哈尔滨铁路局物资供应商管理办法（哈铁物函【2012】565号）

第一章 总 则
第一条 为进一步规范路局物资市场秩序，净化采购渠道，确保物资质量，降低采购成本，建立公开、公平、公正、有序的竞争机制，依据铁道部《关于加强和规范铁路物资管理的意见》(铁财[2010]256号)、《关于规范铁路专用设备产品准入管理的若干规定》（铁政法【2011】202号）、《铁路产品认证管理办法》（铁科技【2012】95号）文件，结合路局实际，制定本办法。
第二条 本办法适用于路局运输生产所需的维修、大修、更改等相关物资采购市场供应商的管理。
第三条 本办法所称的物资供应商是指具备产品生产或供应能力，并能提供相应技术支持和售后服务的供应商，包括产品制造商、取得制造商授权的经销商或代理商等。
第四条 按照铁道部规定，铁路物资产品实行准入管理和非准入管理两种形式。
实行准入管理的物资产品包括：铁道部实行行政许可管理和认证产品目录管理的铁路专用物资产品；
实行非准入管理的物资产品是指除上述以外的物资产品，包括：其他铁路专用物资和通用物资。
第二章 管理原则
第五条 实行归口管理的原则。物资管理处（采供所）作为路局物资采购供应的归口管理部门，负责全局物资采购市场供应商的管理工作。
第六条 实行广泛吸纳的原则。对铁道部实行准入管理的产品，按照铁道部公布批准的市场准入信息，对所有供应商发出进入哈局物资市场的邀请，凡有意与哈局合作的供应商，经核实后纳入路局物资供应商信息数据库。
第七条 实行全面放开的原则。除铁道部实行准入管理的产品外，对其他非准入管理的产品，全面放开物资采购市场，经对供应商有关资质核实后，纳入路局物资供应商信息数据库，形成有效竞争的态势。
第八条 实行动态管理的原则。建立合格供应商信息数据库，实行计算机管理。物资管理处要加强对供应商的日常监督检查，发现问题及时通报处理。
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第三章 资质条件
第九条 凡是有意参与哈局物资市场的供应商均可提出拟合作申请，需填写《哈尔滨铁路局物资市场合作意向书》（见附件1），并提供相关资质材料，物资管理处按照有关产品资质要求受理申请，并按规定程序进行审核。
第十条 对取得铁道部准入管理的物资产品供应商（生产企业）发出进入哈局物资市场的邀请，凡有意加入哈局物资市场的需提供以下资质材料：
1．综合情况说明。企业名称、性质、地点、售后服务、运输等资料；
2．营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证；
3．铁道部实行准入管理的物资产品应取得的相应证书。
4．生产经营许可范围内拟合作的物资产品明细。
第十一条 对取得铁道部准入管理的物资产品供应商（代理商），凡有意加入哈局物资市场的需提供以下资质材料：
1．综合情况说明。企业名称、性质、办公地点、代理产品及授权生产厂家（制造商）名称、售后服务、运输等资料；
2．营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证；
3．铁道部实行准入管理的供应商（生产企业）授权书原件及其相关资质材料；
4．注册资金必须达到100万元及以上；
5．产品说明书；
6．商誉证明；
7．经营范围内拟合作的物资产品明细。
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第十二条 对铁道部实行非准入管理的物资产品供应商（生产企业），凡有意加入哈局物资市场的需提供以下资质材料：
1．综合情况说明。包括：企业名称、性质、生产能力、产品说明（名称、规格、型号），工装设备、设施、场地、厂房、动力、环境、实验检验设备，售后服务、运输情况等资料；
2．生产经营执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证;
3．生产资质证明。提供国家、行业、部省级、地市级（铁路局）的生产许可证、强制认证、产品鉴定证书等；
4．产品说明书；
5．商誉证明；
6． 质量证明（提供产品质量认证当中属最高等级别的证明）；
7．生产经营许可范围内拟合作的物资产品明细。
第十三条 对铁道部实行非准入管理的物资产品供应商（代理商），凡有意加入哈局物资市场的需提供以下资质材料：
1．综合情况说明。企业名称、性质、办公地点、代理产品及授权生产厂家名称、售后服务、运输等资料；
2．营业执照、税务登记证、组织机构代码证、开户许可证；
3．生产厂家出具的代理授权书原件及其资质材料；
4．代理铁路其他专用物资其注册资金必须达到100万元及以上；代理通用物资其注册资金必须达到50万元及以上；
5．产品说明书；
6．商誉证明；
7．经营范围内拟合作的物资产品明细。
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第四章 资质审核
第十四条 对铁道部实行准入管理的铁路专用物资产品和非准入管理的其他铁路专用物资产品供应商（包括代理商），由物资管理处（采供所）受理、审核，经业务处、机车车辆验收室、质监所等部门进行确认，报路局纪委（监察处）备案。经确认、备案的专用物资供应商确定为哈局合格供应商，并及时录入物资供应商信息数据库，定期进行公布。
第十五条 对通用物资产品供应商，由物资管理处（采供所）受理、审核，并经例会通过。对例会通过的通用物资供应商确定为哈局合格供应商，并及时录入物资供应商信息数据库，定期进行公布。
第十六条 对铁道部非准入和非管理的其他专用物资、铁路局非鉴定、验收室非验收，各方面没有明确说法，既与运输行车安全关联不大，又属于专用产品类别中的物资产品。如多集经企业生产的只用于本段使用的段产品、工务线上用的零星道岔配件及电务信号相关产品等，由使用单位提出建议渠道和产品质量把关，经段技术科、材料科、段长签认，报业务处确认后，物资管理处受理供应商资质审核，对审查通过的供应商确定为路局合格供应商，并及时录入物资供应商信息数据库，定期进行公布。
第十七条 对参与哈局物资设备招标采购的供应商，纳入哈局物资供应商数据库进行管理。
第十八条 对应急采购物资需新增供应商或品种时，采供所局管物资须履行内部审批程序，并报物资处备案。站段自购物资需填报《站段推荐供应商审批表》（附件2），并提供推荐供应商的相关资质材料，报物资管理处批准备案。
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第十九条 路局与合格供应商每年签订《供应商合作协议》（见附件3），并建立《合作供应商档案台账》（见附件4）备查。
第五章 日常管理
第二十条 供应商资质的日常核查。路局日常对合格供应商的综合情况进行现场抽检，检查结果与提供的材料严重不符的，清除哈局物资市场。
第二十一条 供应商变更名称。供应商需变更单位名称时，其取得的生产资质和代理资质须同时变更。供应商不得以同一法人身份成立两家及以上公司进入哈局物资市场进行同业经营。供应商（制造商）将其产品授权给哈局其他供应商（代理商），将取消其产品合作资格。
第二十二条 供应商资质的年审。物资管理处会同业务处、机车车辆验收室等有关部门每年对供应商资质进行年度审查，必要时进行现场审查，对年审不合格的供应商清除哈局物资市场。
第二十三条 供应商的年度评价。物资管理处每年组织对供应商的产品质量、价格、供应、服务等进行综合评价，并进行通报。
第六章 跟踪考核
第二十四条 物资管理处对供应商进行日常跟踪考核，对供应商不良行为记入档案，并纳入供应商综合评价系统。
第二十五条 供应商不良行为是指供应商在产品质量、价格、供应、服务等方面违反合同约定或有其他不诚信的行为。
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第二十六条 供应商不良行为认定
1．不良行为按照程度不同分为一般不良行为、较大不良行为、重大不良行为三类，不良行为认定执行《哈尔滨铁路局供应商不良行为认定标准》（见附件5）。
2．使用单位和相关部门发现供应商在履约过程中存在不良行为，填写《使用单位对供应商不良行为记录反馈单》（见附件6），按规定向物资管理处反馈。
3．物资管理处依据《哈尔滨铁路局供应商不良行为认定标准》和《使用单位对供应商不良行为记录反馈单》进行核实认定后，填写《哈尔滨铁路局供应商不良行为认定记录》（见附件7），认定结果反馈给使用单位或部门。
4．对供应商不良行为认定后，在5日内书面通知供应商，供应商有权在收到通知后5日内提出复查申请，物资管理处要对复查申请内容进行调查核实。
5．不良行为确认后，供应商必须按要求进行整改。不按要求整改的，可视情节进行不良行为判定，直至清除哈局物资市场。
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第二十七条 对供应商不良行为的处罚
1．有一般不良行为的供应商给予警告或停止所有品种合作关系6个月的处罚；
2．有较大不良行为的供应商给予停止所有品种合作关系一年的处罚；
以上处罚期限届满，可由供应商再提出书面合作申请，经核查、批准后重新成为哈局合格供应商。
3．有重大不良行为记录的供应商直接清除哈局物资市场。
4．对供应商的不良行为，物资管理处随时在物资招标采购网上进行公布并发电在局内进行通报。
第二十八条 对各级监督检查部门抽检所发现问题的供应商，执行监督检查部门的有关处理意见，并记录在案。
第二十九条 物资管理处对供应商的不良行为进行汇总，填写《哈尔滨铁路局供应商不良行为记录汇总台账》（见附件8），形成供应商不良行为记录档案。
第三十条 凡违反供应商管理规定，致使无资质供应商进入哈局物资市场造成较大损失的；因物资质量问题引发事故影响行车安全，不能在第一时间向物资主管部门反馈信息，或隐瞒重大物资质量问题不上报、或上报不及时，发生信息渠道梗阻和反馈信息不真实的，路局将按照有关规定追究责任单位和责任人的相应责任。
第三十一条 实行物资供应商不良行为监督举报制度，任何单位和个人均可对供应商的不良行为以及在供应商管理工作中的违规、违纪行为进行投诉和举报。
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第七章 附 则
第三十二条 本办法由物资管理处负责解释。
第三十三条 本办法自发布之日起施行。前发《哈尔滨铁路局物资市场准入管理办法》（哈铁物[2005]128号）、《哈尔滨铁路局物资（设备）采购供应商信用评价办法》（哈铁物函[2010]193号）同时废止。
附件：1．哈尔滨铁路局物资市场合作意向书
2．站段推荐供应商审批表
3．供应商合作协议
4．合作供应商档案台账
5．哈尔滨铁路局供应商不良行为认定标准
6．使用单位对供应商不良行为记录反馈单
7．哈尔滨铁路局供应商不良行为认定记录
8．哈尔滨铁路局供应商不良行为汇总台账