源共享。
3.4物资采购质量管理风险防控对策
根据集团公司《产品驻厂监造规定》要求,采购驻厂监造目录内的产品时应聘请有相关资质的机构实施驻厂监造。因此,加强对委托监造环节经济运行风险防控,是质量管理经济运行风险防控的重要保障。
3.4.1委托监造过程防控
3.4.1.1严格委托监造管理,防控经济运行风险。一是严格委托监造管理,使委托单位选择与委托计划分配依据客观,严格审查监造单位资质,委托高水平监造单位。二是客观评价监造单位年度监造工作质量,为计划量分配提供依据。三是对委托监造单位组织体系、管理体系严格要求与考核,以确保监造工作进度和质量,适应物资监造和质量控制工作的需要。
3.4.1.2严格委托监造审批流程,增加谋取不正当利益的成本。一是对监造单位的选择过程中按照采购业务部门、质量管理部门、主管领导三级审批。层层缜密的审批程序使得委托监造单位企图利益不正当手段谋利的成本加大,也使物资质量管理人员利用岗位权利谋取个人利益的违规成本加大。二是监造审批的流程全方位信息化,为控制采购委托监造管理提供平台,加强监造审批过程的廉洁防控,使得每一环节都有据可寻,互相监督,更使得审批过程权利人员行为与责任容易追踪。
3.4.1.3建立委托监造信息管理系统,公开、透明监造信息。驻厂监造组采集和整理监造设备相关信息,统计分析各厂的履约信息等情况,保证及时、准确、全面反映合同履约以及委托监造情况,使得管理部门与监造单位能够查询监造物资的实时信息。
3.4.2引入招投标机制选择监造单位
引入委托监造招投标机制,通过公开招标、分标段编制招标方案、确定监造单位等级等方式,打破少数监造单位垄断,倡导公平、公开竞争,吸纳优势监造资源,提高监造质量。
3.4.2.1在监造领域形成正当风气,营造良好中标氛围。经过招投标确定A、B级监造单位,监造单位数量加大形成竞争机制,引导监造单位在公平、公正竞争中获得监造计划,在监造管理体系、监造质量、培养优秀的监造人员上下功夫,获得高质量的监造声誉,减低监造单位行贿动机。
3.4.2.2在各监造单位之间形成相互监督。由于更多的A、B级监造单位进入,且同一标段均为类似物资监造,相互之间了解、熟悉,选择监造单位的不恰当行为将容易受到竞争对手的举报,少不廉洁行为的产生。
3.4.2.3规范监造合同,明确三方权利责任。如若产品是在监造过程中出现问题,则应由监造单位承担责任,避免在监造过程中,监造单位因利益诱导而放弃原则、放宽标准的风险。
3.4.2.4监造与招标联动,公正选择监造单位。为了督促供应商认真履行合同规定,按时供货,保证质量,对有关监造、履约的相关数据进行积累,建立监造、履约评价方法,对监造与履约信息进行分析,为招标评标提供参考,实现监造、履约信息与招投标联动。
3.4.3严格检验管理流程防控
3.4.3.1委托检验签订合同,涉及联带责任。被委托执行检验职能的检验单位必须是具有国家认可资质并对物资检验问题承担责任的法人机构,国家资质的权威性有效防控检验过程出现的风险,在质量问题处理时,工作人员放弃原则,放宽标准,谋取不正当利益的后期成本很高。
3.4.3.2检验流程规范,设立责任追溯。检验单位工作人员对于检验合格物资需要出具报告、签字,并对报告负责,以便后期出现问题后进行追溯。检验单位对于不合格物资填写物资检查情况反馈表进行反馈,明确指出不合格物资的数量、出现的频数等。对于出现不合格物资,公司有权进行换货、退货、暂停供货的权利,有效防控在质量问题处理过程中,工作人员放弃原则,放宽标准,谋取不正当利益。
3.4.3.3现场使用质量反馈,追踪后期物资质量责任。
经过检验入库后,在现场施工、使用等情况发现物资质量问题时,施工或使用人员利用公司内部电子商务系统填写质量月报进行反馈,由第三方检验单位检查核实问题的原因,属于物资质量问题还是员工操作不当等问题,进而鉴定责任。每年对入库物资以及现场施工物资进行随机抽检,对检验管理的风险点起到防控的作用,检验机构工作人员如若出现经济运行风险,不履行自己的责任,后期抽查反馈等程序可以很好的制约不廉洁行为的出现。
结束语
通过开展物资采购重点环节经济运行风险的防控对策研究,在理论上初步构筑起了一个科学、严密、管用、有效的岗位腐败风险防控体系,体系预防、整体预防的作用初步显现,但是随着油田公司的持续发展,物资采购管理的不断深化,物资采购经济运行风险防控必将面临的新的形势和新的问题,还需要在管理方式、体制机制上进一步拓展理论研究的深度,加大理论实践的力度,不断推进物资采购领域预防腐败工作的系统化、制度化和规范化。

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物资人
  • 本文由 发表于 2015年3月4日08:31:00
匿名

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