项目设备物资管理建议书

2019年9月25日10:31:26

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设备物资管理建议书

前期设备管理：
从事设备管理人员配置建议：设备物资部专门进行设备管理的人员现有人员，按照现在的管理模式，很难满足现阶段的设备管理需求，项目部还需要增加适量的具备一定管理经验的设备管理人员，尽可能在施工生产全面展开之前到位，以满足项目部施工生产需要。
设备管理制度建立的建议：自项目部组建以来，项目管理模式已经确立，目前设备管理面临的主要问题就是如何管好项目部所有的设备，包括设备配置方案、分配使用、保管、保养、维修等，这都需要设备物资部在施工队伍进场之前在制度上尽快的确定下来，并下发到项目部所属各部门，并在施工队伍进场之时下达到施工队伍，让项目部设备使用单位和个人以及施工队伍都能明确自己使用的设备应该怎么管理并管好，否则可能面临什么样的处罚或者将等到什么样的奖励。这些都需要设备物资部尽快的确定详细的具有针对性和操作性的设备管理规定，最好能针对每种设备确定相应的管理细则，在以后的日常设备管理中严格按照相关的条款进行操作。
设备管理人员的分工：在各级设备管理人员齐全之后，必须对人员进行详细明确的分工，所有设备都有专人管理。
尽快建立各种设备管理台帐：在设备新购进或调入之时，及时办理固定资产登记手续，保证帐、卡、物相符。建立健全设备台帐、技术档案，并配备专人管理。
前期物资管理：
从事物资管理人员配置建议：按照现阶段四公司组建架子队的施工模式，所有施工材料均由项目部采购、供应、现场使用管理，这就要求项目部必须配备足够的物资从业人员，而现阶段项目部仅有设备物资从业人员三名，完全不足以满足项目部即将开始全面施工生产的需要。在工程正常施工循环以后，项目部还需增加3-5名有现场管理经验的收料保管人员，只有这样才能做到所有工程物资有人收发，现场物资有人管理，使用过程有人监控，使用后有人核算，这样也才能在架子队的管理模式下管好现场的所有物资，避免出现大的使用保管漏洞，防止出现材料超耗现象发生。作个简单的对比，多配备一个物资管理人员，可能给项目部一年增加了4万元人员工资，但是可能给项目部现场物资使用减少40万元材料的超耗浪费。建议设备物资部部长从成本管理角度出发说服指挥部和项目部领导配备合理的有经验的物资从业人员并明确分工，做到所有材料有专人管采购供应，有专人管收发管理和现场管理以及核算核销，做到人尽其能，物尽其用。
物资管理制度建立的建议：尽快建立适合本项目部管理模式的物资管理规定，并有针对性的完善现场物资管理办法和现场物资使用奖惩办法，以制度的形式约束项目部以及施工队伍所有物资使用人员的行为，明确那些行为是允许的，不允许的行为面临什么样的惩罚。在各种物资管理规定中，尽可能的针对每种材料的特点制定相应的使用管理细则，以求做到每种材料都有相应的监控手段。所有制度建立后下发到施工队伍，并签字确认。只有这样才能在以后日常物资管理过程中发现任何出现的问题都有相应的管理细则对应进行奖惩，才能在现有架子队模式下管好施工队伍的物资使用人员和施工现场的各种材料。
前期原材料供应方的考察、供方的选择以及招标的形式：原材料作为施工生产的主要物资，前期的考察和供方的选择关系到后续能否连续施工的关键，因此要求设备物资部高度重视。
1. 物资管理过程和各种管理程序：
招标采购是指对工程项目需用总量超过一定数量或金额的大宗物资进行集中招标，比较其质量、单价、付款方式及服务等具体优惠措施。钢材100吨及以上；木材200立方米及以上，水泥500吨及以上，有集中供应条件的砂石料1000立方米及以上，其它材料单项品种采购价值超过20万元的。参与物资采购招标活动的任何单位和个人不得将符合招标条件的物资化整为零，或者其他方式规避招标。项目部应成立物资招标采购领导小组，物资招标采购领导小组首先对供应单位进行资质考察，向通过资质的供应单位发出招标通知书，要求领取招标通知书的单位在限定时间内按要求将投标文件密封后及时送达。物资部门负责收集投标文件并汇总，报物资招标采购领导小组，组织安排开标评审会议。进行招标采购的物资，在开标评审结束之后，物资部门负责具体的合同条款细节谈判，对产品质量保证、价格、付款方式、履约期限、交货地点、验证方式、违约责任、索赔条款等质量条款必须有清晰明确的表述。物资部门按照双方协商的条款起草物资采购合同，必须经物资采购小组成员评审通过。多页物资采购合同需加盖项目部骑缝章，采购合同装订时，最后一页需附合同评审记录，与合同文件组成一份完整的合同。
所有谈判、会议、培训、集体决策等活动签到、做好文字记录，所有对部门以外的往来交流（对下民工队、施工队，对外供货厂家、业主、监理等、对上公司相关部门，平级的项目部各部门），尽可能的以文字形式往来，对项目部的所有设备物资管理活动严格按照程序文件和公司设备物资管理规定开展，自己项目部根据自己的管理模式，有针对性的细化各项管理细则，做到写我所做做我所写。
每月对帐：对内（对财务、业务对保管、保管对施工队，以文字形式）对外（以财务名义对供货商，作为催要发票所用，签章传真）
每月核算实际施工工程量的材料需用量和实际供应量之间是否相符，以表格的形式鲜明对比，找出误差原因，以文字形式存档，节约的找出节约原因（是工艺优化还是别的），超耗的找出超耗原因（是管理浪费问题还是工程量超出等）。出现问题的在项目部会议上明确提出来，并附解决办法和处罚建议（按照管理办法），当场决策。
与实验室的业务往来：材料来时，先把装订成册的《物资进货验收记录》（分材料明细，即一种材料一页纸，内容包括时间、厂家、进货数量、送检通知单编号，这些物资部填写，还有检验报告编号、检验结果、检验人签字，这些实验室填写）和填写好的本批送检通知单一起交给试验室，在试验室返回物资进货验收记录后才能通知现场可以使用。现场材料要做好标识，标识牌格式完全一样，来不及检测的材料在检验状态一栏写明待检，检测合格的在检验状态栏写明经检合格。
与财务的业务往来：所有合同财务均要存档。别的正常发料单点验单发票就不讲了，主要讲是在财务挂帐的常识，一个供货单位在财务只能挂一个名称，就是正规的完整的单位名称，以便于查账。对一个厂家发票未到先付款的在财务挂预付帐款，材料已经使用的，物资部门先开点验单上帐，等发票到了把已经开的点验单附上交财务，对发票到了没有付款的，财务挂应付账款，所以查一个单位的帐务既要查应付账款又要查预付账款，一个单位的外欠款是应付账款－预付账款＋没有挂财务的材料金额。物资部自己也要做针对每一家供应单位财务挂帐和付款记录，与财务一致后才能对外对帐，不一致一定要找出原因。
物资管理工作应分为业务和保管两条线，业务员和保管员各负其责，业务帐和保管帐两帐分离，所有业务帐和保管帐不允许物资内勤人员一个人做，内勤不允许开具点验单。物资业务员主要负责物资供方调查、物资合同起草、物资采购计划制定、物资采购的实施、开具物资发料单以及现场管理。物资保管员主要负责进货验收点验、现场堆码标识、发料、开具点验单及室内外仓库管理、现场管理等。在收发物资时，保管员至少应做好四份登记记录，一份是保管员自己的原始记录，可以随便拿一个本记录，要求有详细的时间和相关收发料过程详细记载，该记录可以说是保管工作日记，是最重要的也是真实性最可靠的记录；第二份是正规物资验收记录，该份记录主要用于跟实验室沟通的，要求有相关技术指标和检验情况记载，实验室试验合格后应签字予以确认；第三份记录是物资收发料记录，该份记录应该有收料时间数量、发料时间数量、签字人；第四份才是保管台帐，该份台帐应与业务台帐完全一致。通过任何一种途径都能查找出每种材料进货总量，每种途径的最终结果都是完全一致的。

四、鉴于现在施工采用架子队的模式，建议项目部设备物资部组织相关物资管理人员对公司相关的管理制度以及项目部即将制定的各种管理制度进行系统的学习，了解相关物资设备管理的内容。

交付项目部设备物资部资料：1、设备物资管理常识

2、《现场物资管理办法》

3、《现场物资使用奖惩办法》

4、对帐表（业务保管对帐）

5、钢材进出库登记台帐

6、物资奖罚单

7、合同记录清单

8、油料发料记录 9、设备物资管理制度电子版

资料交付人：

项目部接收人：

20XX年3月11日